《黑龙江档案》2017年第1期:高校档案管理采用条形码技术研究
作者:档案馆编辑 2018-01-18 09:26:42 来源:

摘   要:本文从国内外档案管理采用条形码技术的现状分析和发展趋势、高校档案管理采用条形码技术,需掌握的内容和步骤、采用条形码技术档案管理方法、新型档案管理方法应用的体会四个方面,就高校档案管理采用条形码技术进行研究。

关键词:高校档案  条形码  技术研究

    一、国内外档案管理采用条形码技术的现状分析和发展趋势

    采用条形码技术来制作档案的档号,在国外一些档案馆已有成功先例。国内部分行业档案馆,由于档号的结构比较简单,也采用了条形码来制作档案的档号。如,广东个别市的城建档案馆。但我们调查得知,广东省的全部高校,乃至全国大部分的高校,由于档号的结构比较复杂,还没有使用条形码这一先进技术来编制档案的档号。条形码技术作为一种用计算机来编码的办法,本身具有的高效率优点,将来会逐步推广应用到整个档案馆,大大提高档案工作的效率。

    二、高校档案管理采用条形码技术,需掌握的内容和步骤

    条形码技术运用深层次研究条形码的编码规则,掌握条形码的制作技术和要求,将“年度”“类别”“保管期限”和“件号”等单个数据字段提取出来,并建立“档号”这一组合数据库字段,将档号编译成一维的条形码。并打印出来粘贴到文件与档案左上角。

    根据目前广东体育职业技术学院采用条形码技术的经验,相对于传统的档案档号编制办法而言,采用条形码来管理高校档案档号,具有以下几点优点:

    (一)采用条形码技术来编制高校档案“档号”的效率明显高于传统的编制办法。在广东省高校所采用条形码技术有三种办法:第一种盖上预先刻好的“档号章”再手工往空白格内填上相应的档号的办法,虽然简单,由于采用手工填写,效率明显偏低;第二种采用类似于财务或邮局的“日期章”的“档号章”的办法,虽然解决了档案手工填写字迹潦草的问题,但每盖一次,都要手工调一次,效率也明显不高;第三种将要编的档号用电子表格制作并打印出来,然后再将其一一裁成小纸条,再用胶水将它粘贴在相应的档案上角。这种做法编好的档号相对美观,但纸条的裁剪和粘贴,工序比较繁杂,效率更不高。

    (二)采用条形码技术来编制高校档案“档号”,档号的外观比用传统的办法既简易又美观。目前广东省高校所采用的三种办法的来看:第一种盖上预先刻好的“档号章”再手工往空白格内填上相应的档号的办法,例如档案工作人员的书写不规范,所填写的档号字迹潦草,也有时难以辨识,且一旦写错,还要更改档号,就必须擦掉原来的填写的内容,擦除过程中,会造成档案污损;第二种采用类似于财务或邮局的“日期章”的“档号章”办法,有时会因为手工加墨时控制不好,加得太多,造成墨太浓,往四周扩散,盖上的档号结成一团,模糊难辨;有时还会因为盖得多了,墨变淡,字迹不清;第三种粘贴档号的办法,也会因为手工涂胶水时,控制不好造成档案的损坏。

    (三)采用条形码技术来编制高校档案“档号”,配合条形码扫瞄枪,有利于档案的借阅和归还。高校全部档案采用条形码技术管理,可以借用现在的高校图书管理办法,方便档案的借阅和归还利用。

    目前还有广东省高校档案的档号制作主要采用手工填写或用半自动化的盖章办法,效率比较低,且制作出来的档号,不美观,易对文件档案造成污损。如果采用条形码技术就体会到的,将大大提高档案管理工作的效率。

    三、采用条形码技术档案管理方法

    结合广东体育职业技术学院档案管理室的现实情况,学院购买并给各个部门安装了泰坦超越2000文件档案资料综合管理系统 2003V3.1版的网络版,学院档案管理采用条形码技术使这一种方法又方便,又能够提高档案管理工作的效率。

