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强化档案管理  提高服务能力 推动机关事业社会保险工作全面发展
作者:管理员 2007-04-17 00:00:00 来源:
                   佳木斯市机关事业社会保险局

佳木斯市机关事业社会保险管理局是佳木斯市劳动和社会保障局所属的副处级机关事业社会保险经办机构。在佳木斯市劳动和社会保障局领导下,按照国家及省、市有关政策,主要对全市机关事业参保单位的固定职工养老保险、合同制职工养老保险、临时工养老保险,以及流动人员养老保险的基金征缴、待遇审核、养老金发放和社会化服务等项工作进行管理、服务和经办。几年来,我局始终坚持把经办机构能力建设作为践行“三个代表”重要思想和落实科学发展观的主线,开拓进取、勇于探索,在实现业务管理规范化、财务管理电算化、窗口服务优质化和档案管理标准化、基础建设制度化的基础上,逐步探索出一条以强化档案管理,促进机关事业养老保险工作全面发展的新路子。截止2006年,全市机关事业社会保险共征缴基金75,301万元,发放58,568万元,实现基金累积结余13,719万元,保证了基金运营正常,抗风险能力不断增强,建起了保障广大离退休职工生活的“安全网”和维护社会稳定“减震器”,为促进全市经济发展,构建和谐社会做出了积极贡献。
一、高度重视,强化管理,构建起档案服务平台
几年来,我局始终重视档案管理工作,真正做到了认识到位,组织到位,措施到位,逐步构建起互相协调、互相促进、共同提高的档案管理服务平台。
1、更新观念,树立档案管理服务意识
几年来,我局不断加强对档案管理的领导,成立了局长为组长,各副局长为副组长,有关科室负责人为成员的档案工作领导小组,明确规定领导小组的职责与分工。形成了以主管领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责、各职能科室协助的“四为一体”档案管理体系。不断更新观念,多次请市档案局专家来我局指导工作,定期召开档案管理工作办公会,提高档案管理整体意识,并把档案管理工作纳入单位目标管理范畴,调动出广大干部职工的积极性,树立起“记录一生、管理一生、服务一生”社保档案服务意识。 
2、整章建制,实现档案管理制度化
2004年初,为规范机关事业社保档案工作,我局与市档案局联合印发了《佳木斯市机关事业社会保险经办机构档案管理暂行办法》,并制定了《规范档案分类的通知》,以文件的形式,把档案管理与利用、机构设置与人员配备、考核与奖惩确定下来。在此基础上,我们还制定了档案归档制度、档案室管理制度、档案借阅制度、档案销毁制度等多项管理制度,进一步规范了档案管理流程,实现了档案管理制度化。
3、夯实基础,实现了档案分类标准化
我局从组建伊始,就实行了统一的核算方法、缴费比例、统筹项目、养老金计发等养老保险制度,规范了按月申报、按月核定、核定到人、核算到分、动态管理、及时调整的动态管理,克服了业务操作中的随意性和盲目性。2003年末,利用参保离退休人员参保信息等档案资料,在全市实行了《养老金领取资格证》制度。加强了参保离退休人员管理,有效控制了提前退休问题。借助参保单位历年业务台账、基金核定单等原始档案记载,制发了《关于欠费补缴办法》,实行先补后进,不补不进,使我市机关事业养老保险欠费补缴机制进一步健全和完善。2004年,根据养老保险工作的总体特点,将档案合理划分为党群工作类、行政管理类、养老保险业务类、会计类、稽核类和网络设备类等六大类档案,保证档案装订标准,整齐划一,促进了档案管理规范化。截止2006年末,我局共存各类档案2,851卷,其中党群工作类162卷、行政管理类1271卷、养老保险业务类841卷、会计类459卷、稽核类16卷、设备类102卷。
4、加大投入,实现了档案管理电子信息化
2004年,在财政部门的大力支持下,我们筹集资金3万元,配齐配全了数码照相机、数码摄像机、高分辨率扫描仪、超大容量计算机等数字化档案所需设备。2005年,在搬迁劳动保障大厦办公后,在办公室十分紧张的情况下,又筹集资金4万元,建立起40多平方米档案室。研制开发了档案数字化管理软件,建立了档案数据库,增加了自动统计汇总、借阅管理等功能,使档案检索速度更加方便、快捷,档案管理水平登上了一个新台阶。我局档案管理发生了质的转变,已由被动工作转变为主动工作,由单一服务转变为系统服务,由半封闭管理转变为开放管理方式,最大限度地满足了养老保险档案利用的需求,实现了档案管理信息化。
二、围绕中心,主动服务,提高档案管理服务水平
几年来,我们以全面提升档案管理服务水平为重点,充分发挥档案服务平台作用,在优化档案资源,发掘档案潜能,拓展服务空间上狠下功夫,有力地推动了我们规范化管理、优质化服务和网络化体系建设的晋档升级。
1、充分开发利用档案信息资源,为养老保险保障提供优质服务
