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敬畏历史、法治观念、人本精神 ——对法国档案工作的思与悟
作者:管理员 2005-11-26 18:08:24 来源:
 

    利用者在法国国家档案馆拍摄珍贵历史档案

    法国人敬畏历史,传承意识强烈,是欧洲第一个设立文化部的国家,这正是法兰西民族历史文化价值观的集中体现。

    法国是近代档案事业的开创者。1794年6月25日,法国颁布的《樯月七日档案法令》,对档案馆的任务作了具体规定。后来在档案工作的历次改革中,法国还率先实行了档案集中管理和公共档案向社会公开的原则。

    事实上,所有生活中发生的事情,法国人都乐于做记录并有意识地保存。档案馆也会有意识地接收、征集或代存组织和私人家族的档案,正是基于全社会有意识记录和积累的习惯,以及对历史文化价值的认识和传承理念,奠定了整个国家档案形成的基础,造就了法国丰富的档案资源。

    依法开放利用 服务人性便捷

    法国的各类文化机构都十分注重民族文化的交流和宣扬,这与他们开放服务的理念紧密相关。目前法国的档案馆以《档案法》为依据,规定入馆前已供自由查阅的文件进馆后继续无限制开放;馆藏档案除有特殊限制外,一律在满30年后向公众开放;与国家安全和国防、司法、人事、医疗相关档案文件的封闭期分别为60年、100年、120年和150年。

    法国国家档案馆保存历史档案的库房

    法国公民和外国利用者在档案馆受到同等待遇,只需出示身份证明或护照就可在馆内免费查阅所需文件。据其外交部档案工作人员介绍,50%以上的利用者是外国人,有3个阅览室200个席位供查阅使用,该中心馆藏内容涉及中国的档案资料也较丰富,各档案馆的阅览环境舒适,有大量检索工具供用户查阅、检索,其中专门的存放衣帽包服务相当人性化。

    依据法国行政信息法规定,公民对不涉及隐私的文件信息享有知情权,当事人有权查阅涉及本人的档案信息。但用户在相关档案信息的使用过程中不可避免地会遇到各种问题,例如:涉及国家机密、核电、刑事案件、商业机密、个人隐私等信息,档案馆与用户在是否有权查阅其中所含敏感信息的问题上存在争议。法国国家行政文档查阅中心就是负责协调、仲裁这些问题的机构。他们依据相关的法律规定,聘请有资质、经验丰富、德高望重的法官、议员、档案管理者的代表共同来理智评价、协商仲裁,一般在两周之内可解决200个案例,效率很高。

    启示1:人性化的服务和安全科学的管理在档案新馆建设中均是缺一不可的,具体来说:出入馆应设置完备的安检系统,安全保卫工作可以承包给专业的队伍;在接待过程中对利用者随身衣物进行免费寄存,必备的文具纸张放于透明的塑料袋中,可带入阅档室;针对不同的用户群可发送不同用户卡,同时显示身份和查阅记录;阅览室可以通过座位颜色来区分利用等级,如开放、控制、敏感等不同区域,监控也应有重点定位;政策规定应公开透明、免费和收费的项目和开放时间段应对外公布;强化门禁管理,严格区分内外区域,凡到达库房的电梯需输入密码或刷卡,无管理人员陪同不能进入馆库内部等等。

    法国外交部档案查阅大厅

    档案工作者都会面临既要提供信息服务又要维护信息安全的问题,法国国家行政文档查阅中心的做法具有启示意义。(1)服务理念要更新拓展,利用工作要严谨审慎。档案文献是国家的公共资源,公民既有保护文化遗产的义务又有利用信息资源的权利。一份档案能否开放、何时开放,是有条件局部开放,还是无条件全文开放,不应该由保管部门一锤定音,而应参照档案形成者的意见,多方代表共同理智评价、协商仲裁档案的使用权限,并综合实际案例逐步完善相关的法律法规。(2)应加强宣传政策法规,管理者和用户之间应形成良性互动。一方面通过立法、宣传等形式,强化社会积累、保护和利用档案的意识,无论政府机构还是公民个人都能知晓如何依法行使自己的权利与义务;另一方面,档案馆可通过举办史料展览、研讨会、报告会,组织参观等多种形式,拓展与社会的沟通和交流。通过这样的良性互动,促进全民的档案意识和档案部门的社会意识,双方共同促进、全面提升。