    学院档案实行的集中统一管理,采用条形码技术是档案管理的基本重要工作,实行档案的综合管理,条形码技术最大的益处是能够实现学校档案管理的规范和美观,保证各类档案的完整归档和避免重复归档。同时, 能使学校档案工作形成一定规模, 从而大大地提高了档案工作人员的工作和进行档案基础理论研究。因此,实现档案工作规范化的管理, 也必然会给学校各项工作和档案专业人员带来更大的益处。档案管理体制坚持了部门独立立卷的重要环节, 坚持部门立卷是非常重要和必要的,可以档案文件材料的形成部门进行日常工作积累归档和立卷, 才能使各种文件材料完整。当然, 坚持部门立卷, 并不等于说档案室只等着接收档案即可, 而应当在业务上及时给予指导和帮助, 以保证案卷的质量, 使学校的各类档案完整、准确、及时地归档, 更好地为各项工作提供服务。各部门的文书处理完毕后,就进行到整理环节工作、分类、排序、录入、移交、归档等。

    主要工作是软件系统操作。“超越2000文件档案资料综合管理系统”是珠海泰坦软件系统有限公司研发的DARMS系列档案软件的最新成果,完全符合国家档案局的《归档文件整理规则》和《档案管理软件功能要求规定》。系统在设计上采用三层结构,开发中使用面向对象的方式。由于采用了三层架构(见图1) ,用户应用层被独立完成,这样不仅减轻了客户端的负担,而且当机构改组、系统升级时都非常方便。对于构建复杂的档案应用系统以及Internet的发展,这种采用条形码技术模式无疑是最合适的。

图1  软件采用的三层构架模式图

 

    当各个部门档案员完成了档案的整理、组卷工作后则进行录入工作。首先需要打开系统接受的档案资料转化为档案数据即是各网点客户站点数据的输入,输入时要打开超越2000文件档案资料综合管理系统(网络版),各网点可以进该系统未归档文件管理系统内录入,给予档号,具体操作流程见图2。而图3则是档案信息系统拓扑图。从图例上可以看到各网点可在自己的网点进行录入,主体电脑上配置有电子原文服务器→超越2000应用服务器→交换机→防火墙→打印机→扫描仪→条形码机。 

图2  数据移交或数据转换

 

 

图3  系统结构关系拓扑图

 

    各部门将文书处理完毕后按档案分类法后,经过排序、录入,最后获得相应的档号。档号产生后,“条形码”自动生成,也就是所谓的“档案章”,再将采用“条形码”技术贴在每份文件的右上角,档案工作也就完成了,经过移交目录后,将文件归档,工作非常简单、方便,解决了部门立卷工作。图4为采用条形码技术效果“条形码”。 

 图4  条形码样式图

 

 

 

    四、新型档案管理方法应用的体会

    (一)采用条形码技术可以改变档案管理的手工操作流程,使人力资源得到解放,提高了工作效率。

    (二)“档案章”采用 “条形码”方法,是档案室管理方面的一项新技术。实现了档案管理的简单易行、高质高效

    (三)“条形码”在部门立卷方面,它起到举足轻重的功能,既做到集中统一管理的目的,又达到部门立卷的目的。

    由以上应用分析可知:各个部门实现独立立卷、实施档案统一管理是提高档案管理的有效手段。加强高校的档案管理, 亦是档案管理工作者值得深入研究和不断探索的一个重要课题。现阶段, 针对客观存在的一些问题, 应当强调在指导思想上贯彻实质性融合和深度融合的精神, 在档案实体和人、财、物资源的配置上要实现相对集中, 在档案管理工作程序和工作标准等运转机制上要实现规范统一。这样, 才能适应高等教育体制改革和教育创新的办学发展需要。

作者:广东体育职业技术学院    陈爱恋












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