强化管理  夯实基础 充分发挥社会保险档案功能
作者:管理员 2007-04-17 00:00:00 来源:
                      绥化市社会劳动保险局

近年来,随着社会保险事业的发展,社会保险档案的作用越来越凸现,特别是企业养老保险业务实行“金保工程”后,社会保险档案工作出现了新的变化,大量社会保险电子档案的生成使社会保险档案的种类、载体不断增加,对社会保险档案工作提出了愈来愈高的要求。面对新形势,新任务,我们在抓好社会保险业务的同时,狠抓社会保险档案管理工作,夯实社会保险工作的基础,充分发挥社会保险档案的功能,努力为参保企业和参保人员服务,为维护企业和劳动者的合法权益服务,为维护社会稳定共建和谐社会服务。目前,我市社保系统建立了从社会保险文书、社会保险业务、社会保险财务三大类共20多种社会保险档案共计34万余卷(件),社会保险档案步入了规范化管理的轨道。我们主要采取了“五抓五到位”做法:
一、抓认识,使社会保险档案领导重视到位
为确保社会保险档案工作的顺利开展,我们从发展的高度重视档案工作,将档案工作纳入社会保险工作的重要议事日程,纳入年度工作计划、长远规划和目标管理责任制考核之中,使其与社会保险工作同步发展。成立了机关档案工作领导小组,由常务副局长贾财分管档案工作,办公室具体抓。办公室设专职档案员,各科(股)设兼职档案员,形成了主要领导亲自过问、分管领导狠抓落实、档案专兼职人员齐抓共管的格局。为坚持依法治档,加强社会保险档案的规范化、科学化管理,根据《档案法》、国家和省档案局、社保局的有关规定制定了便于操作的社会保险档案工作各项制度,包括立卷归档、档案借阅、保密、鉴定、销毁、库房管理等项档案管理制度,为社会保险档案工作的有序开展提供了组织和制度保证。
二、抓管理,使社会保险档案积累到位
社会保险档案是在社会保险工作中形成的,能否做好社会保险档案工作关键在于是否抓住了社会保险工作的重点环节,打好社会保险档案工作的基础。为此,我们从社会保险档案的源头抓起:一是抓住文书处理关。重点做好办公室收发文件过程中积累的各种函、请示、批复以及和企业签订的协议等收集工作,做到及时处理及时归档。二是抓住统计报表和群众来信、来访材料收集关。重点做好统计科工作中形成的各种统计报表和统计分析材料的收集,做到及时整理、随时立卷。对于群众来信来访把住登记关,对每一份都认真进行登记,并把处理意见进行梳理,分类立卷。三是抓住申报关。重点做好申报科在企业社会保险登记、缴费申报、基金征缴、个人帐户记载、业务帐户生成、补收补缴,个人参保登记、收缴等工作中形成资料的收集工作,做到一月一整理、一归档、一立卷。四是抓住审核关。重点做好退管科退休人员待遇审核、发放环节的资料收集工作,将退休审批表和发放明细及时整理、装订。同时做好并轨人员和个体劳动者身份、退休人员的人事档案的管理。五是抓住生存认证关。重点做好社会化管理科参保退休人员生存认证和一次性支付个人帐户审批材料的整理工作。六是抓住稽核关。重点做好稽核科稽核参保企业的稽核文书及企业申报材料的整理和归档。现已整理、归档1986年至2006年社保档案计34万余卷(件)。
三、抓规范,使社会保险档案标准到位
我们按照省档案局、省劳动和社会保障厅下发的《关于加强社会保险档案工作的意见》,对社会保险档案进行归档立卷的同时,从社会保险档案规范化入手。一是做到档案室要达标。在档案室建设上加大资金投入,几年来共投入资金28万余元。按照标准设立档案室,做到防盗、防水、防火、防光、防有害物质设施齐备。二是做到档案柜要达标。采用规范、安全、适用的密集架、铁柜,并在网通租用了存储数据机房。现有密集架8列40节,铁柜500节。三是信息化建设要达标。与社保工作发展同步配齐微机、软件、打印机、复印机和扫描仪等设备。现有微机200台,打印机50台套,复印机10台,扫描仪10台。四是做到档案整理要达标。无论是文书档案还是专业档案都必须使用档案部门推荐的专用卷皮、卷盒和装订材料,纸张统一使用A4打印纸,卷内有目录,而且还编制利于管理、便于查找的各种检索工具。
四、抓队伍,使社会保险档案管理人员到位
实现档案安全管理、有效提供利用,人才是关键。因此,在社会保险档案队伍建设上我们从社会保险档案管理的特殊性出发,注意最大限度保证档案管理人员的专业性、稳定性,调动档案管理人员的积极性。选配责任心、事业心强、热爱档案事业的同志从事档案管理工作,并在评先评优时向档案管理人员倾斜。由于社会保险档案种类多,内容繁杂,我们在配备专职档案员的同时,又配备了一批兼职档案员,现有专职档案员11人,兼职档案员50人。工作中还积极创造机会组织档案人员参加各种档案业务学习,并针对社会保险业务人员既是业务经办人也是档案的采集和整理者的特点,鼓励档案人员在工作中自学,理论结合实践,提高档案业务水平,最大限度实现人力资源的整合,为档案工作的开展提供人才队伍保证。
五、抓服务,使社会保险档案发挥作用到位
我们强化社会保险档案的目的就是为贯彻落实党和政府的社会保险政策服务,为参保企业服务,为参保人员服务,为建设和谐社会服务。在服务中我们改变方式方法,利用业务窗口,随时接待需要帮助查询的人员查询个人帐户、欠缴信息、养老金待遇等个人信息,需要政策查询的可以到办公室进行查询,需要政策解释的我们的基层指导科可以提供各方面业务咨询服务。每年全市共提供社保档案查询服务近4万人次、4.5万卷次。为杜绝管理中参保人待遇差错,对参保人员各项事实资料确认核实,为社会保障的规范化管理起到了不可替代的重要作用。通过服务,社会保险档案作用得到了有效的发挥,同时在利用中又提高了档案工作的地位。
总之,我们在社会保险档案工作中做了一些工作,取得一些成绩,但和其他地市比较,按照档案管理标准要求还有很大的差距,我们还将继续努力,把社保档案工作做得更好。
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