《黑龙江省〈归档文件整理规则〉实施细则》解读
作者:档案馆编辑 2017-10-09 15:57:22 来源:

  国家档案局2015年颁布了《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015), 为更好地贯彻落实,2017年9月28日,黑龙江省档案局颁布了《黑龙江省<归档文件整理规则>实施细则》,要求全省各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织遵照执行。为了帮助各级档案部门理解和掌握,更有针对性地开展文书档案整理工作,现对《实施细则》作如下解读。

  一、《实施细则》制定过程与内容

  为规范归档文件的整理方法,加强档案基础业务建设,提高全省档案工作标准化、规范化、信息化水平,更好地开发利用档案信息资源,省档案局立足于全省档案整理工作实际,在充分调研和广泛征求社会各方面意见的基础上,反复研究修改而成。

  《实施细则》共7章26条,分为总则、术语和定义、整理原则、整理的一般要求、纸质归档文件的其他整理要求、归档电子文件的整理要求、附则7个部分。

   二、《实施细则》主要内容和特点

  (一)规范整理强化执行力

  为明确规范性整理的具体要求和质量,《实施细则》对整理要求进行了详细的规范,是我省各级档案行政管理部门进行业务指导的依据。《实施细则》第二条规定:“本细则适用于黑龙江省各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理,其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的,从其规定。”这一规定明确了三层含义:一是凡纳入我省各级国家综合档案馆接收指导范围的单位,必须按照《实施细则》整理文书档案;二是其他门类档案可以参照本细则进行整理;三是法律法规和效力高于本细则的规范性文件对归档文件整理有特别规定的按特殊规定执行。

  (二)前端把控提高质量

  《实施细则》第八条规定:“归档文件收集应齐全完整,保管期限划分应客观准确。各立档单位按照国家档案局的相关要求,结合本单位职能和各部门工作实际,及时修订完善本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表,并报送同级档案行政管理部门审查同意后执行。”这一规定一是要求各立档单位认真执行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号),归档文件收集应齐全完整,保管期限划分客观准确。为此,各立档单位要结合实际,重新修改完善本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表,按规定报审备案并严格执行。二是各立档单位依照本单位文件材料归档范围开展档案收集工作,将归档端口前移,具体落实相关部门、岗位的归档责任,把控机关档案工作的源头,保证归档文件材料的齐全完整、真实可靠和及时有效,以达到提高归档工作效率和质量的目的。三是各立档单位还应结合本单位的情况,制定更具体、更完善的收集归档制度,使收集归档范围合规可行,归档方法和要求明确,便于遵照执行。 

  (三)注重实用性和操作性

  《实施细则》在国家档案局颁布的《归档文件整理规则》基础上,从“简化整理、深化检索”的原则出发,进一步强调了以件为单位的整理方法,尤其是规范了档号的编制方法,并重点细化了归档文件目录项目设置、逐件编目和著录的具体要求,详细规定了文书档案装订、装盒方法,并在附录中以具体示例直观展现了归档章、归档文件目录、档案盒和备考表的式样。这些规定明确了归档文件整理方法和要求,便于基层归档文件整理者理解掌握和使用《实施细则》,有利于文件整理标准的统一。

  三、《实施细则》着重明确了归档文件整理要求

  (一)归档文件整理流程

  归档文件整理工作是公文处理的最后一个环节,也是档案管理工作的开始。《实施细则》第三条指出:“本细则所称归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应当作为文书档案保存的文件材料,包括纸质和电子文件材料。”归档文件整理是以“自然件”为单位进行整理。《实施细则》第十三条到第十七条详细规定了纸质归档文件和电子文件的组件、分类、排列、编号等一系列具体整理方法。第十八条到第二十二条规定了纸质归档文件整理还包括修整、装订、编页、装盒、排架等流程。第二十三条规定了电子文件整理包括格式转化、元数据收集、归档数据包组织、存储等内容,明确归档电子文件整理中格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等按照有关已有规范和标准执行。这些规范有利于提高归档文件的整理质量。

  (二)科学组件、分类。对归档文件进行科学合理的组件、分类,不但能有效揭示归档文件之间的内在联系,使全宗成为一个有机整体,便于系统提供利用,而且对归档文件排列、编目、排架等都有着重要意义。《实施细则》第十三条规定:组件即件的组织,包括件的构成、件内排序方法;第十四条规定“立档单位应对归档文件进行科学分类,同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。归档文件分类方案一般采用年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)等方法进行三级分类。规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)分类的立档单位,采取年度—保管期限的方法进行两级分类。”采取两级还是三级分类,由立档单位根据本单位内设机构多少和归档文件数量自行决定,立档单位分类方法确定之后,务必保持每年分类方法一致,不得随意变更。

