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提高认识  扎实工作 全面推动社保档案工作健康发展 
作者:管理员 2007-04-17 00:00:00 来源:
                         牡丹江市档案局

牡丹江市的社保档案工作起步比较早,经过几年的探索、实践,社保档案工作已初见成效,在服务百姓、稳定社会等方面发挥了重要作用。
一、提高认识,理清社保档案工作思路
随着社会保险改革的不断深化,社会保险覆盖面逐渐扩大,参保人数、范围向规模化方向发展,社会保险业务量和档案数量也在与日俱增。社保档案管理得好坏,不仅影响机关的工作效能,更事关参保人员的切身利益和社会的和谐稳定,也是档案工作贯彻落实“三个代表”重要思想和科学发展观的具体体现。因此,加强社会保险档案管理,实施社会保险档案管理的科学化、规范化已势在必行。市档案局高度重视社保档案工作,将此项工作纳入重要工作日程,召开专题会议研究部署此项工作,提出“抢前、抓早、抓好”的工作方针,对社保档案工作提出了要求,指明了方向。同时,成立了社保档案工作调研小组,对全市社会保险机构的有关职能和档案管理情况进行了认真、细致的调查研究。摸清了社保档案工作现状及存在的问题,如:社保档案工作尚处于起步阶段,社保档案意识淡薄,社保档案机构不健全,管理制度不健全,文件材料收集不全,管理不规范,档案保管条件差,档案基本处于分散保管状态等问题,为有的放矢地开展监督指导工作提供了前提基础。 
二、扎实工作,推动社保档案工作健康发展
在调研的基础上,制定了工作目标,明确了工作任务,从思想认识、管理方法和人员素质上采取办法,扎扎实实地推动社保档案工作向规范化方向发展。
1、开展宣传,增强档案意识。由于社保档案工作是一项新的工作,各级社保机构领导和工作人员对社会保险档案工作的重要性普遍认识不到位。为此,市档案局积极与社保机构负责人取得联系,进行沟通,并多次深入社保机构,与领导和工作人员进行面对面交流,宣传做好社保档案工作的重要意义,使他们从思想上提高了认识,增强了档案意识。在市档案局的努力下,市社保局成立了档案领导小组,并指定专人负责档案管理工作,档案意识明显提高。
2、密切配合,齐抓共管。抓好社保档案工作,单凭档案部门的积极性是不够的,必须争取社保部门的参与和支持。市档案局与劳动和社会保障局联合转发了《黑龙江省档案局、黑龙江省劳动和社会保障厅<关于加强社会保险档案工作的意见>》(黑档联发[2006]4号),使各级社保机构和档案部门明确了社保档案工作的指导思想、基本要求、具体措施等,为做好全市社保档案工作提供了文件依据。文件下发后,社保档案工作在全市正式开展,档案部门和社保部门既各司其职、各负其责,又密切配合、通力合作,形成了齐抓共管的工作格局。各社保部门将社保档案工作作为社保事业的一项重要基础性工作来抓,列入年度目标管理,督促各项工作的落实,并在资金、人力、物力等方面加大投入。如今,市社保局已建成3个档案室,面积100平方米,铁皮卷柜132组,配备了专职档案员,购置了计算机等现代化设备;市医保局购置了4列密集架,并安装了防光、防火、防盗等安全防护设施。市劳动和社会保障局非常重视社保档案工作的信息化建设,成立了信息中心,建成了“五险合一”的计算机信息系统管理网络,养老、失业、医疗保险的基础数据实现了微机存储和管理。
3、完善社保档案管理制度。为规范社保档案的立卷、归档、管理和利用工作,克服档案工作的随意性,市档案局从抓制度建设入手,协助各社保机构建立健全各项档案管理制度。目前,各社保机构均已制定了《社保档案的文件材料归档范围及保管期限表》以及档案的收集、整理、保管、利用、借阅和库房管理等各项规章制度,确保社保档案工作有章可循。
4、精心指导,热情服务。市档案局树立大局意识、服务意识,指定专人负责社保档案的业务指导工作,及时探讨解决整理过程中遇到的各种具体问题。经过工作人员的不懈努力,共清理出养老保险档案1800卷册,个体养老保险参保人员档案约4万余册,职工档案22万册,托管档案3万余卷,这些档案已初步实现了规范化管理。
5、加大对社保档案工作的监管力度。为确保社保档案工作落到实处,市档案局将社保档案工作纳入到市级机关年度检查的范围。在2006年牡丹江市档案行政执法检查中,会同市劳动和社会保障局对全市社保档案工作管理情况进行了执法检查,对存在问题比较多的市医保局下达了责令改正通知书,提出整改意见并限期整改。监管力度的加大,不仅有利于提高社保档案工作的管理水平,而且推动了社保档案工作在规范化、科学化、法制化轨道上的快速发展。
三、认清问题,明确方向,努力开创社保档案工作新局面
牡丹江市的社保档案工作虽已初见成效,但还存在一些问题,与规范化、标准化尚有一定差距,如:个别社保机构的档案未集中统一管理,档案人员素质偏低,不能胜任档案工作的需要等。要切实解决这些问题,真正实现社保档案工作的规范化、标准化、科学化,应着重抓好以下三方面工作:
1、加强宣传教育,提高全员档案管理意识。2007年是《中华人民共和国档案法》颁布20周年,借此机会,着力加强档案法制宣传,不断强化档案法制观念,提高全员档案意识。
2、继续建立和完善各项档案管理制度,加快社保档案工作规范化进程。就社保档案存储的内容及范围、档案室的配套设备、档案室的管理、档案人员的职责、档案管理软件的开发与应用等做出详实的规定,逐步形成上下管理体制一致的社保档案管理体系。
3、加强业务培训,提高社保档案工作人员的业务能力。一支高素质的社保档案人员队伍,是提高社保档案管理水平的前提条件。因此,应注重采取措施加强社保档案工作业务培训:一是要求社保档案人员必须参加上级部门举办的档案业务培训;二是由市档案局的业务能手集中对现有社保档案人员进行档案法规、规范、标准等业务知识培训;三是组织社保档案人员到业务相同或相近的档案管理先进单位参观学习。
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