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夯实基础  提升社保档案综合管理利用水平
作者:管理员 2007-04-17 00:00:00 来源:
                    哈尔滨市劳动和社会保障局

社保档案是记录参保人员自然状况、参保缴费记录、社保关系变动情况等一系列基础信息的重要文书材料,也是确定参保人员具有享受社会保险待遇资格的重要依据。做好社保档案的收集、管理和利用工作,既关系到参保职工的合法权益和切身利益,同时,也是劳动和社会保障工作不可或缺的一个重要组成部分。
几年来,在省、市档案局的悉心指导下,在省劳动保障厅的大力支持下,我局在社保档案综合管理利用方面进行了一些有益的尝试,在社保档案为社保工作大局服务方面取得了一定成效,借此机会向各位领导及同行们做一汇报,不当之处,敬请批评指正。    
一、加强领导,夯实基础,扎实做好社保档案管理工作
(一)我市社保档案基本情况
按照档案内容分类,我市社保档案大致分为文书档案、经费财务档案、基金财务档案、业务档案、科技档案、图片档案、声像档案等七大类。市劳动和社会保障局机关、市社会保险事业管理局、市机关事业社会保险局等单位,分别承担着档案管理职责。据不完全统计,截止2006年底,我市市级劳动保障机构共有档案专用库房11间,库房面积共约700平方米,档案密集柜93列,保存各类档案共105000卷。
(二)强化领导,档案基础管理水平得到提升
几年来,市劳动和社会保障局领导班子非常重视社保档案管理工作。成立了档案工作领导小组,负责对档案工作的指导和监督;将档案工作列为局重点工作目标,与目标考核挂钩;克服办公用房和资金紧张的困难,设置综合档案室,购置足够的密集柜、五节铁柜、档案盒、卷皮等专用装具以及灭火器、温湿度计、防鼠防虫药剂等;组建档案工作网络,配齐专兼职档案管理人员。每年由主管局长主持召开一次档案工作会议,总结和部署档案工作,要求全市各级劳动保障部门同档案行政管理部门加强沟通,虚心求教,保证社保档案工作日趋规范和完善。市机关事业社会保险局和市社会保险事业管理局先后被省档案局授予档案管理“省级达标”单位称号。
二、探索调研,以点带面,推进社保档案规范化管理
随着社会保险制度改革不断深入,社会保险政策逐步完善,市民的参保意识明显提高,参保人数直线上升。据统计,截止2006年底,全市社会养老保险参保人数111.32万人,社会医疗保险参保人数173.1万人,生育保险参保人数46万人,工伤保险参保人数55万人,与此相应的各类社会保险的审报、登记、征缴、续保补缴、关系转移,各险种保险金的核定、支付、发放等工作量也急剧增加,社保档案作为这些变动的真实记录,同时也是开展这些工作不可缺少的原始依据,其重要性越来越凸现出来。如果仅仅满足于按部就班的档案管理,势必难以适应日益繁重的社保业务工作需要。为此,局领导班子提出了社保档案规范化、制度化、信息化管理的课题。
(一)深入调研,找准社保档案管理工作差距
经过对全市社保档案特别是业务档案管理状况的调查研究,认真分析,梳理出了存在的主要问题:一是缺乏规范性。档案材料纸张样式不一,装订不规范,装具不达标。二是缺乏安全性。有的单位没有专门档案室,档案散置在有关业务科室的普通办公用房内,容易损坏丢失。三是未实现电子化。大量的原始纸质档案堆放在仓库中,相关信息未录入计算机系统,不便于快速准确地检索使用。四是难以满足参保单位和参保人员查阅需求。由于档案存量庞大,查阅人有时不能准确提供文件具体内容,短时间内无法准确调阅原始档案。五是硬件设施短缺,缺少足够的库房、资金不足,专用设备配备不齐等。
(二)学习借鉴,搞好试点,推进社保档案规范化管理
