强化素质  科学管理 为社保工作提供优质高效服务
作者:管理员 2007-04-17 00:00:00 来源:
                 齐齐哈尔市劳动社会保险事业管理局

齐齐哈尔市劳动社会保险局下辖9个县(市)社保局,7个区社保分局(派出机构),内设机构10个。市、区、县社保局均有独立的档案室。
市社保局档案室始建于1986年,建筑面积由最初的10平方米发展到现在的20平方米,室内设有MD型移动式档案密集架5组,现有档案5大类3078卷。各直属单位、各县社保局档案重点以业务档案为主,分别为业务档案、文书档案、会计档案、精神文明档案,其中各直属单位年存档1450卷,各县社保局年存档1980卷。全局档案分为文书档案、业务档案、会计档案、计划统计档案,档案管理工作已走向正轨。根据2006年10月的上划省级管理的要求,全面实行了业务档案统一管理。市局档案部门暂定各直属单位、各县社保局业务档案均由本单位管理,定期对各单位档案管理情况进行检查、指导。根据《黑龙江省基本养老保险业务档案管理暂行办法》(黑社险发[2006]15号)要求,将业务档案归档范围分为10个环节,各业务环节文件材料“一环一档”的方式管理。
多年来,我局认真贯彻落实《档案法》、省委办公厅、省政府办公厅《关于进一步加强新时期全省档案工作的意见》(以下简称《意见》)及上级领导部门下发的文件精神,在认真组织学习和广泛开展宣传工作的同时,切实加强管理,大力制定措施,努力增加投入,积极强化基础建设,扎实有效地推进社会保险档案的科学管理工作,取得了较为突出的成绩。
一、认真学习,广泛宣传,增强做好档案管理工作的自觉性
我们通过认真学习,深刻认识到养老保险档案管理不仅具体地反映出社会保险经办机构的历史面貌,而且能全面真实地反映党和国家在社会保险方面的方针、政策。养老保险档案在具备一般档案共有的凭证作用的同时,还有宏观指导意义。为此,局领导高度重视养老保险档案的管理工作,始终将其作为头等大事来抓,特别是《黑龙江省基本养老保险业务档案管理暂行办法》(黑社险发[2006]15号)文件下发后,我们积极主动地开展了《意见》的贯彻落实。召开了主管领导和相关科室参加的协调会,具体研究如何将《意见》贯彻落实到社会保险档案管理中,如何使《意见》深入人心,如何使管理更加统一、高效。按照《意见》要求,结合我局实际,探索科学规范的制度,从而加快社会保险档案工作进程。同时,还认真组织市局各业务科室、各县(市)区相关人员认真学习《意见》。在此基础上,举办了由各县(市)区业务档案人员参加的业务档案管理培训班,邀请市局各业务科科长进行重点讲解,对业务档案的各个环节进行逐项分解,逐层分析。为确保对《意见》精神的领会和落实到工作中,我们组织市局相关部门对社保经办系统工作人员的档案学习情况进行专项考核,合格后才能上岗。通过学习,统一了思想,明确了任务,提高了履行《意见》的自觉性,业务人员在工作中能够按照《意见》的要求,指导社会保险档案管理工作。
二、转换观念,制定措施,推进社会保险档案科学化、规范化管理
随着改革不断深入和经济迅速发展,社会保险覆盖面逐渐扩大,参保人数、范围正向规模化方向发展,社会保险业务量和档案数量也在与日俱增。目前依靠手工操作的陈旧手段以及管理方式的不规范状态已远不适应改革发展的要求。为此,我们不断解放思想,转变观念,锐意改革,创新流程,从实际出发,大力加强和完善社会保险档案的科学化管理,使其尽快步入管理安全有序、操作规范、运转灵活、信息反馈高效的良性发展轨道。
(一)抓好规范基础原始资料管理。从办理参保手续开始,建立原始个人档案,在缴纳社会保险费、划拨个人账户、计算利息和调整缴费比例、缴费基数及养老金发放标准、办理保险关系转移和基金的转入转出手续等诸多环节中,都做到有章可循,并将所有规定要求保留的档案都纳入专业档案进行管理,使其成为今后支付社会保险待遇的重要依据。
