创新方式  强化管理 充分发挥档案集中管理优势
作者:管理员 2007-04-17 00:00:00 来源:
                      伊春市社会保险事业管理局

企业离退休人员和一次性安置人员人事档案管理工作是社会保险工作重要的组成部分,是调整离退休人员待遇,为一次性安置人员办理退休手续的重要依据,也是养老保险很多业务工作的基础,作用举足轻重。为了强化档案管理工作,切实提高档案利用率,我局于2002年改革档案管理方式,变基层分散管理为市局集中统一管理,开创了我省离退休人员和一次性安置人员人事档案管理的先河。经过几年的发展,档案集中管理工作从无到有,从探索到完善,现已形成基础设施齐备、管理制度健全、运行机制科学、作用发挥明显的良好格局,有效地促进了社会保险工作的健康发展。现有库存离退休人员、一次性安置人员和业务档案共152,618卷。
一、突破传统,大胆创新档案管理模式
我局高度重视离退休人员和一次性安置人员档案管理工作,始终把档案管理工作作为社会保障体系建设的一项重要内容来抓。但由于在2002年之前档案管理工作一直由基层社保经办机构负责,市局在档案管理和使用方面仅限于指导和检查,缺少有力的监督和约束机制,从管理机制和运行情况上看,效果并不理想,存在着一些不尽如意的地方,导致档案的安全性和保密性相对较弱,容易出现人为方面的问题,不利于工作开展。为了切实维护档案的安全与完整,最大限度的提高档案的利用率,实现档案管理效能的最大化,经过前期的深入调查研究和反复的酝酿思考,局党组班子研究决定,打破常规管理方式,对全市离退休人员和一次性安置人员档案实行集中统一管理,并经请示市政府同意后,正式下发了文件,于2002年正式拉开了档案集中管理的帷幕。
二、完善设施,夯实档案管理工作基础
万事开头难。档案集中管理工作起步之初,可以用一个“难”字来形容,没钱、没设施,没人、没经验,所有的工作都是从零开始。但我们努力克服困难,积极创造条件,想方设法在档案管理的硬件和软件上下功夫、花力气,做到了设施完善,人员齐备,制度健全。一是基础设施建设投入大。建立档案库是首先需要解决的问题,为了筹措资金,我们积极争取市政府及相关部门的支持,于2001年投资60余万元建成了总面积150平方米,可容纳15万卷档案的两个标准化的档案库房,并配置了档案盒、档案架、空调等相关设备,在硬件上完全达到了档案管理的标准化水平,并正式投入使用。2005年养老保险实行省级统筹后,我们又投资40万元在新迁入的办公楼里建立了一个同等规模的档案库,并在原有基础上增加了监控设备,进一步提高了标准化管理水平。二是配齐配强工作人员。专门成立了档案管理科,配备专职档案员5名,科长1名,并指定1名副局长负责此项工作。同时,明确了岗位分工,落实了工作责任制。人员配备后,我们还派送他们到市委组织部学习人事档案管理的一系列程序和办法,有效提高了专业管理水平。三是管理制度健全。按照档案管理工作要求,我们结合经办机构工作实际,建立健全了各项档案管理制度,包括档案室工作职责、档案工作人员守则、档案材料收集补充制度、鉴别归档制度、保安与保护制度、提供利用制度、转递制度、保密制度、统计核对制度和档案库管理制度,并做到了制度上墙,确保了档案管理工作有章可循,有据可依,规范开展。
三、狠抓管理,大力推进档案管理“三化”建设
对于档案工作来说,管理是利用的前提。没有科学的管理,就谈不上有效的利用。档案集中管理以来,我们承担起了全市21个县(市)、区(局)所有离退休人员和一次性安置人员的档案管理工作,档案数量之多,管理难度之大,使我们的工作面临很大的挑战。尽管没有现成的经验可借鉴,但我们坚持稳抓稳打、摸索前行、步步为营的策略,不断推进档案管理“三化”建设,逐渐打开了工作局面。
一是规范化。档案实行集中管理后,面对基层每天移交上的数千份档案,我们积极克服人员少、时间紧、任务重等困难,统筹安排档案的移交和整理工作,在对移交上的档案进行逐一登记的基础上,在档案架上按单位进行合理分区,并按档案号依次上架。全科工作人员加班加点,利用半年时间完成了十五万卷档案的归档工作,同时,在档案的查询、装件、借阅、复印、转递、转出等环节都分别进行了登记造册,切实做到了规范化管理,为以后工作的顺利开展奠定了坚实的基础。
二是信息化。为了提高档案管理效果和工作效率,我局在各科室没有全面普及电脑之前,就为档案科配备了三台微机,并专门设计了档案信息化管理软件,为推进档案管理信息化建设创造了先决条件。我们应用软件对全市所有离退休人员人事档案中记载的基本信息全部录入微机,形成了纸质档案和电子档案并存共用的管理机制。同时,建立了科学的检索方式,可以按照参保单位、档案号、养老金数额、参加工作时间、出生时间等一系列索引项目,方便快捷地查询到需要的基础信息,做到了“收集齐全、编排有序、检索快捷、勤检常查”,实现了档案工作微机全程管理,使“死”档案变成了“活”信息,切实强化了管理效果。
