完善社保档案管理体系  服务和谐社会建设
作者:管理员 2007-04-17 00:00:00 来源:
                        佳木斯市档案局

社会保险工作是体现广大人民群众的根本利益和共同愿望,构建社会主义和谐社会的一项重要任务之一。社会保险档案工作作为社会保险事业的重要组成部分,具有举足轻重的地位,同时它也是档案工作的拓展和延伸。从2002年起,佳木斯市档案局把社保档案工作纳入日程,与市劳动社会保障局密切合作,加大监管指导力度,积极探索和开展社保档案工作。目前已形成了以养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险、最低生活保障六项门类齐全、结构合理、管理科学、服务有效的档案管理体系,档案工作在社会保障事业和和谐社会建设中发挥着重要作用。截至2006年末,我市已有三个社保单位建立了标准化档案管理体系,形成各种社保档案9万多卷。其中两个单位达到档案管理省级标兵单位,一个达到省级优秀单位;三个单位实现档案信息化管理,基本建立起我市的社保档案管理体系。我们的具体做法是:   
一、齐抓共管,形成合力  
2002年,市档案局就主动与市劳动社会保障局沟通、协调,共同分析、研究社保档案工作面临的形势和出现的问题,达成共识,提出了先调查研究、抓试点,摸索出经验再全面展开的具体解决方案和办法。选择佳木斯市机关事业保险局开展了社保档案标准化、规范化、信息化的试点工作。刚开始的时候,工作遇到很多困难,因社保档案工作是一项新工作,没有成型的经验可借鉴,一切都需在工作的实践中不断探索,不断完善。比如:档案的归档范围如何划定,如何整理组卷,如何分类等一系列具体问题都会在指导工作中遇到,为此我们在调研的基础上,结合社会保险档案的特点,与劳动社会保障局联合制发《佳木斯市机关事业单位社会保险档案管理暂行办法》、分类标准、整理组卷规范,使建档工作有所遵循。完成试点单位工作后,我们及时总结经验,在全市社保系统进行了推广,医疗保险局、劳动社会保险局、就业局、失业保险局相继到试点单位实地学习,开展社保档案业务基础建设工作。到2005年底,全市社保系统建立社保档案4万多卷、其他类别档案8千多卷,初步形成了我市社保档案管理体系。2006年,市档案局获悉市政府异地新建劳动社会保障大厦的信息后,局领导亲自带领业务指导人员,主动与市劳动社会保障局的领导沟通协调、解决落实档案基础建设等方面的问题。市劳动社会保障局做出五大保险机构统一配置标准化档案库房、装具的决定,从根本上解决了困扰社保档案标准化、规范化的基础建设问题。2006年9月,市劳动社会保障局还在市档案局的建议下,组建成立了劳动社会保障档案管理中心(副处级事业单位,正式职工22人),投入100多万元构造装具设备,集中统一管理全市企业离退休人员、失业人员、私营个体、灵活就业人员以及委托代管人员人事档案,初步建立起最低生活保障档案管理系统,使我市社保档案管理体系趋于完善,从而保证和维护人民群众合法权益,对佳木斯市和谐社会建设发挥了积极作用。
二、加强领导,统一部署    
市劳动社会保障局和各级劳动保险经办机构成立了主要领导或主管领导挂帅的档案工作领导小组,负责对本系统、本单位档案工作的领导、协调、组织、监督和管理,抽调精兵强将充实档案部门,形成了以综合档案室为中心,各职能科室为纽带的档案管理网络,做到了统一领导,统一制度、统一标准。在工作安排上,把社会保险档案与业务工作一起规划、一起部署、一起检查。佳木斯市机关事业单位保险局还把档案工作纳入本系统工作考核和目标管理体系,将档案工作作为一项重要的目标进行考核,年终检查档案工作管理情况。
三、整章建制,规范管理
