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黑龙江省档案局关于加强电子公文归档与管理的几点意见
作者:管理员 2017-12-22 00:00:00 来源:

黑档发〔2003〕60号

 

 

各市、地、县档案局,省农垦总局、森工总局、哈尔滨铁路局、省(中)直各单位、在哈大专院校档案部门:

    为保证电子公文的完整与安全,加强电子公文的归档与管理,依据国家档案局8号令《电子公文归档管理暂行办法》和国家标准《电子文件归档与管理规范》精神,现就加强电子公文归档与管理工作提出如下意见:

    一、加强对电子公文归档与管理的领导。电子公文和其他类型载体公文一样,是机关工作活动真实的历史记录,也是党和国家重要的历史文化财富。各级机关单位一定要提高认识,加强领导,确保在公务活动中形成的,具有保存价值的电子公文按要求归档保存,并由机关档案部门集中统一管理,为党和国家积累历史文化财富。各级党政机关要把电子公文归档纳入本机关文书处理程序、归档制度、有关管理制度和有关人员的职责范围,明确电子公文收集积累、归档、整理、鉴定、检验、移交的有关要求和质量保证措施。同时,也要明确电子公文的形成、承办、归档工作由电子公文形成部门负责,并指定人员负责电子公文的收集、积累、登记、鉴定、检测、归档、移交的具体工作,机关档案部门负责指导监督工作。

    二、明确电子公文归档与管理的基本要求。2003年以后形成的电子公文应在办理完毕后即向机关档案部门移交归档,特殊情况也可与纸质公文一并移交归档。归档的电子公文一式三套,如同时存在相应的纸质公文或其他载体形式的公文时,在内容、相关说明及描述上应保持一致。归档的三套电子公文,一套在机关档案部门保管,一套在机关内提供利用,另一套于每年4月底前移交同级档案馆保存。电子公文归档范围、保管期限参照国家关于纸质公文材料归档范围和保管期限的有关规定执行,电子公文的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致,并应在机读目录上逐件标明保管期限标识。归档完毕,电子公文形成部门应将存有归档前的电子公文保存至少1年。

    三、机关档案部门必须全程介入电子公文的管理与监控。由于电子公文不同于纸质公文的特殊性,为保证电子公文的真实性、完整性和有效性,机关档案部门必须在电子公文形成过程中及运行过程中提前介入,对电子公文的形成、收集、积累、登记、鉴定、检验、整理、移交归档实行全过程管理与监控。一方面,要认真贯彻实施《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》,按照办法和标准要求,监督电子公文形成部门建立相应的规范、制度和工作程序以及相应的技术措施,特别是元数据的编制,以确保电子公文的产生、处理过程符合规范;另一方面,要按照机关档案管理部门的职责,承担电子公文归档的监督指导任务,确保机关单位形成的有价值的电子公文集中统一管理。

    四、必须保证电子公文的真实性、完整性和有效性。电子公文形成部门必须从电子公文形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记,如各类责任者、各类操作者以及电子公文传递、交接过程中的其他标识,以保证电子公文的产生、处理过程符合规范。同时,电子公文形成部门也必须对电子公文操作者的备份识别与权限控制,背景信息和元数据,以及电子印章、数字签署等采取可靠的安全防护措施。为保证电子公文的凭证作用,对只有电子签章的电子公文,归档时应附具有法律效力的非电子签章。

具有永久和长期保存价值的文本或图形形式的电子公文,为保证其真实性、完整性和有效性,如没有纸质等拷贝件,必须制成纸质公文或缩微品。归档时,应同时向机关档案室移交公文的电子版本、纸质版本或缩微品。打印电子公文纸质版本时应使用激光打印机。

具有短期保存价值的文本或图形形式的电子公文,一般情况,也应制成纸质公文或缩微品,一并归档。短期公文制成缩微品后,原则上可以不再保存纸质公文。

    五、必须保证电子公文的有效利用。由于电子公文只能在电子计算机上被识别、处理、存储和传输,因此,一定要保证电子公文的可读性。一是电子公文形成部门要按档案管理要求的格式将电子公文存储到符合档案保管要求的脱机载体上,一般应为只读光盘、一次写光盘、磁盘、可擦写光盘、硬磁盘,不允许用软磁盘作为归档电子公文保存的载体,刻录CD-R光盘时,也不宜采用绿色CD-R盘片。二是各机关单位每年都必须对电子公文的读取、设备的软硬件进行一次检查,确保库存电子公文载体与设备的兼容性,如不兼容,必须进行归档电子公文的载体转换工作。机关档案部门对室存归档电子公文的磁性载体每2年、光盘每4年进行一次10%的抽样机读检验,磁性载体的电子公文,每4年转存一次。三是为保证机关档案部门保存的电子公文向各级综合档案馆移交后的有效利用,机关单位使用的档案管理软件必须和同级档案馆保持一致,并随着同级档案馆软件的更新而更新。特别是已经实现了办公自动化的各级党政机关,归档的电子公文必须和同级档案馆在电子公文的登记、著录、管理的标准化上保持一致。由于多数党政机关的OA只能管理本单位文书档案中的文字公文,没有图像公文、图形公文、影像公文、声音公文和多媒体公文的管理功能,也没有其它档案门类如会计、科技、声像、专业档案等方面的管理功能,同时,除查询外,也不具有其它档案基础业务,如档案整理鉴定、统计和登记、编目、利用方面的功能等等,使机关单位办公自动化和档案管理脱节,即影响档案工作的标准化、现代化和科学化建设,也影响了机关办公自动化的发展。因此,机关单位在办公自动化设计中,一定要考虑到档案管理的需要。已经完成了办公自动化的机关单位,要按照国家档案局6号令《电子公文归档管理暂行办法》和国家标准《电子文件归档与管理规范》以及同级档案馆的要求,对归档与档案管理部分重新设计,如不可能,则必须使用与同级档案馆使用的软件能够兼容的相对统一、符合规范的档案管理软件,以保证电子档案的可读性和有效利用。

    六、加强队伍建设。电子公文和电子档案的出现,对机关档案工作人员素质提出了更高的要求。各机关单位一定要加强机关档案队伍建设,一是要加强电子公文归档与管理以及计算机知识培训,提高档案工作人员现代化素质和能力,适应电子公文归档与管理的要求。二是要根据电子公文归档与管理的需要,选聘一些既具有计算机知识也具有档案管理专业知识的人才,充实机关档案干部队伍。各级档案部门要根据电子公文归档与管理的实际情况,加大培训工作力度,努力提高机关档案业务人员现代化管理知识,适应现代化管理的需要。

 

 

                                  二○○三年十一月三日

 












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