加强档案管理是完善社会保险体系的重要举措
作者:管理员 2007-04-17 00:00:00 来源:
                     鹤岗市社会保险事业管理局

档案工作是机关基础管理工作的重要组成部分,是提高工作效率和工作质量的必要条件,是一个部门历史面貌的真实体现。
养老保险档案的建立和发展是在我国养老保险体系的建立和发展基础上而不断健全和完善的。众所周知,我国经济体制改革目标是由计划经济向市场经济过度,最终实现市场经济。这就决定了计划经济条件下的企业职工身份将由过去的企业人逐步转化为社会人。企业职工的各类档案也由原来的由企业管理转变为社会管理。社会保险部门就承担着企业职工养老保险档案的管理工作。
鹤岗市社会保险事业管理局主管全市近10万名企业职工的养老保险工作。每年收缴养老保险费1亿5千万,发放养老保险金1亿4千万,每年新增参保职工6000人,新增退休人员3000人,由于养老保险工作的综合性、保费收缴情况的复杂性等因素,决定了养老保险档案规模大、种类多、内容繁的特性。近年来,我局共形成电子档案18万份,其中业务档案10万份,财务档案5万份,退管档案0.3万份。文字档案3万份,其中业务档案2.4万份,财务档案0.3万份,文秘档案0.3万份。接收的人事档案3万份,其中企业职工并轨后转个体2.4万份,接收离退休人员档案0.6万份。为确保上述档案的安全并发挥其作用,我们以建立健全养老保险档案为切入点,以管理为落脚点,加强基础档案建设,总结出一套较为成功的养老保险档案管理经验,使养老保险档案的管理和利用达到“归档方法先进,归档程序简化,工作量减轻,迅速有效”,大大促进了档案的规范化管理,提高了养老保险工作效率。
一、加强领导,提高认识,落实责任
我局领导班子从养老保险档案建立的实践中深刻认识到,随着养老保险制度改革进程不断深入,档案规范化建设在养老保险工作中的基础作用日显重要,从2000年起便将档案规范建设列为工作重点,下大力气提高干部职工对此项工作的认识,激发他们的工作热情。局里多次召开会议专题讨论研究,认真部署,专门组建档案规范化建设领导小组,成立档案管理机构,形成了上有分管领导,中有牵头协调机构,下有档案管理人员的档案工作管理体系。各级领导主动深入到档案工作的第一线,掌握工作进度,解决存在的问题,制定了“先纳入管理,后规范完善,逐年上台阶”的总体目标。我局还狠抓统筹安排、督促检查工作,把档案工作纳入各部门考核制度之中,严格考核监督,实施奖惩。
二、加强档案管理工作人员队伍建设
档案管理人员的综合素质决定了档案管理工作的成效,这就需要不断提高档案管理队伍的综合素质,做到知识化、年轻化、专业化,使档案管理工作即能继承和发扬传统,又能根据工作需要与时俱进,开拓创新。一是抓基础。要求凡有档案管理的部门,都要配备一名有大专以上学历人员作为专职档案管理人员,确保档案管理人员素质,兼职人员不可兼职过多,应以档案管理为主,保证档案管理的工作时间。二是抓培训。通过参加和举办各种不同层次类型的档案管理人员培训班,不断更新观念,更新知识,提高业务水平。同时,鼓励档案管理人员不断地学习档案管理工作的方针政策,提高政治素质,增强工作的积极性和主动性。三是从政治上关心档案管理人员的成长。档案管理工作是一项比较枯燥的工作,为了让这部分人员安心工作,我局对档案管理人员工作中表现突出的在提干、入党及评优中予以照顾,尽量使他们安心工作,乐于奉献。通过上述一系列措施,从整体上提高了档案管理人员的综合素质,提高档案管理水平。
三、完善硬件配备,实现现代化管理
按照档案管理基础设施建设的有关要求,我局配备了标准的档案管理设施,基本实现了档案管理现代化。一是为各档案管理机构配备了计算机、打印机、复印机、传真机、扫描仪等现代化设备,为电子档案管理中心配备了二台小型机。二是在局办公室安装了一套10组160门的密集式有轨组合档案柜。三是为各档案管理部门配备防火、防盗的铁皮卷柜50组。另外还配备了装钉机、打眼机、档案盒等相关设备,档案管理逐步向现代化迈进。
四、统筹安排,分类管理
养老保险档案工作建立在一系列的档案信息基础之上,养老保险工作的特殊性是需要个人档案的强力支持,档案的历史性、连续性最终影响着享有者的待遇发放问题。基于这一原因,传统的文字档案和电子档案,在今后相当长的时期内不可能单一而行,而要在这一特定时期内相互融合,共同发挥作用。为此我局采取了统筹安排,分类管理的办法:
1、电子档案的管理由局信息科负责。2000年按养老保险信息工作的要求,统一将收到的大量基础信息录入计算机形成电子档案,由信息科授权,各业务科室使用,并建立新的电子档案,这一做法充分显示了电子档案使用迅速快捷的特点,大幅提高了工作效率;对档案中错误信息的修改,由主要领导审核,保证了信息的准确性;根据工作需要建立了一整套的工作流程,使电子档案的建立和应用都步入良性发展轨道。
2、文字档案的管理采用当年文字档案由各使用科室分类管理的方法,既方便了档案使用,又保证了文字档案的完整。长期以上保管期限的档案,统一上交到档案室由专人负责管理。
3、接收人事档案由个体科分管,由专管人员按接收日期将并轨转制人员的档案编号入柜,同时运用计算机建立档案索引目录,将档案索引信息,自动由计算机生成保管接收单据发给档案所有人,这样在保证档案安全下,最大限度的提高了档案查询时间,方便了工作,提高工作效率。
五、抓制度建设,完善管理体系 
为了确保档案从建立、管理到使用都有章可循,我们始终把制度建设当作大事来抓。几年来,经过不断的完善充实,整理出一整套社会养老保险档案管理的规章制度,规范了档案从建立、管理到使用的全过程。
其中,《社保局业务工作规程》和《社保局业务工作流程》规范了档案的形成阶段工作;《网络管理制度》规范了电子档案的建立、管理、使用全过程工作;《财务管理制度》规范了财务档案的建立、管理、使用全过程工作;《接收企业“并轨”人员人事档案管理办法》规范了接收人事档案的管理、使用;归档制度、立卷制度、借阅制度、管理制度、使用制度、监督制度、岗位责任制度、安全制度等一系列制度的建立,使我局的档案工作走上了正规化、规范化的道路。
以上是我局养老保险档案管理工作的几点认识和做法,我们深知,与先进单位相比还有很大差距。我们将在今后的工作中逐步改进和完善,力争使我局的档案管理工作再上新台阶,为进一步提高我市养老保险档案管理水平,完善养老保险管理体系做出更大的贡献。
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