市档案局依据《档案法》和《黑龙江省档案管理条例》,积极参与和指导社保档案的规划化管理工作,先后与市机关事业单位社保局和市医疗保险局联合出台了《佳木斯市机关事业单位社会保险经办机构档案管理暂行办法》和《佳木斯市医疗档案管理暂行办法》两个法规文件;积极指导各社保经办机构建立、健全本单位的档案分类编号标准、档案归档范围、档案保管期限表以及档案登记、借阅、保管、保密、鉴定销毁、安全防护等各项规章制度,严格按照法律、规章制度办事,对于不依法、照章办事的单位和个人进行依法处罚和通报批评。
四、纳入日程,依法监管
市档案局在近几年的档案行政执法检查工作中,都把全市的社保经办机构作为重点检查单位,累计下达限期整改通知6份,并在规定的期限内跟踪检查整改落实情况,同时把整改措施形成书面材料上报市档案局备案。我市的医疗保险局和就业局就是通过档案行政执法检查,提高了档案工作的认识,并由后进变成先进单位,其中医疗保险局于2005年晋升为档案工作目标管理省级标兵单位,就业局于2006年被市档案局、市人事局授予档案工作先进集体称号。在几年的工作实践中,通过档案行政执法和业务指导两种手段并举,有效地促进了社保档案工作的开展和全面发展。
五、加强培训,提高素质
佳木斯市档案局在抓社会保险档案业务建设的同时,始终把培养社保档案专业队伍建设作为重要举措来抓。积极引导社保经办机构把优秀的、掌握现代化管理技能的干部选派到档案岗位上来,并积极推行持证上岗制度。目前,市区社保经办机构的档案员全部取得上岗证书。采取“四个结合”强化职业技能培训,即岗位培训和现场培训相结合,系统培训和专题讲座相结合,宏观指导和微观指导相结合,现场整理示范和来人、来电咨询相结合。在举办岗位培训、系统培训、现场培训、专题讲座时,安排局里的业务指导骨干精心准备,认真备课,学用结合,理论联系实际,取得了显著的学习效果,并受到培训人员的好评。如:佳木斯市机关事业单位社会保险局在进行档案收集、整理、分类的每个环节上,市档案局的业务指导人员都进行专题讲座和现场示范,局长亲自带领业务人员参加培训,课后结合业务马上落实有关科室、人员,仅用三个月的时间,就完成了繁杂的档案收集整理和分类组卷工作。
六、突出服务,注重实效
市档案局在指导社保档案信息资源的开发利用工作时,积极引导社会保险经办机构依托信息化技术,突出社保档案的服务功能,注重社保档案利用的实际效果,打造“四位一体”的多功能服务平台,即手工查询平台,触摸屏查询平台,政务公开平台,网上查询平台,以方便社保单位和人员的利用。佳木斯市机关事业单位保险局的服务平台利用以养老保险业务系统、财务管理系统、统计报表系统、档案管理系统和办公自动化系统为主体的网络互联,资源共享优势,建成了《佳木斯机关事业养老保险网》网站。2007年初,依托互联网为我市机关事业单位参保职工搭建一个个人账户信息查询平台,实现了个人账户信息网上查询功能。参保职工输入本人身份证号,即可显示其参保时间、历年缴费、本人身份等各项信息,个人账户数据一目了然,即方便了参保职工,又增强了工作透明度。目前,全局业务处理、社会化发放、数据库维护、报表传送、基金监控和文件传递等主要工作全部在网上进行,真正做到了业务工作发展到哪里,档案服务就延伸到哪里。而运用现代化办公手段形成的标准和统一的档案资料,又促进了业务管理的规范化和服务的优质化。
佳木斯市劳动社保档案管理中心突出服务主题,边组建边开展企业档案利用工作,半年时间里,调用各类档案2千多卷,为16640人办理了退休、就业、失业保险金。
以上是我局在指导社保档案工作中的实践和探索,与省局的要求以及兄弟市相比,还有一定的差距。我们相信通过这次会议多学兄弟地市先进经验,进一步完善我市的社保档案管理体系,更好地为建设和谐社会服务。
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