您现在所在位置:首页>> 黑龙江省档案局新版>> 业务指导>> 企业档案
关于黑龙江省国资委出资企业档案管理情况的调查
作者:超级管理员 来源: 更新时间:2014-08-13

为进一步依法加强对省国资委出资企业档案工作的监督指导,确保档案的科学管理、安全保管与有效利用,更好地服务于国有资产监督和国有企业改革。近日,省档案局借与省国资委联合开展国资委出资企业档案工作行政执法检查之机,对省国资委出资企业档案管理情况进行了摸底调研。

一、基本情况

黑龙江省国资委于2004217日挂牌成立,是省政府授权代表国家履行国有资产出资人职责的直属特设机构,依照《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国企业国有资产法》等法律和法规,监管我省国家出资企业的国有资产,加强国有资产管理。目前,省国资委履行出资人职责的企业为17家,分别是黑龙江辰能投资集团有限责任公司、黑龙江龙煤矿业控股集团有限责任公司、黑龙江新世纪国有资产经营有限公司、黑龙江龙兴国际资源开发集团有限公司、黑龙江省铁路集团有限责任公司、黑龙江省对外经贸集团有限责任公司、中国煤炭国际经济技术合作总公司、黑龙江新良粮油集团有限公司、黑龙江联合产权交易所有限责任公司、黑龙江省投资总公司、黑龙江省建设集团有限公司、黑龙江航运集团有限公司、黑龙江中盟集团有限公司、黑龙江省机场管理集团有限公司、黑龙江省地方煤炭工业(集团)总公司、黑龙江旅游集团有限公司、黑龙江龙涤集团有限公司。按照“以提高增长质量和效益为中心,突出结构调整,强化创新驱动,加强管理提升,全面深化改革”的经营战略,2013年,省国资委各出资企业面对经济运行持续低迷的严峻形势,整体上实现了在困境中提质增效,累计实现营业收入649亿元、主营业务收入601亿元、利税总额33亿元、税金55亿元,年末资产总额1301亿元、所有者权益327亿元。

国资委出资企业是关系我省经济发展的重要力量,为进一步依法加强对省国资委各出资企业档案工作的监督指导,更好地为企业发展服务、为我省经济建设服务,省档案局继2005年、2012年之后,第三次联合省国资委对其出资企业开展档案行政执法检查。616日至25日,省档案局、省国资委组成联合检查组,对省国资委17家出资企业中的14家进行了档案行政执法检查。其中,黑龙江旅游集团有限公司、黑龙江省地方煤炭工业(集团)总公司、黑龙江龙涤集团有限公司因搬迁、档案员患病、产权变动等特殊情况未能检查。

省档案局、省国资委对本次检查高度重视,成立了5人检查组,在多次研究检查的内容、要求和时间安排的基础上,联合下发了《关于对省国资委各出资企业进行档案行政执法检查的通知》,就检查的相关事项进行了明确说明。各企业对本次检查也十分重视,在接到通知后,均能按照要求认真开展自检自查、对照整改,积极开展迎检工作,形成自检自查情况报告;检查时均有主管档案工作的负责人出面,认真进行工作汇报,并积极配合检查组的工作;检查后,能够正视存在问题,按照检查组提出的整改意见立即着手整改。检查组在检查中,严格按照档案行政执法检查的程序,通过听取汇报、重点问询、实地检查等方式,对企业贯彻落实《档案法》情况、档案工作制度的建立和执行情况、10号令的贯彻落实情况、档案基础业务建设、档案安全保管、档案信息化建设以及档案信息的开发利用情况等进行了重点检查。在评议讨论后,对企业档案工作的整体情况作出了客观、公正、实事求是的评价,形成了档案行政执法笔录,并就企业档案工作存在的问题和整改建议向企业领导进行了反馈。在检查后,检查组依据检查情况,形成了《关于对省国资委出资企业档案行政执法检查情况的通报》,以省档案局、省国资委联合行文的方式下发各相关单位。

二、管理现状

从检查情况来看,各出资企业档案管理情况总体良好。主要表现在以下几个方面:

1、档案工作管理机制进一步健全。多数企业能够依法加强对档案工作的领导,将档案工作纳入到企业议事日程。明确分管领导,及时研究解决工作中存在的问题和困难。配齐专(兼)职档案工作人员,建立档案工作体系。建立健全档案管理各项规章制度,明确岗位责任制和奖惩办法。黑龙江新良粮油集团有限公司、黑龙江省投资总公司、黑龙江中盟集团有限公司能够按照统一领导、集中管理的原则,形成了档案部门归口管理、各部门共同参与的档案工作体制。黑龙江龙兴国际资源开发集团有限公司将档案工作作为20%的绩效比例与年终考核挂钩,有效地促进了全公司档案工作的正常开展。

