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加强档案基础建设 全面提升社会保险档案管理水平
作者:管理员 2007-04-17 00:00:00 来源:
                    双鸭山市社会保险事业管理局

我局现有职工105人,其中专职档案员3人,兼职档案员2人,承担着全市企业离退休人员养老金发放任务和全市40827名企业退休人员的档案管理工作。近年来,我局从加强档案基础建设入手,加强领导,严格制度,强化培训,有力地促进了社会保险档案管理水平的不断提高,从而使我市社会保险档案管理步入了科学化、规范化的轨道。现将我局的几点做法汇报如下:
一、 健全组织机构,确保领导到位
社会保险档案是全市社会保险经办机构在工作中形成的真实记录,反映着全市社会保险工作创立、发展和壮大的全过程,是我局的重要信息资源。因此,做好社会保险档案管理工作,不仅关系到全市企业离退休人员的切身利益,而且关系到全市社会保险工作的可持续发展,更关系到本地区的社会稳定。基于这种认识,我们高度重视档案管理工作,将档案管理工作纳入日程,摆上位置,切实抓实抓好。
一是切实加强领导。将档案管理工作纳入年度目标责任制,与社会保险扩面、养老金社会化发放、清理回收企业欠费等硬指标一同考核。成立了由一名副局长为组长,由办公室、财务科、综合科、社会化管理服务中心相关人员组成的档案工作领导工作,领导小组坚持定期召开档案管理工作会议,研究、解决档案管理中出现的新情况和新问题,并对下一步工作进行安排和部署。坚持定期对档案工作进行检查指导,将检查结果记入责任人和档案管理人员的考核档案,作为年终评选先进、奖励工资的重要依据。
二是克服困难,加大硬件投入。针对办公条件简陋、管理手段落后的实际情况,我们在资金非常紧张的情况下,先后投入30多万元,扩大了档案室的面积,由最初的18平米达到现在的总面积达160平米的三间档案库房,购置了12列118节密集架,配备了灭火器、打孔机、温湿度计、干燥剂等档案专用物品,安装了防盗门等安全保护装置,使三间档案库房具有防火、防盗、防水、防潮、防高温、防尘、防光、防虫害等功能,并远离火源、水源的标准库房。为加快推进档案管理信息化建设,我们还为三间档案库房配备了电脑、打印机、照相机、扫描仪和复印机,购买安装了“今易”档案管理软件,并对需要永久保管的档案信息,全部输入计算机,大大地提高了检索速度和质量。
三是配齐配强专职档案人员。我们从全局职工中抽调了3名责任心强、工作积极性高、热爱档案事业的3名工作人员,经培训合格取得上岗资格证书后,安排他们做专职档案员。
四是加强对县局的检查指导。按照《双鸭山市社保局档案管理考核办法》的要求,成立了考核小组,负责对本局及各县局的档案工作进行考核。考核采取百分制的办法,60分以下为不合格,60-80分为合格,80-90分为市局二级,90-98分为市局一级,98分以上为特级。在县局自查的基础上,我们对县局每季检查一次,根据检查结果,确定等次,年终进行通报奖惩。
    目前,我局建立了一套完整的档案工作管理网络,形成了以领导挂帅、业务协作、专人负责、流水作业的四级管理工作机制,确保了档案工作正常有序的开展。
二、 加强制度建设,确保管理到位
为进一步加强档案管理制度建设,规范档案管理程序,我们按照《档案法》、省档案局和劳动厅联合下发的《关于加强社会保险档案工作的意见》的要求,加强管理,整章建制,对已有的档案制度进行了修订完善,制定并完善了《文书档案管理细则》、《文件归档管理细则》、《立卷归档办法》、《档案保管统计制度》、《鉴定销毁制度》、《安全保密制度》、《文书档案保管期限》等制度,编写了《双鸭山市社保局文书档案管理办法》。按照制度的要求,我们进一步明确了档案工作人员的工作职责、任务以及归档范围和整理标准,使工作人员对档案的接收、积累、收集、整理做到有章可循,以章办事,严格管理,合理使用,没有出现档案损毁和丢失现象。