在市档案局的指导下,我局组织以社保局为核心的专门队伍两次赴上海社保局学习考察,借鉴兄弟城市社保档案管理的先进经验,结合我市实际,确定了先行试点,以点带面,全面推进全市社保档案规范化管理的总体思路。先后在市机关事业社会保险局和市社会保险事业管理局进行档案管理规范化和养老保险档案电子信息化试点。两局先后投入资金160余万元,用于档案管理软、硬件建设。其中,机关事业社会保险局购置了档案密集柜9列,6组30节铁皮卷柜,安装了相关软件及复印机、录像机、照相机、灭火器等设备。市社会保险事业管理局设置三百多平米的档案室、资料扫描加工室、资料整理室和档案查询室,购置了29个密集柜,9台计算机,2台柯达I260高速扫描仪等。和沈阳星云科技软件开发公司合作,开发《哈尔滨市社保局养老保险多媒体档案管理信息系统》软件,并招聘素质较高的电子档案管理人员,从2006年3月开始,投入大量时间和精力,将原有档案进行科学分类,细致做好页码打印、卷皮抄写等档案资料加工整理、档案资料检索数据录入、扫描、复核、装盒上架等项繁杂的工作,经过近9个月的加班加点工作,至11月中旬,共整理各类保险档案近7万件,并全部实现了归档材料信息电子化管理。
(三)整章建制,为社保档案规范化管理提供制度保障
要形成社保档案接收、整理、保管和利用规范化、制度化的有序格局,必须制订出既符合档案工作发展规律,又有社保档案特点的制度规定。为此,我们深入学习《档案法》、《黑龙江省档案管理条例》、《哈尔滨市档案管理办法》,借鉴兄弟省、市的经验,结合我市社保工作实际,经过充分调研,反复论证,制定下发了《关于加强企业流动职工档案管理工作的通知》、《哈尔滨市流动人员档案接收制度》、《档案查阅制度》、《档案保管制度》、《档案转出制度》、《档案保密制度》等,使社保档案工作有章可循,有法可依。从实际运行效果看,这些制度突出了哈尔滨的区域特点,具有较强的针对性和可操作性,为维护社保档案的历史面貌,保证社保档案的齐全完整提供了制度保障。
对试点单位的经验,我们进行了认真总结,并在区、县(市)劳动保障部门铺开,推进了全市社保档案规范化管理工作健康、有序、顺利地开展。
三、以人为本,做好社保档案信息利用
    档案保管的目的,在于方便查考利用,宗旨是搞好服务。我局找准档案工作为民服务的切入点,不断拓展服务领域。
(一)依托金保工程,扩大社保档案信息覆盖面
2006年投入2000余万元,开通金保工程电子信息服务网络。在现有档案数字化的基础上,依托网络技术实现档案信息跨区域多人共享。同时电子档案文件实行计算机脱机备份,适时更改动态数据,与纸质文件建立对应联系,确保档案数据齐全,准确和安全。据不完全统计,2006年共为8万余人次提供了档案信息查询服务,收到了较好的社会效益。
(二)养老保险电子档案实现充分利用
市社保局现有档案450盒,对应电子记录26.3万条。这些电子档案信息在实际工作中显现出明显的优势。一是符合档案信息电子化的发展要求,提高了工作效率。二是适应无纸化办公需求,发挥了网络技术优势。三是文档信息电子化备份安全可靠,防止了自然和人为丢失现象,节省了空间、人力和资金。四是信息可多次调用,且不必人工调档,只要点击鼠标即可实现相关信息网络共享。例如,某企业于2001年为某职工办理了养老保险封存手续,因当时未实行档案信息电子化,后来在职工前来查询相关档案时,费了很多周折。而2006年哈尔滨制氧机厂为210名职工办理养老保险封存手续,相关纸质档案同时制成电子档案,当厂方来查询相关情况时,工作人员只用3分钟就从微机里调取了有关数据。据不完全统计,自养老保险电子档案设置以来,共接受500多人次的查询,查阅效率大大提高。
(三)扬长避短,力争社保档案综合管理再上新台阶
几年来,由于我局高度重视社保档案综合管理利用工作,通过狠抓档案基础建设,在档案规范化管理、档案信息化建设等方面取得了一点成绩,但在实际工作中也看到了不足,与其他地市比我们还差得很远,如对档案工作重要性的认识还不十分到位,档案库房面积小,不能满足日益增长的档案存放实际需要,档案人员队伍不稳定等,都有待于在工作中加强。今后,我们将紧紧围绕构建大社保体系的需要,秉承社保档案工作服务于社保工作大局的理念,争取加大资金投入,继续探索和完善社保档案规范化、信息化管理利用的有效途径,更好地发挥社保档案在构建和谐哈尔滨,开创劳动和社会保障工作新局面中应有的作用。
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