(二)上下联动,环环紧扣,带动整个管理链条。档案管理工作是一项既繁杂又艰苦的工作,不仅需要档案管理人员具有政治素质、文化素质和业务素质,更要求主管档案工作的领导具有较强的业务能力。在纵向上,我局指派业务局长亲自抓,各直属单位、各县社保局主管业务的领导具体抓,形成了逐层分解,逐级落实的内部环境。在横向上,各单位档案管理员负责综合管理,单位内部各业务科室、综合科室负责日常管理,形成纵横交错的管理网络。全局形成了上下统一,环环相扣,齐心协力,抓管理的良好的氛围,有力地推动了管理上层次、上水平,推进了档案管理步入科学化、信息化轨道。
(三)注重日常管理,充分发挥档案利用价值,提高档案管理水平。在日常的管理、检查工作中,我们发现有的单位和部门,有压年归档、不按时归档等混乱现象,针对这些问题,我局建立了档案预警制度,每年年初下发通知,要求各单位做好档案立卷、归档等项工作,年中举办档案业务培训班,年末再进行综合检查,使各单位明确认识到档案的重要性,抓好档案业务,为社保工作提供可靠的原始数据。
(四)重检查指导,跟踪追击。为确保档案工作的科学管理,市局精心组织人员定期深入到各直属单位检查,指导档案管理工作,发现问题及时整改,年末进行综合考评、打分,并把档案管理工作同职工的切身利益结合起来,极大地调动了管理人员的积极性,有力的促进了档案管理工作的全面开展。
三、加大投入,改善环境,强化档案基础设施建设
我局积极改善工作环境,努力加强档案基础设施建设,在资金紧张的情况下,仍计划拿出一部分资金,购置先进的微机、打印机、干湿度表等设备,健全了防盗、防火、防虫等设施。在机型上力求做到省内统一,为下一步实现计算机联网及共享社会保险档案数据打下了坚实的基础。为把全系统社会保险档案工作纳入规范化管理,制定了科学及管理《细则》,并将社会保险档案存储的内容、范围、档案管理的配套设备、档案室的管理、档案管理人员的职责、档案管理软件的开发与应用等做出了详细的规定。2000年,我局即全力开展了档案管理升级工作,在市档案局的指导下,按照档案部门和社保上级部门的要求,对全局的档案进行了重新整理,积极查找不足,进行整改,为实现科学化、信息化、规范化打下了坚实的基础。
注意培养典型,以点带面,不断提高档案管理队伍素质。在档案业务指导中,我们发现一些单位尽管因领导重视,工作人员实干、苦干,取得了一些成绩,但工作方向不明确。为此,我们采取培养、运用典型示范的做法,发挥榜样的模范带头作用,取得了很大成效。所谓培养,即在调查研究的基础上,采取个别辅导、先行试点的办法,树立典型,以点带面,作示范辅导;所谓典型示范,即把不同类型、不同作法的典型经验,加以总结,使各单位在档案管理工作中学有目标、有方向,极大地提高了我局档案管理水平。目前,全系统档案管理全部达到省级标准,有4个单位普升为省级标兵单位,专业档案管理受到了上级部门的好评。
根据《黑龙江省基本养老保险业务档案管理暂行办法(黑社险发[2006]15号)》的文件精神,计划成立业务档案管理中心,设立专人进行统一管理,真正实现统一档案室、统一归档范围、统一管理方式,逐步形成上下管理一致的社会保险档案管理体系,实现社会保险档案的微机一体化管理。
几年来,我局的档案管理工作取得了一些成绩,但按省局的要求和兄弟市(地)相比,还有一定的差距。我们有决心通过这次会议,虚心学习,查找不足,取长补短,开拓进取,努力使我局的档案管理工作再上一个新台阶,更好地为社保工作服务,促进社会和谐建设。
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