切实指导社保档案工作 服务构建和谐社会大局
作者:管理员 2007-04-17 00:00:00 来源:
                            鹤岗市档案局

随着社会保险制度改革的深入,社会保险覆盖范围逐渐扩大,参保人数不断上升,由此产生的大量档案信息资料,是劳动者依法享受社会保险待遇的原始依据。因此,用科学、规范的方法加强社会保险档案管理势在必行。根据省档案局对社会保险档案工作的要求,鹤岗市档案局在市委、市政府的正确领导下,积极指导,做好社保档案工作,服务于构建和谐社会这个大局。
一、摸清底数,有针对性地开展指导服务
我们鹤岗市档案局的指导人员在开展社保档案的指导服务之前,做了大量的调查研究。据统计,鹤岗市社会保险事业管理局主管全市近10万企业职工的养老保险工作,每年收缴养老保险费1.5亿元,发放养老保险金1.4亿元,每年新增参保职工6000人,新增退休人员3000人。由于养老保险的综合性,工作的全面性、收缴情况的复杂性等,决定了养老保险档案的规模大、种类多、内容繁,全市社保档案形成6大门类,总数达40余万份。基于这种现状,市档案部门指派专门的业务工作人员,从2000年即有针对性地提供指导服务,将社保档案工作一开始就纳入到法制化、规范化、标准化管理轨道。
二、通力合作,形成齐抓社保档案工作的合力
鹤岗市档案局主动与市社会保险事业局协调,多次召开座谈会,研究社保档案工作所面临的形势和出现的问题,提出具体的解决方案和办法,并与市劳动和社会保障局联合下发了《关于做好社保档案工作的通知》,并联合检查了全市区有关部门对该通知精神的贯彻落实情况。工作中注重典型引路,先后树立了鹤岗市社会保险事业管理局和鹤岗市地税局的社保局这两个典型,使新社保档案人员学有榜样,赶有目标,营造了良好的工作氛围。
三、整章建制,形成规范的社保档案管理制度
我们依据《档案法》、《黑龙江省档案管理条例》和有关业务规范标准要求,积极指导各社会保险经办单位建立健全本单位各种档案管理办法,保管期限表以及档案登记、借阅、保管、保密鉴定销毁等各项管理制度,狠抓规章制度的落实,对于没有照章办事或者制度落实不力的单位进行批评甚至通报。帮助指导鹤岗市社保局制定了《文件材料整理及归档办法》,《各类档案分类方案》,《文件材料归档范围及保管期限表》以及保管、借阅、利用、鉴定等10余项制度,进行了有效的指导和严格审核,形成了一整套监督制约机制,并纳入了各科室的岗位责任制和年度目标考核,责任到人,有效地保障了社会保险档案工作的正常开展。
四、加强培训,不断提高社保档案管理人员综合素质
档案管理人员的综合素质决定了档案管理工作的成效,这就需要不断提高档案管理队伍的综合素质,做知识化、年轻化、专业化,使档案管理工作即能继承和发扬传统,又能根据工作需要与时俱进,开拓创新。
一是抓基础。要求有关部门要配备一名专职档案人员,确保档案管理人员素质,必须兼职人员不可兼职过多,应以档案管理为主,保证档案管理的工作时间。
二是抓培训。通过举办各种不同类型的档案管理人员培训班,来不断地更新观念,更新知识提高业务水平,同时调动档案管理人员不断学习业务知识的积极性和主动性。
五、加大投入,不断改善社保档案工作的条件
大力宣传社保档案工作的重要性,积极引导社保系统加大资金投入,加强社保档案的保管条件。市社保局克服了办公条件紧张,资金短缺等困难,想方设法为社保档案工作开展提供了硬件基础和必要保障。一是调整了档案库房,改变了过去库房狭小,条件简陋的状况;二是为各档案管理机构配备了计算机、打印机、复印机、传真机、扫描仪、空调机、除湿机等现代化设备;三是安装了一套10组的密集架。另外还配备了相应的现代化设备,使市社保局的档案管理向现代化又迈进了一步。
六、统筹安排,不断提高社保档案现代化管理水平
养老保险工作建立在一系列的档案信息基础之上,养老保险工作的特殊性是需要个人档案的强力支持,档案的历史性、连续性最终影响着享有者的待遇发放问题,基于这一原因,传统的文字档案和电子档案,在今后相当长的时期内不可能是单一化的,要在这一特定时期内相互融合,共同发挥作用,为此我们与社保局研究,统筹安排,分类管理这一管理办法。
(一)电子档案的管理由局信息科负责,2000年,按养老保险信息工作的要求,统一将收集到的大量基础信息,录入计算机形成电子档案,由信息科授权,各业务科室使用,并建立新产电子档案,这一做法,显示出了电子档案使用迅速快捷的特点,大幅度提高了工作效率。其次,对档案错误的修改,由档案管理委员会主要领导掌握,这样做的目的是保证信息的准确性。同时,根据工作需要建立了一整套的工作流程,使电子档案的建立健全、使用都在一条良性的轨道上发展。
(二)文字档案的管理采取当年文字档案由各使用科室分类管理,方便了档案使用,保证了文字档案的完整。长期以上级分别管理的档案,统一上交到档案室由专人负责管理。
(三)接收人事档案由个体科分管,由专管人员按接收日期将并轨转制人员档案编号入柜,同时使用计算机建立档案索引目录,并将档案索引信息,自动由计算机生成保管接收单据发给档案所有人,这样在保证档案安全下,最大限度的提高了档案查询时间,方便了工作。
以上是我局在社保档案工作中的一点认识和做法,但与先进地市相比还有一定差距。在今后的工作中,我们要坚持科学发展观,与时俱进,进一步解放思想,转变观念,用新的思维新的方式努力抓好社保档案工作,为服务和谐社会建设,做出我们档案工作者应有的贡献。
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