2、档案工作环境得以逐步改善。各企业均能够设立专门档案库房,部分企业档案库房面积有所增加,基本做到库房、办公、阅览三分开。多数企业档案保护、保管设施设备(如灭火器、温湿度计、防光窗帘、报警器、监控设施等)基本到位,均配置密集架或五节柜等档案装具。省机场管理集团有限公司、龙煤矿业控股集团有限责任公司、辰能投资集团有限责任公司的档案基础设施建设较好,库房面积能满足档案工作发展需要,并配备了密集架、防磁柜、底图柜等档案装具。黑龙江省铁路集团有限责任公司、黑龙江省对外经贸集团有限责任公司相较于上次执法检查,在库房条件上有了明显改观,根据自身办公条件,设立了档案专用库房或对原库房进行了改造,基本符合档案库房的防护要求。

3基础业务建设进一步加强。多数企业能按照档案管理标准与规范要求,基本做到归档文件材料收集齐全,档案分类科学,保管期限划分准确,组卷合理,编目规范,检索工具齐全,借阅手续完备;档案各业务环节衔接较为顺畅,档案规章制度能够有效落实,按要求完成年度归档工作,并开展了利用服务工作。黑龙江航运集团有限公司、黑龙江龙煤矿业控股集团有限责任公司、黑龙江辰能投资集团有限责任公司、黑龙江中盟集团有限公司、黑龙江省对外经贸集团有限责任公司等企业档案案卷质量规范标准。黑龙江新良粮油集团有限公司、黑龙江中盟集团有限公司、黑龙江航运集团有限公司能及时开展对所属子公司档案指导工作,充分掌握了解所属企业档案管理情况。黑龙江航运集团有限公司、黑龙江龙煤矿业控股集团有限责任公司、黑龙江新世纪国有资产经营有限公司、黑龙江省投资总公司、黑龙江新良粮油集团有限公司能认真按照国家档案局第10号令要求,初步制定了本企业《管理类文件材料归档范围和档案保管期限表》,并积极争取成为开展此项工作的试点单位。

4档案信息化建设有序开展。各企业积极开展档案信息化工作,建立档案检索体系,基本建立所存档案目录级数据库。黑龙江航运集团有限公司依托办公自动化OA系统档案模块,建立了档案信息数据库,实现了文件在线接收,并积极开展网上提供利用等有益探索;省建设集团有限公司、辰能投资集团责任公司、龙煤矿业控股集团有限责任公司、新世纪国有资产经营有限公司购置档案管理软件,完成软件升级,初步建立目录级数据库;黑龙江新良粮油集团有限公司购置安装档案信息输入设备,完成室存档案全文信息扫描工作,实现档案全息存储,对电子文件进行了备份。

三、存在问题

1档案安全方面。部分企业存在档案安全防护设施设备陈旧、缺失现象,档案安全保管问题较为突出。例如:个别企业档案装具严重不足,致使档案无柜可装,堆放在其他档案柜上,直至棚顶,落满灰尘;有的企业档案装具不合要求,使用资料柜和资料盒保管档案;个别企业库房面积不足,没有消防通道,无法满足档案保管基本要求;有的企业档案库房没有窗户和有效通风设备、没有温湿度调控设备,防护条件较差,不利于档案的长久保存。

2、基础业务方面。一些企业未形成正确的档案管理意识,混淆档案与资料的概念,并存在 “重文档、轻科档”现象,只将本企业管理类文件收集归档,而反映企业生产经营的业务、项目、基建、设备、声像等档案则收集不到位。个别企业存在档案断代现象,因重组改制、机构变革、职能变动等原因,室藏档案无法完整反映企业沿革发展历史,形成“有机构无历史、有企业无沿革”的怪圈,急需开展补收工作。有的企业案卷归档整理规范化程度不高,存在自制档案目录格式、组卷混乱、案卷题名拟写和保管期限划分不准确、用不耐久书写材料标注档案信息等问题。多数企业的档案利用工作成效不大,仅局限于内部查阅使用,深层次的编研开发还属空白。

3、监管指导方面。一方面,受多种原因的影响,省国资委与个别企业的工作联系还不够紧密,对其现有的经营发展情况以及档案管理现状缺少了解,相应地档案工作方面的业务指导或尚未开展,或成效有限。另一方面,各出资企业对权属子公司档案工作监管不够到位。在被检14家企业中,80%没有对权属子公司开展档案业务指导工作,企业总部对权属子公司档案管理情况了解不够,上下沟通不畅,不能及时对权属子公司档案工作进行指导和帮助,没有形成有效的档案工作监督管理机制,造成权属子公司档案工作不能顺利开展,甚至出现了档案工作盲点。

4档案信息化建设方面。各企业对开展档案信息化建设工作重要性认识不到位,缺乏开展档案工作信息化建设的前瞻性考虑,信息化建设没有提到议事日程。被检企业只有20%购置了档案管理软件,虽开展了档案信息录入工作,但资源整合效果并不明显,对电子档案随意管理的现象还很普遍。

