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黑龙江省企业档案工作规范化管理评估办法
作者:超级管理员 来源: 更新时间:2013-02-25

    第一条  为适应我省企业改革和发展的需要,全面提高企业档案工作规范化管理水平,更好地为企业各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《黑龙江省档案管理条例》、《企业档案工作规范》及有关法律法规,制定本办法。

    第二条  企业档案工作规范化管理评估(以下简称“规范化管理评估”)是依据本办法确定标准,经过一定的步骤,对企业档案工作规范化管理程度进行的评价与估量。

    第三条  本办法适用于黑龙江省域内的各类型企业。

    第四条 规范化管理评估工作坚持统一领导、分级管理、自愿参加、严格标准的原则。不得强制企业参加,不收取评估费。

    第五条 规范化管理评估采用100分制打分方法, 分为“一级” 95分以上(含95分);“二级” 90-95分(含90分);“三级” 85 -90分(含85分)。

    第六条 规范化管理评估依据《黑龙江省企业档案工作规范化管理评估标准》(以下简称《标准》)确定等级。

    第七条 规范化管理评估工作分工:省档案局负责“一级”和省直专业部门的“二级 ”评估;市(地)档案行政管理部门负责“二级 ”评估;县(市、区)档案行政管理部门和省直专业主管机关负责“三级”评估。

    第八条 规范化管理评估工作分为自检—申请—预检—评审四个步骤。

    (一)自检。自愿参加规范化管理评估的企业,要对照《标准》进行自检自改,达到相应等级的要求。

    (二)申请。自检自改合格后,按“一级”、“二级”、“三级”评估工作分工,向有关档案行政管理部门或省级专业主管机关提出相应等级的申请。

    申请材料包括:1、申请报告;2、档案工作自检报告(含自检打分情况);3、《企业档案工作规范化管理评估登记表》(以下简称《登记表》)。

    (三)预检。收到申请的档案行政管理部门或省级专业主管机关,应以申请的级别对其进行预检,对存在的问题提出相应整改意见。

    (四)评审。在预检整改后,由档案行政管理部门或省级专业主管机关组成3人小组进行评审工作。评审程序:听取情况介绍、实地查看、对照《标准》打分、给出评审结论、逐级上报加盖公章的《登记表》至省档案局备案认定。

    第九条 通过规范化管理某等级评估一年后,可自愿申请上一级别评估。

    第十条 规范化管理评估工作实行评估员聘任制,评估员由省档案局聘任,由市(地)档案行政管理部门和省级专业主管机关负责推荐。评估员名额:市(地)档案行政管理部门5-7人,县(市、区)档案行政管理部门3-5人,省级专业主管机关3-5人。

    第十一条 评估员条件:

    (一)能够以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,践行科学发展观,坚持我省档案工作“服务、发展、创新”的方针,贯彻落实档案工作法律法规。

    (二)从事档案工作6年以上,或负责档案业务指导工作,具有中级以上档案专业技术职务,熟练掌握企业档案工作业务知识和技能。

    (三)工作认真负责,敢于坚持原则,服务意识强,能创造性地开展工作,模范遵守廉政纪律。

    第十二条 省档案局每年底以文件形式公布当年规范化管理评估工作结果。

    第十三条 企业档案工作规范化管理等级标牌、证书由省档案局颁发。自愿申领。

    第十四条 科技事业单位可参照执行。

    第十五条 本办法由省档案局负责解释。

    第十六条 本办法自公布之日起实施。

 

附件:1、黑龙江省企业档案工作规范化管理评估标准

      2、黑龙江省企业档案工作规范化管理评估登记表

      3、黑龙江省企业档案工作规范化管理评估员登记表

 

 

 


附件1(4页):

       黑龙江省企业档案工作规范化管理评估标准

 

项目

内容

细则

自检情况

评审情况

得分

扣分原因

得分

扣分原因

 

 

 

 

 

 

 

 

 

一、管理机制

(25分)

(一)单位档案已实现集中统一管理(6分)

1、  已建立统一管理档案的职能部门。(2分)

2、  各种门类、载体的档案实行了集中统一管理。(2分)