三是安全化。档案实行集中管理后,硬件条件要比原来基层管理要好的多,“七防”工作也落实到了实处,档案管理的安全系数很高。更重要的是通过建立档案查阅监督机制,严把了档案查阅关。在档案查阅这个环节上,不允许任何个人和本局与档案业务无关的人员查阅档案内容,基层经办机构查档也是在档案员的监督下进行,任何人都无法私自涂改、添加、抽取、撤换档案材料。同时,为查档人员专门提供了一个阅档室,在方便查阅档案的同时,也有效维护了档案的安全性。由于管理机制的进一步科学化和规范化,档案的安全性、完整性和保密性得到了有效保证。
四、发挥优势,推进经办工作卓有成效地开展
养老保险档案集中管理最终目的是更好地利用,为领导决策和参保人服务,为此,我们在强化日常工作管理的同时,不断提高档案的利用率,把档案集中管理的优势转化为推动经办工作有效开展的有效保障。
一是增强了待遇调整和退休审批工作的准确性。由于档案集中管理切实加强了档案的完整性和严密性,去除了原有的很多弊病,为劳动部门审批退休和调整待遇提供了真实有效的原始档案材料。2006年9月,我局按照省厅统一要求,利用两个月时间全面开展了退休人员待遇调整工作,通过核对档案,重点对具有高学历、高级职称和工人技师以及退休时间早的退休人员进行了逐一的身份认定,做到了严格把关,一站完成,相对于档案在基层管理,切实增强了调待工作的准确性和时效性。确保了增资款及时准确地发到退休人员手中。在为一次性安置人员办理退休时,退休申报、审档、审批在市局都能够一次完成,在严把退休审批关口的同时,避免了基层搬运档案中的不安全因素。
二是增强了养老金拨付的准确性。养老保险实行市级筹前,由于机构改革,基层对未达到法定退休年龄人员实行了内退,但不能享受基本养老金。针对这一情况,我们对基层移交上的离退休人员档案进行了全面审查,对查出的未达到法定退休年龄的1,477名内退人员停发了养老金,一年可减少养老金支出700万元左右,有效维护了养老基金的正常运转。在养老金发放过程中,我们坚持以档案数量为依据,建立了档案库存数与领取养老金人数及数据库人数三方核对制度,做到了有档案才发养老金。特别是在养老金实行网上社会化发放之前,我们集中时间对库存档案数与当月领取养老金人员明细进行了逐一的实名核对,并将死亡档案及时退回基层经办机构保管,从而重新明确了养老金发放人数,切实做到了底数清、人数准,为养老金网上社会化发放提供了准确的数据,也有效堵塞了养老金冒领漏洞。
三是增强了信息数据的准确性。我市养老保险业务在“金保工程”网上上线运行后,发现录入数据库中的离退休人员基础信息普遍存在错项、缺项、重复、不规范等现象,为了切实完善基础数据,我们以档案记载情况为准,对录入的信息进行了及时修改完善。特别是从2006年8月开始,按照“残缺数据补齐、垃圾数据删除、重复数据并位”的原则,参照档案对数据库基础信息进行了全面彻底的清查和修改,切实提高了各项数据的真实性和准确性,实现了养老保险数据规范、统一,有力地促进了基金监督、综合查询、信息分析等服务系统的应用。
此外,在为实现再就业的一次性安置人员提供档案服务工作中,我们按照相关规定,免费为其进行档案材料复印,办理转递手续,开具证明,而且做到了半小时内办结,真正为一次性安置人员开通了“绿色通道”,提供了方便,缩短了办事时间,受到了再就业人员的一致好评。
五、总结经验,努力做好业务档案的归档工作
我局档案管理工作开展以来,一直承担着离退休人员和一次性安置人员人事档案管理工作,各种业务档案都由本科室自行保管,没有实行统一管理,也达不到专业化水平。省档案局、省劳动和社会保障厅《关于加强社会保险档案工作的意见》(黑档联发[2006]4号)和《黑龙江省基本养老保险业务档案管理暂行办法》下发后,我局于2006年6月启动了社会保险业务档案归档工作,并把此项工作作为推动全市社会保险基础工作上水平的重要契机,借鉴人事档案管理经验,较好地完成了业务归档工作。
为了达到归档后的档案整齐规范,我局投资4万元,为全市各经办机构统一购置了档案盒及其它装订设备。在对各险种材料进行广泛收集整理的基础上,以利于管理和查询为原则,按照业务种类和年度进行科学分类,编制目录,排列序号,统一装订,共归纳为3大门类11个方面572卷业务档案,并对长期和永久类别的业务档案统一分区上架,做到了归档材料齐全、完整、准确、系统。同时,建立了相应的电子档案目录,实行微机化管理。归档过程中,我们积极争取市档案局对我局业务档案归档工作的支持,多次进行现场指导,发现问题及时纠正,有力地促进了归档工作的顺利开展。
几年来,我局档案集中管理工作经历了建立、摸索、发展、完善的过程,档案管理水平不断提高,为推动全市养老保险工作有效开展起到了不可替代的作用,也取得了一定成绩。2005年7月,我局被省档案局授予“省级标兵”的荣誉称号,2006年省档案局来我局检查指导档案工作时给予了高度评价。尽管我们取得了上述成绩,但还存在一些不尽如意的地方。在今后的工作,我们会不断总结经验,查找不足,继续发挥档案集中管理的优势,为社会保险事业做出新的更大的贡献。
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