5、人员素质方面。被检企业档案工作人员兼职较多,人员流动性大,且多数未参加过档案业务培训,不具备上岗资格,致使档案工作人员收集、管理、利用档案意识不强,业务水平偏低,实际工作能力达不到企业档案工作所需要求。

  四、几点建议

1、提高档案工作认识,切实加强对档案工作的领导。各企业要提高对档案工作重要性的认识,加强对档案工作的组织领导,建立适合档案工作需要的机构,配备与档案工作发展相适应的档案工作人员。把开展档案工作所需经费纳入企业财务预算,把档案工作纳入企业生产经营管理各环节、纳入相关人员的岗位责任制和经济责任制、纳入企业的发展规划,确保企业档案工作顺利开展。

2、构筑档案安全体系,确保档案实体和信息的绝对安全。安全是档案工作的生命线,档案安全责任重于泰山。各企业应切实提高对档案安全工作的认识,建立健全档案安全管理制度,保障档案安全工作的必要投入,设立专门的档案库房,配置合规的档案装具和必要的防护设施,引进先进的档案安全技术,构筑起人防、物防、技防相结合的“三位一体”综合防范体系,把安全责任、安全制度、保障措施落到实处。企业要定期对档案管理情况进行检查,并将电子文件纳入安全检查范畴,杜绝安全盲点,排除安全隐患。本次检查中存在安全隐患的企业,要对照档案安全防护要求,抓紧时间整改,确保档案绝对安全。

3、夯实档案工作基础,不断提高档案科学化管理水平。各企业要认真贯彻档案工作集中统一的管理原则,加强档案基础业务建设,做到应收尽收,应归尽归,应管尽管,稳步提高企业档案规范化管理水平。要根据企业经营发展的新形势、新变化,遵照企业档案工作的新标准、新要求,不断完善档案收集、整理、保管、利用、编研、统计、移交等各项管理制度,并严格按照相关制度要求开展档案管理工作。要着力完善档案分类大纲,认真按照国家档案局第10号令要求,开展本企业管理类文件材料归档范围和档案保管期限表的修订工作。要进一步加大档案收集力度,在做好管理类文件收集归档的基础上,下大力气将散存在他处的反映企业历史沿革、生产经营等方面的业务、项目、基建、设备、声像等档案收集齐全,使室藏档案进一步丰富完整优化。要强化档案利用开发工作,在做好查阅利用服务的基础上,深挖企业档案资源,编写更深层次的档案产品,为公司发展提供更优质服务。

4、加大业务指导力度,建立起顺畅有力的档案监管机制。档案行政管理部门要加强与国资委的沟通联系,积极争取支持配合,使其发挥主管部门的积极作用和出资人的应有职责,共同促进出资企业档案工作提档升级。国资委要将档案工作纳入对出资企业监管的范畴,建立起有效的档案业务联系,定期开展业务指导工作。企业集团总部要加强对权属子公司档案的监管,按照集中统一管理的原则建立起本系统完善的档案管理网络,将各权属子公司档案管理纳入企业总部档案管理计划中来,积极指导和帮助权属子公司建立和完善各项档案管理制度,定期对权属子公司档案工作进行检查督导,及时了解档案工作开展情况,协助权属子公司解决档案工作中遇到的困难和问题,确保企业档案工作整体健康协调发展。

5、实施数字化带动战略,科学开展档案信息化建设。各企业应树立现代化的档案管理理念,增强前瞻性,把档案信息化建设作为企业信息化建设的一项重要内容,统筹规划,统一部署,落到实处,确保档案信息化建设与企业信息化建设同步协调发展。要实施数字化带动战略,尽快实现档案全文数据库管理,未开展这项工作的企业,要抓紧谋划,快速启动,有步骤、有计划地着手实施,按照“存量数字化”和“增量电子化”的要求,加速档案数字化步伐;已开展这项工作的企业,要在继续做好接收保管的基础上,进一步做好档案信息资源的整合和开发利用工作,提高档案信息资源利用率。

6、加强业务知识培训,着力提升档案工作人员业务能力。档案工作人员的素质直接影响着企业档案工作的开展水平。要坚持执行档案工作人员持证上岗制度,配备专职档案工作人员,并保持稳定性。要注重企业档案人才培养,加强档案工作人员业务培训工作,积极组织参加档案培训交流活动,侧重加强档案工作人员基本理论和专业技能培训,进而大力提升档案工作人员业务素质和工作能力,切实打造一支作风过硬、业务精湛、工作扎实的企业档案工作干部队伍。

省档案局经科处:徐波  周妍  张琦  刘春波

 

您是第位访客
版权所有:黑龙江省档案局 黑ICP备14006409号
地址:哈尔滨市南岗区文昌街48号 电话:0451--87701820

欢迎关注
龙江档案
微信公众平台