  (三)明确档号结构。档号是在文件整理过程中赋予其体现归档文件类别、排列顺序的一组字符代码,是归档文件的“身份证”。编制档号是对档案进行规范化整理的基本要求。为归档文件确定档号,既是档案管理的需要,也是适应档案信息化建设,实现档案数据资源开发利用的需要。《实施细则》第十六条明确规定:“档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。档号的结构为:全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构(问题)代码-件号。”如,黑龙江省××厅(全宗号J044)2017年度办公室类(BGS)永久保管(Y)文书档案(WS)第一件的档号为“J044-WS·2017-Y-BGS-0001”。纳入国家综合档案馆进馆范围的机关、团体、企事业单位和其他社会团体的全宗号由国家综合档案馆给定。其中全宗号中的全宗属性代码,是全宗号的组成部分,如属于黑龙江省档案馆收集范围的各立档单位建国后档案,其全宗属性代码均使用“J”。档案盒、归档文件目录、归档章上的全宗号应填写一致。未纳入或暂未纳入国家综合档案馆进馆范围单位的全宗号可暂空。

  (四)确定归档章项目。归档章是纸质文件材料归档的标志,具有重要作用。《实施细则》规定的归档章,设置了全宗号、年度、机构(问题)、保管期限、件号、页数等6个项目,其中机构(问题)为选择项目,由立档单位按照本单位档案分类方案设置归档章项目。其中“页数”项为新增内容,便于档案的整理与利用。归档章应在归档文件首页上端居中的空白位置加盖,并填写相关内容,使用符合档案保护要求的字迹材料填写归档章项目。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。其式样在《实施细则》的附录中有相关式样作为参考。

  (五)强化编目力度。编目即编制归档文件目录,是归档文件整理工作的重要内容之一,也是其他各种编目工作的起点和基础,是归档文件的“户口簿”,依据分类方案和档号顺序编制归档文件纸质和电子目录,即按照分类排列的结果,逐类、逐件编制,系统、全面地揭示归档文件的全貌。《实施细则》第十七条明确规定:“归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细,便于检索。归档文件应逐件编目。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。”归档文件目录各个项目的信息要按照规定规范著录。同时要求同一立档单位的归档文件目录格式应保持统一,不能随意更改。归档文件目录采用横向设置,推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。归档文件目录封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构(问题),其中全宗名称即立档单位名称。归档文件目录可以按年度装订成册,也可每年区分保管期限装订成册。其式样在《实施细则》的附录中有参考式样。

  (六)统一修整、装订要求。《实施细则》第十八条规定:“归档文件装订前,应对不符合要求的文件材料进行修整。”对已破损的

文件,按照有关规定进行修裱,去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。《实施细则》第十八条规定:“归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便,做到文件不损页、不倒页、不压字,装订后文件平整。”我省统一要求凡移交进馆永久保管或定期30年保管的归档文件,应选择使用不锈钢订书钉、“三孔一线”等装订方式。页数较少的,使用不锈钢订书钉;页数较多的,建议使用三孔一线装订法。装订材料应满足归档文件长期保存的需要,不得使用不锈钢夹、燕尾夹、胶管打孔、胶水粘贴、胶装或封套等装订方式,避免对档案产生不安全因素。定期10年保管期限的归档文件可采用不锈钢订书钉、线装或不锈钢夹、封套装订。

  (七)提出编页要求。归档文件编页,可以固定件内文件排序,是归档文件整理的重要步骤。页码与页数相配合,能够对归档文件起到统计监督作用,便于档案实体的安全管理。《实施细则》第二十条规定:“纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。页码应逐页编制,宜使用黑色铅笔分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。文件材料已印制成册并编有页码的,拟编制页码与文件原有页码相同的,可以保持原有页码不变。”

  (八)规定装盒要求。《实施细则》对档案盒封面和脊背项目作出要求,其第二十一条规定:“将归档文件目录和归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构(问题)、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。档案盒封面应标明全宗名称。在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项。”重点强调档案盒不再保留室编、馆编件号,改为起止件号。采用两级分类方案的,机构(问题)项空置不填。归档文件目录和备考表分别置于盒内文件前、后,备考表项目要求填写盒内归档文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期等。《实施细则》对档案盒的制作材料、外形尺寸及样式进行了规定。要求档案移交进馆单位,在移交前,可暂用黑色铅笔填写盒号,在进馆时同级档案馆再按进馆要求调整盒号。

  (九)归档电子文件整理。归档案电子文件的整理应按照《数字档案室建设指南》(2014年)、《电子文件归档与管理规范》等标准要求执行,电子文件与纸质文件整理应保持一致。

  四、《实施细则》的贯彻实施

  《实施细则》第二十六条规定自2017年9月28日起施行。各立档单位2018年上半年整理的、从2017年起形成的纸质和电子归档文件材料,要按照《实施细则》执行,避免出现标准应用混乱现象。各级档案行政管理部门要及时做好对《实施细则》的宣贯培训,加强执法监督指导,确保《实施细则》及时、规范贯彻实施。

 

 

 

 

                                   黑龙江省档案局馆室处

                                      2017年11月    

 











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