3、  已明确由一名领导分管档案工作,并能及时解决档案工作中存在的实际问题。(1分)

4、  档案管理部门较好地发挥了监督、指导作用,并在单位内建立健全了档案管理网络。(1分)

 

 

 

 

(二)规章制度健全,制定了单位档案管理细则(5分)

1、  认真贯彻执行国家有关档案工作法律、法规,开展了档案法律、法规宣传教育等活动。(1分)

2、      制定了归档范围、分类方案、归档时间和保管期限表。(2分)

3、  建立了档案接收、整理、保管、鉴定、统计、保密、利用、销毁、库房管理等制度。(2分)

 

 

 

 

(三)列入单位各项管理,对归档文件的完整、准确、系统有切实可行的控制措施(9分)

1、      档案工作列入单位年度工作计划和领导工作议事日程。(1分)

2、  档案工作专项经费已列入单位年度经费计划。(1分)

3、  文件材料的形成、积累、整理、归档、保管、利用工作已列入有关人员岗位责任制,并作为考核工作实绩的内容之一。(1分)

4、  档案部门执行“四参加”效果较好。即档案部门参加产品定型会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会。(4分)

5、  档案部门与科研、设计及勘察、观测等各项活动实行“四同时”管理,效果较好。即:下达计划任务同时提出文件材料的归档要求;检查计划进度同时检查文件材料形成情况;评审鉴定成果同时验收档案材料的完整、准确、系统情况;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核,档案部门同时出具专题归档情况证明材料。(2分)

 

 

 

 

 

 

 

(四)档案干部队伍建设

(5分)

1、  档案专、兼职人员的配备适应工作需要。(1分)

2、  具有大专以上文化程度的人员占档案管理人员总数的50%以上。(1分)

3、  具有中级以上专业技术职务的人员占30%以上。(1分)

4、  受过档案专业培训的人员达到80%以上。(1分)

5、  档案管理人员与专业技术管理人员享受同等待遇。(1分)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

二、业务建设

(40分)

(一)档案资料收集齐全、完整、准确(10分)

1、  监督、指导各部门及时归档。(1分)

2、  近5年来各种门类和载体的文件材料的归档率达100%。(3分)

3、  重大科研课题、设计项目、重要基建项目及高、精、尖设备档案,按项目档案归档范围完整率达100%。(3分)

4、  档案部门配合行政管理、科研课题、工程项目及各项业务工作的负责人对文件材料的准确性进行审查。永久、长期保存的科技档案中,有相关责任人填写并经有关负责人审查签字的文件材料归档审查意见。(2分)

5、  档案交接有完备的交接手续。(1分)

 

 

 

 

(二)案卷质量符合国家标准(10分)

1、  有科学的档案分类编号方案。(3分)

2、  各类档案管理符合有关规定和规范的要求,其中科技档案案卷质量达到国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》。近5年来各类档案案卷合格率达100%。(5分)

3、  编目规范,排架合理。(1分)

4、  建立了全宗卷(1分)

 

 

 

 

(三)档案保管条件符合国家要求(10分)

1、  有适应本单位未来5年发展的档案专用库房、办公室和阅览室。(3分)

2、  档案的保护和库房管理符合国家要求。(6分)

3、  使用符合国家标准的载体存储归档电子文件,载体的保管条件符合国家要求。(1分)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(四)成立档案鉴定小组,组织鉴定(3分)

1、  成立了档案鉴定工作领导小组,开展了档案鉴定工作。

(2分)

2、  经鉴定需销毁的档案按要求编制销毁清册。(1分)

 

 

 

 

(五)档案安全保障(5分)

1、制定了档案安全管理制度和应急预案(1分)

2、开展了档案安全检查并形成了记录。(1分)

3、消除了危害档案安全的各种隐患。(2分)

4、采取异地备份等有效措施确保实体档案和档案信息的安全。(1分)。

 

 

 

 

(六)统计内容全面,统计数据准确(2分)

1、  对档案数量、机构、人员、库房、设备、库藏结构等档案管理基本情况进行统计。(1分)

