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关于加强企业合同档案管理的通知(黑档发[2006]24号)
作者:超级管理员 来源: 更新时间:2011-08-15                        发布时间:2006-06-01 
    
各市地档案局,省农垦总局、省森工总局、哈尔滨铁路局、省(中)直有关单位档案部门:
企业合同档案是指企业在生产、经营和管理等各项活动中与自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。企业合同档案是维护当事人权利义务,打造诚信企业,塑造企业形象的依据;是企业生产、经营和管理等各项活动正常运转的重要保障;是当事人重要的法律凭证;同时也是维护社会经济秩序正常运转,打造诚信龙江,构建和谐社会的重要基础。
为加强企业合同档案管理,使合同档案更好地为企业发展和我省的经济社会发展服务,现就合同档案管理有关问题通知如下:
一、企业档案部门要把合同作为企业档案的重要组成部分,纳入《文件材料归档范围》,增设合同类。在接收档案时,同时接收合同。
二、合同必须由档案部门实行集中统一管理,分散在各有关部门管理和个人手里的合同,要按企业档案部门的要求整理后,按规定时间向档案部门移交。任何部门和个人不得拒绝合同的归档或移交。年度形成合同数量多的企业,档案部门要对合同进行分类管理,例如购销合同、租赁合同、借贷合同、建设工程合同等。各类合同应按合同号进行排列装盒管理,以便查找利用。年度形成合同数量不多的企业,可不进行分类,按合同号排列管理即可。合同的审批单、附件以及与合同有关的材料,应与合同一并保存,保持其内在的联系。
三、企业档案部门应建立严格的合同借阅制度,如确因工作需要需将合同借出档案室时,须经企业主管档案工作的领导批准,并按规定时间及时返还,借出档案室的合同,应为复制件。
四、合同保管期限,由企业按合同的有效期限、金额和有关规定、要求等因素,并结合企业的实际需要,自行确定。
五、机关、团体、事业单位和其他组织的合同管理,可参照本通知,结合本单位的实际情况办理。
六、分管档案工作的企业领导,应把合同作为企业档案不可分割的重要组成部分加强管理。要把合同管理制度和档案工作的有关制度纳入企业管理制度,纳入有关部门和人员岗位责任制进行考核,建立起合同管理的长效机制,确保合同的安全和有序运转。
企业档案管理部门,要在档案管理制度和有关制度中增加合同管理的内容。要积极争取领导的支持,采取有效的措施,从合同产生的源头抓起,确保合同的齐全完整和有效利用。
各级档案行政管理部门,要按照《中华人民共和国档案法》和《企业档案管理规定》,在开展档案行政执法检查和业务指导工作中,把对合同的检查指导作为一项重要内容,依法对合同的移交、管理和齐全完整等情况进行监督检查和指导,使合同更好地为企业发展服务。

    
                                   
                                          稿源:黑龙江省档案局经科处
                                          编辑:黑龙江省档案信息网站
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