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关于做好省(中)直机关2009年归档文件整理工作的通知 黑档发[2009]9号
作者:超级管理员 来源: 更新时间:2009-04-13
    省(中)直各单位、省农垦总局、森工总局、哈尔滨铁路局、在哈大专院校档案部门:
    按照《黑龙江省档案管理条例》、《黑龙江省档案局关于实施〈归档文件整理规则〉的通知》、《黑龙江省档案局关于加强电子文件归档与管理的几点意见》等有关文件要求,现将2009年省(中)直 机关归档文件整理工作有关事宜通知如下:
    一、加强本单位归档文件材料的收集工作。
    省(中)直各机关单位档案部门要做好文件材料的收集工作,尤其要加强大事记、统计报表、党团员名册、财务预决算、会议材料等“帐外”文件材料及行政执法、行政审批、产权关系、个人权利等专门档案和照片、录音录像、光盘等特殊载体材料及党政机关在对外交流和业务活动中获赠的珍贵礼品和纪念品的收集力度,确保归档文件材料齐全完整。
    二、加强电子公文的归档和管理。
    按照国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》和《黑龙江省档案局关于加强电子文件归档与管理的几点意见》的要求,2008年形成的电子公文应在办理完毕后向机关档案部门移交归档,归档的电子文件一式三套,一套在本机关内部提供利用,一套异地备份,一套移交省档案馆。省(中)直各机关单位档案部门要提高认识,加强领导,确保在公务活动中形成的具有保存价值的电子公文按照规范要求归档保存,并确保电子公文的真实性、完整性和有效性。2008年形成的电子公文,请于2009年6月末之前移交省档案馆保管一处。联系人:舒晓丹、季健,电话:53644657。
    三、恢复整理“双套卷”。
    根据国家档案局局长杨冬权在全国档案工作会议上关于确保档案安全的要求,我局决定从2009年开始,恢复原来整理“双套卷”的做法。即省(中)直机关在整理归档文件时要形成三套卷,其中一套按《归档文件整理规则》整理归档,另两套根据本机关的实际情况,按文号或责任者方法排列装订成卷或装盒,即“双套”,又叫“二、三套”。“双套”文件不划保管期限,单独排列、单独保管,可单独编号、单独编检索工具。一套移交省档案馆,一套异地备份。
    四、加强机关档案室档案信息化建设。
    省(中)直各机关单位档案部门要按照《黑龙江省档案局关于加强全省机关、企事业单位档案信息化建设的意见》(黑档发[2006]44号)要求,进一步加强档案信息化建设,建立室藏档案目录数据库、全文数据库及多媒体数据库。
    五、继续做好已公开现行文件报送工作。
    按照《黑龙江省政府信息公开的规定》、《黑龙江省档案局关于认真贯彻执行〈黑龙江省政府信息公开的规定〉的通知》和《黑龙江省档案局关于向省档案馆报送已公开现行文件有关问题的通知》要求,列入报送范围的省(中)直机关及直属单位,2009年制发的符合政府信息公开范围和已公开现行文件报送范围的文件应在文件制发10日内报送省档案馆现行文件查阅中心,一式两份。
    六、加强对直属单位归档文件整理工作的指导。
    省(中)直各机关单位档案室要在做好本机关归档文件整理工作的同时,加强对直属单位归档文件整理工作的监督和指导,保证直属单位归档文件整理工作与本机关归档文件整理工作同步完成。
    七、做好自检自查工作。
    请各被检单位认真对照《2009年省(中)直机关档案工作执法检查标准》,对本单位、本系统及直属单位一年来档案工作情况进行自检自查,形成书面汇报材料。检查组在执法检查中,将对档案保管存在重大安全隐患的单位实行一票否决,直接列入不合格单位;没有实现档案集中统一管理的单位不能列为优秀单位。
    附件:《2009年省(中)直机关档案工作执法检查标准》.doc
二〇〇九年二月二十日
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