几年来,我们在发掘和利用档案资源,充分发挥养老保险保障和服务功能方面做了积极的探索:一是整合档案资源,为参保职工提供优质化服务。近年来,我们在大力开展“优质服务、优美环境、优良作风”的“三优”文明窗口创建活动的同时,相继以多种形式主动向社会提供已公开的现行文件。为方便参保单位和职工全面了解政策,我们将近年来的有关政策、制度、工作程序、业务指南,编印成《业务文件汇编》、《规范化管理手册》、《业务指南》、《业务流程》等工具书,依托一站式服务厅,面向参保单位和全社会发放和展示。为参保职工进一步了解政策,熟悉政策和掌握政策,提供了指导和帮助。二是建立个人账户系统,为维护参保职工合法权益服务。为进一步发掘档案资源,维护参保职工的知情权,2006年底,我们根据多年来的业务档案,全面清理整合了全市35,000名参保职工历年缴费情况,研制开发出个人账户管理软件,对个人账户信息进行了整合、录入,建立起个人账户查询系统,并于2007年1月起,在全省率先向社会公开了个人账户信息,使参保职工能及时准确地掌握其缴费情况,维护参保职工的合法权益。公开个人账户信息不仅实现了档案潜在价值向现实价值的转化,拉近了经办机构与参保职工双方的距离,也使我们的政务公开、办事高效、行为规范的优质服务水平又跃上新台阶。三是建立“一册一卡”,为方便参保职工查询服务。《职工养老保险手册》是准确、真实记载和反映参保职工基本信息的重要档案,也是参保职工退休后计发养老保险待遇的主要依据。从1994年起,我们就为每位参保职工建立了《职工养老保险手册》和卡片,严格管理,定期进行审核。2001年,我们开发出养老保险业务计算机应用软件,改变了落后的手工核算方式,确保了《养老保险手册》的准确性,提高了工作效率。为给参保职工一本明白账,2007年,我们重新换发了《职工养老保险手册》。新版《养老保险手册》具有参保缴费年限清楚,职工缴费情况记录清晰,累计缴费金额、欠费情况一目了然,便于查询等特点,为我市机关事业单位实行统帐结合的养老保险制度奠定了基础。
2、建设养老保险信息化管理体系,不断拓宽档案服务领域
2005年,我们充分利用以养老保险业务系统、财务管理系统、统计报表系统、档案管理系统和办公自动化系统为主体的网络互联,资源共享优势,建成了《佳木斯机关事业养老保险网》网站。2007年初,依托互联网站,为我市机关事业单位参保职工搭建一座个人账户信息查询平台,实现了个人账户信息网上查询功能。参保职工输入本人身份证号,即可显示其参保时间、历年缴费、本人身份等各项信息,个人账户数据一目了然,即方便参保职工,又增强了工作透明度。目前,全局业务处理、社会化发放、数据库维护、报表传送、基金监控和文件传递等工作可全部在网上进行,真正做到业务工作发展到哪里,档案服务就延伸到哪里。而运用现代化办公手段形成的标准和统一的档案资料,又促进了业务管理的规范化和服务的优质化。
为进一步扩展服务领域,我们还开动脑筋,制作了《参保须知》和《办事公开》光盘,发给各参保单位。这是两个浓缩的档案资源库,不但汇集了参保须知、业务指南等丰富内容,而且囊括了全套办理参保业务时常用的表格范例。参保单位按光盘中设定的规格,随时可以打印所需的申报资料,既方便又规范。这是我们档案管理与开发利用工作走向社会、贴近群众、取消收费的一种有益创举。
三、开拓进取,务实创新,适应社会保险事业发展的新要求
机关事业养老保险工作是一项系统工程,它具有数据量大、时效性强、安全要求高等特点。所以,依靠先进的信息技术,实现数字化管理是档案工作必然的发展趋势。为了跟上社会保障信息化建设和金保工程的步伐,我们从2004年初开始,按照国家档案局的有关文件要求,在努力构建档案管理服务平台,促进机关事业养老工作持续健康发展的基础上,积极探索档案数字化管理的新模式,并取得了初步成果。
1、制定规划,不断适应未来事业发展需要
我们以文书档案为切入点,按照先易后难,以点带面的工作方针,不断适应档案工作服务大局,服务社会和服务群众的发展需要。对文书档案,我们运用多媒体和数码科技,全部实现数字化管理,采取“平时立卷”的办法,做到“随办随归”,减轻了年末集中归档所带来的工作压力。
2、加强培训,整体推进档案管理工作水平
为更好地适应我市机关事业养老保险制度改革和管理规范化的需要,本着全市一盘棋,全面提高档案工作管理水平,2007年初,我局举办了全市机关事业社会保险档案管理规范化培训班,聘请市档案局专家对各县(市)区机关事业社保经办机构的档案人员进行了培训,使全体参训档案员进一步认识到社会保险档案是经办机构的宝贵财富,提高了业务素质,对县(市)区机关事业社保经办机构的档案规范化管理工作起到了积极的推动作用。
几年来,佳木斯市机关事业社会保险管理局情系广大参保职工和养老保险事业,不断增强责任感和使命感,以认真细致的工作作风和奋发求索的敬业精神,在加强档案管理与完善服务机制方面,做了大量深入细致和卓有成效的工作,取得了可喜成果。先后荣获“省档案管理标兵单位(国家二级)”、“省科技事业单位档案先进单位”、“市级档案管理先进单位”、“全省劳动保险系统先进集体”、“全省机关事业社会保险标兵单位”、“全省劳动保障系统优质服务窗口”等荣誉称号。
虽然我们在工作中取得了一些成绩,但和兄弟单位相比还有一定的差距。今后我们将学习兄弟单位的先进经验,继续开辟档案工作的新天地,努力做到“三提、两严、一迈进”,即提高对档案工作重要性的认识,提高具有现代化知识档案专业干部队伍素质,提高适应未来事业发展需要的档案工作管理水平;严格贯彻落实《档案法》,严格贯彻落实《佳木斯市机关事业社会保险经办机构档案管理暂行办法》;广泛应用多媒体和数码科技管理档案,向全面实现养老保险档案数字化管理目标迈进。
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