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创新求实  攻坚破冰 ——考察长春市档案馆数字化工作随感
作者:管理员 2007-01-09 00:00:00 来源:
2006年12月8日,我随曾凡刚副局长一行24人,用一天时间学习考察了长春市档案馆档案信息化建设情况。这次学习使我大开眼界,受益匪浅。
长春市档案馆信息化工程始建于2001年,先后投入300万元,2004年7月开通了三网(局馆内网、门户网站、政务专网),配备10台服务器,职工每人一台双硬盘微机,笔记本电脑和微机100台,实现了档案管理和办公网络化。他们根据自身特点,采用“小步快走,滚动发展,利用为本,急用先上”的做法,创造出档案数字化与上网服务工程的低成本、高效率、高效益的“长春模式”。他们以利用为导向,以逐渐推进的档案数字化思路,很好地破解了经济欠发地区档案信息化出路的难题,对同行业档案数字化工作具有很大的参考和借鉴价值,目前已被国家档案局确定为传统档案数字化的试点单位。
一、创新、科学的数字化理念为先导
长春市档案馆在数字化建设中首先确立了“管理为利用服务的效益理念,技术为需求服务的科技理念,系统工程的整体理念,投入产出的成本理念,急用先上的优选理念”,并在实践中始终坚持以下思路和原则:
1、制定切实可行的《档案信息化建设规划及实施方案》,实施方案包括各处室的任务、考核奖励办法。领导带头、强力实施,党政工团全员参战。
2、坚持“一个带动、三个工程”,即“信息化带动、社会化服务、规范化建设、制度化管理、人性化关怀;一把手工程、班子工程、全员工程。”
3、坚持“利用为本、急用先上、快速反应、即时见效、单项突破、整体推进”的建设原则。为了解决检索与利用之间突出矛盾,利用45个工作日,集中人力物力全员录入,在锻炼队伍的同时,建立了112万工人调配档案专题数据库。
4、创立“三个同步”的技术路线,即“档案鉴定与数字化同步、数字化建设与档案利用同步、文件级目录数据库和全文数据库建设同步”。
5、坚持自主创新。网站运用了CA认证、电子签章、数字水印等新技术,创全国档案系统第一,为网上档案信息资源的安全准确利用提供了技术保证。
6利用方式的根本变革,实现了“四个替代”,即“微机网络检索替代手工目录检索;查看数字化档案替代查看纸质档案;网络打印替代手工复印;电子印章替代手工盖章”。
二、组建数字化团队,实行“四集中”流水作业
为适应数字化需要,长春市档案馆重组业务流程,打破行政分工,组建了档案数字化工作组,实行数据录入、档案鉴定、原件扫描、实体整理的“四集中”流水作业线。数据录入工作中为保证质量,一律按照档案原件标题录入,并实行严格的自检、抽查和奖惩制度;档案鉴定工作是关键环节,全部由本局馆业务骨干来做,由鉴定委员会把关,局长最后审核。鉴定中把档案鉴定与档案开放结合起来,同时确定开放和扫描的范围。原件扫描和实体整理两个环节由聘用人员去做。实体整理以件为单位重新编号、重新装订保存,分为永久、长期、销毁三类。
三、严格的数字化管理机制作保障
细节决定成败。数据质量是档案数字化的生命,每一个细节都有可能影响数字化建设全局,影响整体效率,可以说“档案数字化没小事”。为此,长春市档案馆在整个数字化工作中,实行严格的管理制度,以自检、互检为主要形式的质量检查贯穿于数字化工作的各个环节,规定每个工作环节都要实行自检,上下环节实行互检,每发现一处错误扣罚5元。以上管理措施,有效保证了该馆档案数字化工作的高质量和高效率。

                                          稿源:黑龙江省档案馆编目处
                                         (作者 刘午滨)
                                          编辑:黑龙江省档案信息网站
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