守望梦想 历久弥新
——中国银行档案工作发展侧记
作者:管理员 2017-03-22 15:20:40 来源:中国档案资讯网

编者按

  中国银行是我国唯一连续经营超过百年的银行。它的建行史可以追溯至1912年2月5日,彼时的中国处于辛亥革命爆发后的腥风血雨之中,中国银行怀揣“以中国之银,供中国之用”的梦想而生,历经一个多世纪的风雨洗礼,成为中国金融业在近现代发展的缩影。2012年2月5日,在中国银行成立100周年大会上,时任国务院副总理李克强指出,“百年老店来之不易”,“铸就百年品牌也是一个国家繁荣昌盛有说服力的名片”。

  在中国银行成立105周年之际,记者走进中国银行位于北京西单繁华商业街的总部,探访档案工作记录企业百年历史、服务银行业务发展创新的源动力。

百年老店历久弥新 留住企业的根与魂

  中国银行(以下简称“中行”)历史悠久,文化积淀深厚,打造与企业百年历史相匹配的档案馆馆藏是中行档案人一直努力奋斗的目标。中行的历史档案主要包括两个部分:1912年至1949年的民国档案,保存在中国第二历史档案馆;1949年至1979年在中国人民银行国外业务局形成的档案,现存于中国人民银行档案处。为了填补1912年至1979年近70年间无实体档案的空白,续齐档案全宗,他们与中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、近代史研究所开展合作,复制征集到一批珍贵历史照片,对中国第二历史档案馆2.3万余卷民国时期的中行档案全宗经过筛选并进行数字化扫描,制成光盘743张,同时编撰了《中国银行历史人物传》等8本史料汇编。除了加大对传统档案的收集开发力度,他们还对了解行史的老同志、重要历史事件的亲历者进行访谈,采集音像资料并整理形成文字资料。口述历史与传统载体档案形成有益补充,通过抢救性的收集,挖掘出许多弥足珍贵的史料,为研究行史行情、讲好企业文化故事奠定了坚实的档案资料基础。

  他们还充分借助“百年行庆”纪念活动这一重大契机,开展大规模的资料和实物征集活动,以及编研开发工作。为将行史馆打造成宣传中行的窗口,总行档案人员配合行史陈列展的布展,将相关档案资料按照编年体排序进行内容梳理,为展览筹备人员提供图文并茂的脚本,系统整理出8个专题档案史料汇编,收录老照片等900件。在行庆活动结束后,及时收集百年行庆小组形成的各类文件资料,在丰富馆藏中留下浓墨重彩的一笔。为了更好地展示企业形象,他们还不失时机地编辑了《百年中行》画册;为凤凰卫视拍摄的5集纪录片《世纪荣光》提供档案信息服务;配合抗战胜利70周年,汇编出版了《忠诚——献给中国银行总行抗战老战士》画册;最近,根据银监会的统一安排,他们正在编辑有关国有银行股改历程的书籍。

优化资源统筹配置 集约管理成效显著

  随着银行业务的快速发展,产生的各类档案数量激增,导致档案库容紧张,管理和存储成本增加,加之档案管理架构不科学,管理流程不顺畅,档案信息系统布局分散,信息共享度不佳等问题凸显,成为制约档案工作与银行各项业务同步发展的“瓶颈”。因此,在充分调研的基础上,他们创新管理机制,适时提出档案集约化管理并面向全行出台了《档案集约化管理指导意见》。推进集约化管理,就是要充分发挥档案集中化、专业化、精细化的管理优势,理顺流程,降低成本,加强内控,从而达到为业务一线和基层单位减负,提高管理效能的目的。

  作为全国金融系统中首家实行档案垂直管理模式的银行,境内中国银行各档案管理层级扁平化,采取集约化方式开展档案工作能有效缩短管理链条,防控风险,最大限度地规范工作,提高工作效率。在具体操作上,总行没有采取“一刀切”的强制方式,而是因地制宜,分步实施,鼓励一级分行、二级分行积极探索个性化的实施方案。比如,中行江苏省分行根据“一个城市一个档案中心”的规划目标打造了档案管理中心,档案库房从19处集中到1处,专兼职档案人员从26人压缩至11人,同时坚持到期档案定时鉴定销毁,不仅盘活了库容,档案资源也得到进一步优化。江苏省分行的经验做法在全国起到了引领示范效应,集约化管理的方向也得到国家档案局的高度认可,以及业内同行的纷纷效仿。目前,各家分行集约化管理档案的工作正在总行的持续推动下有条不紊地开展。

紧盯主营金融业务 凭借优质服务取胜

  在市场多元、竞争日益加剧的背景下,档案作为企业的无形资产和战略信息资源,对于企业提高竞争力、打造专属文化品牌具有重要意义。近年来,中国银行一直将“做最好的银行”作为追求,而“最好银行”是由不同好的部分构成的,其档案管理水平的高低是衡量和检验中国银行成为最好银行的标准之一。

  长期以来,档案工作始终抓住“为业务一线服务、为客户服务”这一主线,不断提高档案服务水平。总行办公室档案管理团队先后联合业务部门制修订了《信用卡档案管理办法》《会计档案管理办法》及《操作规程》《金融机构资产业务档案管理办法》《公司类授信档案管理办法》《信息科技档案管理办法》等一系列规章,为各类金融业务档案管理提供了规范统一的制度遵循,并定期对总行授信、会计、信息科技业务部门的分档案室进行监督、指导、检查。

  档案利用是档案保管的最终目标,银行系统日常业务运转中会产生数量巨大的票据档案,看似普通的一纸凭证往往关系到数额巨大的债权债务。比如,广东省分行利用档案解决租赁合同纠纷,为银行挽回了12亿元损失;四川省分行2015年利用档案资料配合销账工作,全辖核销呆账26笔,本息合计1.51亿元,该行还利用授信档案对某家企业从事不良授信业务的相关人员追责,并在规定时限内完成债权申报材料报送,最终化解不良资产达23亿元之多,有效维护了中行的债权权益,合理规避了风险。

  除了日常利用外,总行档案部门还积极配合审计核算、法律诉讼、IT蓝图建设、编史修志、宣传布展等工作,提供优质高效的查档调阅服务。现如今,每一位员工无须离开工位,轻点鼠标即可查询到所需档案信息,现代化高效的利用方式正在使档案查询利用真正融入日常各项业务中,档案服务和档案意识正以一种“润物细无声”的方式深入人心。

  “做最好的银行,担当社会责任”不仅是中行服务社会、服务客户的宗旨,还是每名中行人执着的梦想,更是中行档案人不倦的职业追求。面对新的时代要求和现实挑战,中行档案人将继续围绕本行战略发展目标,不忘初心、继续前行,力争使档案工作不断提质增效,为中国银行的基业长青做出更大贡献。

    原载于《中国档案报》2017年2月6日 总第3024期 第三版

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