赴长春市档案馆参观学习数字化工作有感
作者:管理员 2007-01-09 00:00:00 来源:
12月8日,曾凡刚副局长率我们24人组成的一班人马到长春市档案馆参观学习档案数字化建设工作。受到长春市档案馆领导和有关同志的热情接待,并向我们详细介绍了信息化、数字化建设工作的经验和做法。这次学习的时间虽然短促,但他们坚持的“一个带动,三个工程”、“利用为本,急用先上”、以及“四集中”、“三个同步”的做法成效显著,使我印象深刻,也使我深受启发,大有收获。
一、长春市档案馆信息化建设基本情况
长春市档案馆开展档案信息化建设工作起步比较早,2001年就着手开展这项工作,并纳入到长春信息港总体政务建设当中,先后投入300余万元,逐步开通了局馆内网、长春档案信息资源网站和政务专网,使档案管理和日常办公基本实现了网络化,特别是档案资源利用方式发生了根本性的改变,实现了微机网络检索替代了手工目录检索,查阅数字化档案替代了查阅纸质档案,网络打印替代了手工复印的设想。档案网站运用了CA认证、数字水印、电子签章等新技术,目前在全国档案系统中是第一家。现在局域网上运行档案目录数据有260万条,专题目录数据120万条,全文数据20万件;外网已开放档案目录118万条,全文8万件。两年来接待来馆查阅8521人次,互联网上查阅2386人次,85%的利用者查到了相关信息,档案资源数据库已成为提供档案信息服务的主要形式。
长春市档案馆仅用三年时间就在信息资源开发利用方面走在了全国档案系统的前列,成为机关利用信息技术为公众服务的一个品牌,受到百姓、政府和上级有关部门的好评。2004年第十五届国际档案大会上得到外国同行的肯定,并获中国信息化推进联盟,吉林省信息产业厅授予2005年优秀信息化案例。今年又被国家档案局定为传统档案数字化试点单位。
二、长春市档馆信息化建设的成功经验
1、领导重视,上下合力。长春市档案馆在信息化建设过程中制定了切实可行的《档案信息化建设规划及实施方案》,以信息化带动、社会化服务、规范化建设、制度化管理、人性化关怀为主线,把信息化建设作为三个重点工程来抓。即:一把手工程、班子工程、全员工程。领导带头,强力实施,推行OA网络在线办公,使全体员工都懂会用。为了搞好数字化工作,引进人才,组建团队,成立专家组,专门研究信息化、数字化工作,形成了馆、学、研三位一体的科技攻关体系。
2、利用为本,急用先上。随着公众对档案需求的增加,长春馆及时找准了“小步快跑,急用先上”的突破口,根据需要利用什么就上什么,集中人力物力,全员录入,突击建立专题数据库,并且目录数据库和全文数据库同步进行,这种快速反应,单项突破,整体推进的方法的运用,取得明显实效。工作中打破行政分工,重组业务流程,建立档案数字化工作组,实行数据录入、档案鉴定、原件扫描、实体整理“四集中”的流水作业线,大大提高了工作效率。
3、大胆实践,自主创新。长春馆在数字化建设工作实践中坚持自主创新,大胆实践,升级改版了先进、实用的档案管理系统,把CA证书、电子签章、数字水印等新技术应用于档案网站,CA证书使用者可以远程下载带有档案馆电子签章和CA证书号的档案,真实并且具有法律效力,为网上档案信息资源的安全利用提供了技术保障。
4、降低成本,追求高效。长春馆在工作中注重档案数字化工作与档案数据库建设、档案信息网络开发的有机衔接,提出了系统优化的技术路线,规划设计了档案鉴定与数字化同步,档案数字化与上网同步,多种档案数据库建设同步的业务流程。“三同步”的运用创造出了档案数字化与网上利用服务的低成本、高效率、高效益的“长春模式”。“低成本”是指先将50%的馆藏档案扫描,以利用为导向现用现扫,比全部扫描节省费用50%;“高效率”是指价值鉴定、开放鉴定、数字化鉴选、原件扫描、实体整理同步完成,比各项环节分步去做效率高;“高效益”是指数字化档案仅占馆藏的10%,提供数字化档案却占总利用率的70%,目前已为近万人提供档案证明材料。
三、学习中我们应坚持的五种理念
1、思路要清。档案信息化如何搞,外省市已有成功经验,他山之石可以攻玉,但经验毕竟是经验,能否为我馆所用还要结合我们的实际去谋划设计,当前关键问题是尽快理清思路,有了正确的思路才能有行动。
2、行动要快。目前,长春、福建、上海、青岛等省市档案信息化工作已走在了前列,我们要有危机感、紧迫感和使命感,学习他们的经验,结合我们的实际尽快行动起来。
3、站位要高。站在全国的高度,思考、探索档案数字化的方法、途径问题,力争使我们的信息化建设水平进入全国先进行列,起点高才会避免重复建设,使人力、物力、财力资源得到最佳配置。
4、环节要细。档案数字化建设涉及许多环节,每个环节都要认真细致,稍有不慎就会影响整体效果。
5、工作要实。信息化建设是一项关乎档案事业发展的重要工作,必须做到领导重视,上下形成合力。从起步就要高起点、高标准,扎扎实实地做好数字化实施过程中每个环节的工作,实出质量,扎实出成效,扎实也是获得成功的前提。


                                       稿源:黑龙江省档案馆编目处
                                      (作者  徐 静)
                                       编辑:黑龙江省档案信息网站
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