2、  档案利用及反馈情况统计。(1分)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

三、信息服务

(35分)

 

(一)档案部门已成为本单位档案信息中心(9分)

1、  档案部门积极收集、保存与本单位密切相关的多种形式信息。(2分)

2、  档案资料信息的现代化管理纳入本单位的信息化建设之中。(3分)

3、  积极开发档案信息,制定了开发档案信息工作计划和安排。(1分)

4、  积极开展档案宣传工作,配合本单位中心工作举办展览、陈列或网上宣传等。(3分)

 

 

 

 

(二)档案利用及时、准确,效果显著。

(10分)

1、  积极开展多种形式的档案信息咨询服务。(2分)

2、  编制了适用的、多途径的检索工具。(2分)

3、  档案人员熟练使用检索工具,热情、主动、及时、准确地提供档案信息。(2分)

4、  档案信息为提高单位管理水平发挥了显著作用,有利用效果登记,有典型效益事例材料及数据对比分析。(4分)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(三)利用现代化的管理手段提供高效、便捷、安全的信息服务

(12分)

1、  使用符合国家及行业标准的档案管理软件并建立了档案资料数据库。(2分)

2、  开展了案卷级、文件级的著录、标引和档案的数字化存储工作,实现计算机目录检索及档案的全文查询、统计等。(4分)

3、  使用符合国家标准的载体备份数据库的所有数据,严格按照国家要求管理。(2分)

4、  使用OA三级办公系统实行电子文件直接归档的,必须有纸质档案归档。(2分)

5、  利用计算机、网络提供高效、便捷的档案信息查询、远程利用。(2分)

 

 

 

 

(四)通用性编研成果及深层次开发

(4分)

1、  有全宗介绍、组织沿革、大事记、产品介绍、科研成果简介、工程项目简介、专题介绍、汇编资料等通用性编研成果。(2分)

2、  利用档案信息编研对本单位建设与发展产生较好社会或经济效益的成果。(2分)

 

 

 

 

满分:100分                                                                    自检得分:      评审得分:

注:此表上报省档案局1份

 

 


附件2(2页):

                                          黑龙江省企业档案工作规范化管理评估登记表

单位名称

 

○国企   ○国有控股    ○民企

○其它

地址

 

成立时间

 

档案机构名称

 

隶属部门

 

邮政编码

 

档案机构负责人

 

专业技术职务

 

联系电话

 

档案管理

专职人员

 (人)

中级及以上技术职务

(人)

大专及以上学历

(人)

档案总数

               (卷);                (件)

底图            (张)

照片档案      (张)音像档案         (盘)

电子档案                  (张  )                   (盘)             

年度归

档数量

           (卷);        (件)

归档率

 

底图    (张)

照片档案    (张)

音像档案    (盘)

完整率

 

电子档案      (张 )     (盘)    

准确率

 

档案分类

党群

工作

行政管理

经营管理

生产技术管理

产品

科学技术研究

基本建设

设备仪器

会计

干部职工

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

库房设施设备

建筑面积

使用面积

档案柜

密集架

计算机

复印机

扫描仪

晒图机

摄像机

光盘刻录机

照相机

灭火器

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

申请

单位

意 见

(含自检得分)

 

 

 

 

 

                                        盖     章

                                           

年   月    日

评  审  组  意  见(含

评审得分)

 

 

 

 

                               

评审组成员签字

 

 

 

年   月    日

主市地县区档案局或省级专业管机关意见

 

  

 

 

                                  

 

 

  盖     章

                                            

 

年   月    日

 

省 档 案 局 意 见

 

 

 

盖  盖   章

                                              

                                               年   月    日

注:此表上报省档案局一式3份。

 

附件3(1页):

                                  黑龙江省企业档案工作规范化管理评估评估员登记表

姓 名

 

性 别

 

年 龄

 

学 历

 

工作单位

 

职 务

 

职 称

 

从事档案工作时间

 

推荐单位意见

 

 

 

盖 章

年   月   日

省档案局意见

 

 

 

 

 

盖 章

年   月   日

 

注:此表上报省档案局一式3份。

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