同时,我们还积极探索档案管理的新途径和新办法,在档案管理方法上开展创新活动。一是创新管理方式。对传统的、落后的手工操作的管理方式进行改革,利用新设备、新技术,实行档案实体和档案信息分离,只有档案的信息与物质载体分离了,才能实现多年来档案管理对“简化立卷,深化检索”的呼吁,使档案管理做到简易组合,更便于保管、保护和统计。二是创新管理手段。实现了保管条件现代化,载体材料现代化,检索手段自动化,档案管理标准化。三是创新服务手段。改变了传统的档案利用服务模式,初步建立起上门服务、电话咨询、文件查询的利用服务体系。
三、提高业务素质,确保培训到位
2003年,我局社会化管理服务中心成立之初,正值我市全面推进企业离退休人员社会化管理服务工作的关键时期,而推进社会化管理服务工作的首要任务,就是完成退休人员档案向市社保局的移交工作。为了确保档案移交工作顺利进行,我们在配齐配强专职档案人员的同时,根据形势发展和工作需要,坚持从两个渠道对档案人员进行培训:一是积极组织档案人员参加市档案局组织的培训,让档案人员不断获取新的档案工作相关信息,不断更新自己的观念。二是结合本单位的实际,制定培训计划,聘请专家来我局系统讲授档案管理的专业知识,组织档案人员学习《归档文件整理标准》、《文书档案保管期限表》、《市社保局档案工作制度、归档范围及保管期限表、分类编号方案》。同时还对档案人员进行了使用“今易”软件的培训。在培训中,我们在加强普遍性培训的同时,还十分注重提高性培训。首先为适应档案人员更新知识的需要,调整了培训内容,增加了科学技术发展的新理论、新知识内容,开拓档案人员的视野,促进档案管理现代的进程。其次,把档案科学技术成果作为培训的内容,使档案人员接受档案管理新理论,促进研究成果的推广。通过培训,培养了一支业务娴熟,脚踏实地,任劳任怨,埋头苦干的专兼职相结合的高素质的档案队伍。他们不仅熟知档案室的基本情况,如库房面积、历史沿革、档案装具、防火设施等,而且对档案的保管期限、档案数量和现有检索工具种类、数量、覆盖面、使用方法和利用效率都了如指掌,应答如流,受到了市档案局、单位领导和企业离退休人员的一致好评。
四、积极开发利用,确保服务到位
做好档案管理工作,其根本目的就是为社会保险工作服务。离开这一点,社会保险档案就会成为死档案,社会保险档案工作就没有生命力。因此,我们想方设法提高社会保险档案利用率,无论是在领导决策之前,还是在各项工作筹备、开展之前,我们都常常要查阅档案,以便更好地决策,更加精心地筹划各项工作。比如:2006年,根据省劳动厅和财政厅《关于2005、2006年度调整企业退休人员养老金水平的通知》精神,对全市企业退休人员养老金待遇水平进行调整。这是建国以来企业退休人员养老金调整幅度最大的一次,平均每人调整153元。为了把好事办好,专、兼职档案员积极配合审计科、社区科和社区中心开展测算和审档工作,利用半个月的时间,查阅几万本档案,终于按期完成了养老金调整工作,并做到了不少一人,不差一分,受到了企业退休人员的高度赞扬。
除了常规性的利用外,我局还十分重视发掘档案的历史性资料,搞好专题利用。2006年,市志办编纂《双鸭山市志》,要求我局提供建局20年来的机构沿革、大事记及社会保险事业发展历程等资料。我们查阅了建局20年来的大量文书档案,撰写了《全面发展的双鸭山市社会保险事业》一文,为市志办提供了一份长达3万多字,比较详细全面的综合材料。同时,我们在2002、2003、2004年连续三年,利用照片档案举办了“市社保局辉煌20年图片展”、“爱岗敬业,无私奉献群英榜”等展览,极大地激发了全局职工的工作积极性,增强了全局职工作为一个社保人的荣誉感,在社会上广泛宣传了社保工作。
以上是我局在社会保险档案管理中的一些具体做法,不当之处,请各位领导、专家及与会的同志们批评指正,以便我们进一步改进工作。
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