社保档案是企业离退休人员的“守护神” ----伊春市社会保险事业管理局集中管理档案工作纪实
作者:管理员 2007-05-25 00:00:00 来源:
发布时间:2005-05-25
 
    企业离退休和一次性安置人员的档案管理是社会保险工作的重要组成部分。为了强化其管理,提高它的利用率,从2002年起,伊春市社会保险事业管理局从改革档案管理方式入手,变基层分散管理为市局集中管理,开创了黑龙江省离退休人员和一次性安置人员档案管理的先河。经过几年的发展,这个局的档案工作已形成基础设施齐备、管理制度健全、运行机制科学、作用发挥明显的良好格局,有效地促进了社会保险工作的健康发展。
 
    一、突破传统,创新档案管理模式
 
   2002年前,这个局的档案管理工作一直由基层社保经办机构负责,市局仅限于指导和检查,缺少有力的监督和约束机制。为了切实维护档案的安全与完整,最大限度地提高档案利用率,实现档案管理效能的最大化,在深入调查研究和反复酝酿思考的基础上,局党组班子研究决定,采用突破常规管理方式,对全市离退休人员和一次性安置人员的档案实行集中统一管理。经请示市政府同意后,于2002年底向全市各县(市)区(局)下发了文件,派出业务人员进行指导,从而拉开了社保档案集中管理的帷幕。
 
    二、完善设施,夯实档案管理基础
 
    社保档案集中管理之初,没人、没钱、没经验,一切工作都从零开始。他们克服困难,创造条件,想方设法在档案管理的硬件和软件上下功夫。
 
    一是加大基础设施建设投入。于2003年筹措资金60万余元建成了150平方米、可容纳10万卷档案的标准化档案库房,并配置了档案盒、档案架、空调等相关设备。 2005年,养老保险实行省级统筹后,又投资40万元建立了一个同等规模的档案库,并在原有基础上增加了密集架和监控设备。
 
   二是配齐配强档案工作人员。专门成立了档案科,配备科长1名,专职档案员5名,并指定1名副局长主管此项工作。同时,还把档案人员送到市档案局学习档案管理有关办法,提高了专业技术水平。
 
    三是建立健全管理制度按照档案工作的要求,结合经办机构工作实际,建立健全了档案科工作职责、档案人员守则、档案收集整理、归档鉴定、安全保护、提供利用、转递保密、统计核对、库房管理等制度,并做到了制度上墙,确保了档案管理工作有章可循,有据可依,规范运行。
 
    三、强化管理,推进“三化”建设步伐
 
    社保档案集中管理后,这个局承担起了全市21个县(市)、区(局)所有离退休人员和一次性安置人员152,618卷档案管理的工作。数量之多,管理难度之大,给工作带来了挑战。尽管没有现成的经验可借鉴,但是他们坚持稳抓稳打、摸索前行、步步为营的策略,推进了档案管理“三化”建设的步伐。
 
    一是规范化。面对基层移交上来的几十万卷档案,他们克服人员少、时间紧、任务重等困难,发扬连续作战的作风,加班加点工作。从规范管理入手,对移交上的档案逐一进行了登记造册;在档案架上按单位进行了合理分区,按档案号依次上架排列,仅用半年时间就完成了15万多卷档案的规范化管理工作。
 
    二是信息化。为了提高社保档案管理的工作效率,该局在其他科室没有装备电脑之前,优先为档案科配备了三台微机,并专门设计了档案信息化管理软件。他们应用软件对全市企业所有离退休人员档案中记载的基本信息全部录入微机,形成了纸质档案和电子档案并存共用的管理机制。同时,建立了科学的检索方式。档案人员可以按照参保单位、档案编号、养老金数额、出生年月、参加工作时间等一系列索引项目,方便快捷地查询到需要的基础信息,做到了收集齐全、编排有序、检索快捷,实现了档案工作微机全程管理,使“死”档案变成了“活”信息。
 
    三是安全化。实行集中管理后,档案工作的硬件条件远远好于原来在基层的管理,“七防”工作落实到了实处,提高了档案管理的安全系数。更重要的是,通过建立档案查阅监督机制,设立专门阅档室,严把了档案查阅关。他们不允许任何个人和本局与档案业务无关的人员查阅档案内容,基层经办机构查档也必须是在档案员的监督下进行,任何人都无法私自涂改、添加、抽取、撤换档案材料,有效维护了档案的安全性。
 
    四、发挥优势,推进工作有效开展
 
    档案集中管理最终目的是为领导决策服务和更好地为参保人员提供利用。为此,他们在强化日常工作管理的同时,不断提高档案的利用率,把档案集中管理的优势转化为推动经办工作有效开展的保障上来。
 
    一是增强了待遇调整和退休审批工作的准确性。通过档案集中管理,为劳动部门审批退休和调整待遇提供了真实有效的原始档案材料,加强了档案的完整性和严密性,除去了原有的很多弊端。2006年9月至今,这个局按照省厅统一要求,利用半年多时间全面开展了退休人员待遇调整的工作,先后把15万多的档案查阅了三遍达40多万次。通过核对档案,对具有高学历、高级职称和工人技师以及退休时间早的退休人员进行了逐一的身份认定,做到了严格把关,一站完成。与档案在基层管理相比,大大提高了调待工作的准确性和时效性,确保了增资款及时准确地发到退休人员手中。
 
    二是增强了养老金拨付的准确性。在机构改革中,基层单位对未达到法定退休年龄人员实行了内退。针对这些人员能否享受市级统筹基本养老金待遇的问题,他们依据档案对基层离退休人员进行了全面审查。对查出来未达到法定退休年龄的1,477名内退人员停发了养老金,一年可减少养老金支出700万元左右,有效维护了养老基金的正常运转。在养老金发放过程中,他们坚持以档案数量为依据,建立了档案库存数与领取养老金人数及数据库人数三方核对制度,做到了有档案才发养老金。特别是在养老金实行网上社会化发放之前,他们集中时间对库存档案数与当月领取养老金人员明细进行了逐一的实名核对,并将死亡档案及时退回基层经办机构保管,重新明确了养老金发放的人数,切实做到了底数清、人数准,为养老金网上社会化发放提供了准确数据,有效地堵塞了养老金冒领的漏洞。
 
    三是增强了信息数据的准确性。市养老保险业务在“金保工程”网上线运行后,他们发现录入数据库中的离退休人员基础信息普遍存在错项、缺项、重复、不规范等现象。为切实完善基础数据,该局以档案记载的情况为准,对录入的信息及时修改完善。特别是从2006年8月开始,他们按照“残缺数据补齐、垃圾数据删除、重复数据并位”的原则,参照15万卷档案对数据库基础信息进行了全面彻底的清查和修改。切实提高了各项数据的真实性和准确性,实现了养老保险数据规范、统一,有力地促进了基金监督、综合查询、信息分析等服务系统的应用。
 
    几年来,这个局的档案管理在为推动全市养老保险工作中起到了不可替代的作用,维护了15万企业离退休人员和一次性安置人员的切身利益。近日,黑龙江省档案局召开了全省社保档案工作经验现场交流会,推广了他们的典型经验。他们的工作同时也受到社会各界的一致好评,百姓纷纷称赞:社保档案真是企业离退休人员和一次性安置人员的“守护神”。
 
 
 
稿源:伊春市档案局
(作者:伊春市档案局副局长张守成)
摘编:黑龙江省档案信息网
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