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德国联邦档案馆照片档案的管理
作者:超级管理员 来源: 更新时间:2008-03-17
   在德国,联邦档案馆保存的照片档案无论在数量还是历史价值方面都是首屈一指的。它的照片数量有1000多万张,内容涉及政治、文化、社会和经济历史,时间最早可追溯至1871年德意志帝国的建立,最近至1989/1990年柏林墙的倒塌和德国统一。其中利用率最高的是德国Wehrmacht宣传公司在二战期间拍摄的140万张照片。除此之外,德军在一战期间的照片,与纳粹时期有关的照片以及前民主德国中央新闻社的照片也是读者经常利用的。另外,我们还有50多万张航拍照片以及大量政治团体和组织的海报和招贴画。2005年春天,联邦档案馆还接收了联邦新闻署移交的120多万张照片。

   每年大约有2000多读者与我们联系查找照片资料。读者类型很多,有科学家、记者、电视节目制作人以及对历史照片和招贴画感兴趣的个人等。但其中只有少部分人亲自来查档,大部分读者都是通过信件、电话或电子邮件提出利用要求。

   形成这种情况的原因是,大多数读者利用照片的目的并不是将它们作为学术研究的历史资料,这部分读者只占大约5%。绝大多数用户的目的是为即将出版的书籍选配照片。他们往往在出书的最后阶段才联系我们,因此没有时间亲自来查找合适的图片。现在,即使严肃的专著也需要插图来增加销量。另外,科学出版物大量使用图片,而历史书籍则是*其中的插图来吸引读者。有些照片的名气非常大,对于某些出版物而言简直不可或缺。

   许多用户,尤其是记者,习惯于在几小时,或至少几天之内拿到需要的照片。对于我们而言,这是不可能的。我们通常的做法是,先找到合适的照片,复印后通过信件或传真让用户选择,最后再高质量地复制被选中的照片,再交给用户。由于记者们没有时间等,因此他们只能转而去找一些商业照片机构,但是他们的价格要比档案馆高好几倍。我们没有足够的人力和物力来达到商业机构的服务标准。

   但在当前这个电子通信、数字介质和因特网的时代,读者所期待的正是这样的服务。如果想满足用户的要求(我认为这是我们的首要目标),就应该改变自己的方式和程序,否则我们就有可能被边缘化。

   在纸质档案方面,我们都是通过在线查找工具来提供利用服务。但在照片档案方面,只提供文字材料是不够的。读者不再满足于只读到关于照片的说明,他们希望亲眼看到照片。两张不同主题照片的说明有可能是一样的。我们几乎不可能将照片档案的所有细节都著录下来,这不仅不合理也根本做不到。我们必须严肃地正视这个问题。

   很显然,在线照片查找工具必须能够既提供文字说明又展示照片。现代照片数据库系统为我们提供了许多可能性,它使我们可以将文字和照片放在同一个著录中。

   此类数据库还可以解决另外一个问题。2003年7月,德国联邦档案馆开始向用户提供照片的数码复制件,从此,要求相纸照片的读者数量开始锐减,目前只占总数的5%。而数码复制件的数量从0升至每年1万个图像。目前,我们能提供的数字图像有2万3千个。最初,我们把这些图像保存在光盘上,现在照片档案部的储存能力已经有几兆。用不了多久,这些数字图像的管理就会成为问题。

   在线数据库还可以解决第三个问题。多年来,照片档案部的人员每天要花70%的时间来应付读者的要求。他们没有时间来改进著录状况,许多非常有意思的照片无法被提供利用。要改变这种状况,只有将照片档案部的人员解放出来。在线照片数据库和e-shop module的结合可以帮助我们减轻人员的工作负担。

   2004年,德国联邦档案馆决定使用Digital Collections公司的标准软件DC5来建立一个照片数据库。DC5是基于如Internet、XML、PHP、Oracle等标准技术、数据库和硬件平台的一个数字财产管理系统。它可以帮助我们很方便地确定用于档案著录的数据集。我们并没有接收Dublin Core、Sepiades、IPTC或其他半标准的数据集,而是确保我们的系统能与这些标准兼容,这样就有可能在未来把我们的数据库整合到高水平的档案门户中。

   为了更好地对不同类型的图片进行著录,我们首先将图片分类为照片、航拍和海报。将来还会有更多的类型。

   2005年1月,我们的数据库投入使用,到目前为止,该系统运转正常。

   DC5在许多方面给我们提供了便利。新的图像被所谓输入——扫描仪输送到数据库中。该技术不仅可以把图像储存在海量储存器中,而且可以将技术数据传输到元数据中,并同时在fly生成预览和小图像。

   我们可以通过全文搜索扫描全部数据库来查找图片,也可以只扫描预选的信息组来详细搜索,也可以通过主题、传记或地理分类系统进行结构查询。

   我们可以在画廊中看到搜寻结果,包括图片的小图像、档案标识和简短标题。

   2005年1月,数据库的图片数量是18000张。在此后的四个月中,图片的数量猛增至23000张。到2005年年底,我们预计该数字会增长到3万张。

   目前,该数据库还只能在联邦档案馆内使用,还未上网。当数据库中可提供的照片数量增加到可以支持网上提供时,我们再上网。3万个图像还不足以把照片部的工作人员从繁忙的工作中解脱出来,使他们有时间改进照片的著录。我们预计,7万5千张照片基本上可以满足要求。因此,联邦档案馆馆长已经决定增加投资,再数字化15万张照片。

   在该项目的框架内,我们计划以全部馆藏为对象挑选照片。首先,我们希望在网上提供利用照片和海报,读者可以在网上浏览和下载,不用与照片档案部的同事直接联系就可以交付费用。这样的话,80%读者的要求都可以通过网上实现,大大减轻了工作人员的负担。当然,我们并没有打算将馆藏的1000万张图片都数字化。在线数据库开通以后,我们将根据未来读者的需要不断增加图片数量。例如,我们将在重大节日的时候将相关的人物和事件的照片上网。

   德国联邦档案馆照片档案部把照片和图片的数字化工作交给了一个公司来操作,联邦档案馆负责提出具体的要求和标准。无论原照片的尺寸如何,无论它是相纸打印件、幻灯片、底片还是黑白照片,我们都要求把它们扫描为8比特tiff格式10MB大小的文件。这也就意味着一张DIN格式A4大小的相纸将会有大约300dpi的清晰度,对于书中的插图而言已经足够了。彩色照片将被扫描为30MB RGB以达到同样效果。

   综上所述,数字化在德国联邦档案馆的档案著录和提供利用方面都发挥着非常重要的作用。在永久保存方面,我们还不知道数字化是否是一种合理的选择。目前为止,即使高清晰度的图像也无法达到黑白胶片的效果。而且,未压缩的高清晰度图片所占存储空间太大,因此所需要的费用也无法预测。我们正在等待德国几家机构共同开展的一项研究的结果。该项目的参与方希望能开发一种技术,使数字化成为永久保存档案的方法。它的基本思路是,首先高清晰度扫描照片,然后,将数字化的图像用激光束打印在耐久的彩色缩微胶片上。因此,数字图像的大小不再是个问题,因为在缩微后就可以销毁数字图像。一旦需要,胶片上的图像可以被重新数字化,而质量丝毫不受影响。如果该项目能够成功的话,数字化的确将成为永久保护档案的好方法。
 
文章来源:中国档案杂志网站
王红敏译
摘编:黑龙江省档案信息网
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