    馆库设计因地制宜 管理方法实用多样

    法国档案图书资料的保管原则是保持历史原貌,修复如旧,采用传统与现代相结合的技术手段。法国现存有许多16世纪以来的档案,最早的档案可以追溯到1252年以前,这些早期档案大部分是记载在羊皮纸上的,如有外皮破损,档案人员则采取最原始的手工填充工艺进行修补,目前这些羊皮档案总体没有发生霉变虫蛀等现象,字迹清晰,保管状态良好。

    法国档案库房的设计以确保档案管理安全、高效、节能、环保为原则,内部设备设施科学合理,因地制宜、因馆而异,如:法国国家档案馆巧妙利用了当地的气候和古老建筑的特点,通过自然通风采光设置,既节能环保又科学合理;法国外交部档案中心配备有最先进的库房管理设备,不同载体的档案有其特定的装具,每个库房的温湿度数据标准也不同,所有设备均处于自动控制状态。经常要取用的档案放置于活动密集架,一些不适合经常挪动载体的档案则放置于固定库架,档案盒等装具有防水、防火、无酸等特质。

    举例来说,由于巴黎天气不会过冷和过热,建筑结构多为厚实的石材,室内温度变化不大,国家档案馆库房内除了安装有监控和消防设备外,并没有安装空调、除湿等控制设备,采光也是自然光。在这样的自然条件下,法国大革命前的早期历史档案保存完好,对外利用时一律调用缩微胶片。又如,法国外交部档案中心具有最先进的库房管理设备和条件,在库房内部,所有的管道、线路全部外露,这样既符合档案库房建筑节能环保的要求,又便于及时发现问题并进行维修处理。

    启示2:法国档案部门在档案保管方面独到的做法和理念令人印象深刻。首先是求真务实,随着档案实体的状况及所处地理条件的不同,因档而异,因地制宜,不应一味追求整齐划一、一概求新。其次,灵活运用多种保护手段。保管、保护档案的手段是多样的,应依据档案实体的特质选择最适合的手段,有条不紊、灵活机动地开展工作。无论是传承还是创新,质量和实效为第一要素,不可盲目地追求速度与效率。第三,尊重科学规律,兼顾节能环保。遵循档案工作的自然规律,尽量避免不同地区、不同档案实体实施统一的指标管理。应充分利用自然条件满足档案保管的要求,在自然条件不能满足时再采取必要的防护措施。如在自然条件符合档案保护要求的前提下,过多采用机械控制,频繁改变库房内温湿度,反而不利于档案的永久保管。

    人才培养机制健全 档案人员技能精湛

    在法国,档案工作具有较高的社会地位,从事档案工作的人员都受过良好的专业知识培训并有长期的实习经历,队伍精锐稳定、待遇好、地位高。

    法国早期就有著名的宪章学校培养了许多文献专家,目前最具权威的是法国文史档案学院,它创办于1821年,是一所精英大学。毕业于这所学院的人才可从事古文字、文化遗产、古代文献史料档案管理等方面工作,也可从事博物馆、图书馆、文物研究院等学科的教学培训及研究活动。进入该校的考试十分严格,在校期间不仅要学习历史、档案、图书、认证(辨别)方面的专业知识,在语言方面的学习内容也很多,除母语和英语外还要掌握古文字和拉丁语。从这里毕业的学生在成为国家公务人员前的实习期长达18个月,且3年之内不能变更工作岗位,还要与国家签订10年的服务合同,因此法国的档案工作者不仅综合素质好,稳定性也很强。全国各级档案馆长的任用标准之一是要求人员必须毕业于法国文史档案学院,有较长的实际工作经历及继续教育学历的人。

    启示3:事业发展,人才为先。笔者认为,我国档案人才培养也要从源头抓起,专业课程的设置应以实际工作为导向,教学过程中多关注实践能力的培养。专业知识、能力和素质并重,通过课堂教学、阶段性的实习、毕业实习等形式,使之兼备本行业的专业知识及实践能力;其次,培养机制应注重连续性、持续性、多层次和多元化,拓宽人才培养的途径和渠道,使人才队伍保持不断进步、发展和完善的态势;第三,关注人文素质和综合素质的培养,形成踏实好学、博古通今、敬业进取、协调共进的职业风范。

   (文章作者:顾祖根 刘兢兢 蔡 和 文/供图     摘自:《中国档案咨询网》)

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