《黑龙江档案》2017年第2期:基于信息技术进步的档案工作发展审视 ——信息技术对档案工作思维的影响
作者:档案馆编辑 2018-01-18 09:31:48 来源:

摘   要:现代信息技术发展迅疾。它改变了我们原有的生产生活方式。在信息时代,作为一种能够反映社会活动的、最清晰确定的、可以资为凭的原始信息资源——档案,在大数据的冲击下可以以一种新的方式加以利用。

关键词:信息社会 信息技术  档案工作  大数据 思维

    现代信息技术与日俱进,它改变了我们原有的生产方式和生活节奏。一瞬间新经济形态“互联网+”、新社会形态“后工业社会”以及新城市形态“Smart City”等词汇涌入我们的视线。信息时代的档案工作又将发生何种变革呢?

    一、信息社会与信息技术

    (一)信息社会的内涵

    上世纪70年代至今,学者们以差异化的视角对信息社会进行研究,随后产生了“后工业社会”“服务化社会”“信息社会”等词,用以描述工业社会进步到特定阶段后人类正在或将要步入的社会进程和社会形态。信息社会描述了一个以人为本、具有包容性和面向全面发展的社会。身处信息化社会中的每个人都可以创造信息、分享信息;获得知识,使用知识。在此过程中我们社会日异月新,我们的生活因信息化而丰富多彩。

    (二)信息技术的内涵

    上世纪40年代末,以电子计算机、原子能、航天空间技术等为代表的“信息技术”为这一时代烙上了印记。信息技术作为新一代生产力,它在人类认识自然、改造自然的过程中将所获取的信息进行存储整合,为人类生活工作带来了便利。一般意义上的信息技术被释义为以电子计算机和现代通信为主要手段实现信息的获取、加工、传递和利用等功能的技术总和。而数字化、网络化、智能化等成为现代信息技术的代名词。

    (三)信息技术的发展进程

    1.计算机通信技术与微电子技术的发展。自19世纪上半叶到20世纪下半叶,从电报到第一部程控交换机的使用,通信技术迈向数字化进程。伴随着卫星通信技术的成功研发,通讯技术领域也得以拓展。第一台通用数字电子计算机问世于1946年,那时候的计算机外形庞大,耗能高。但是随着1958年第一块集成电路的发明,半导体材料和工艺都有着革命性的突破。随着基于集成电路的微电子信息技术极速发展,计算机设备的存储容量、运算速度以及数据处理能力都不断提高。现在,笔记本电脑到平板电脑向着轻薄化和可携带性演进,一些复杂的科学或工程问题也可通过网格计算、云计算来解决。

    2.传输技术的发展。传输技术的发展具体体现在光纤、广播电视数字化和蜂窝通信技术三方面。1966年光纤的传输理论被证明,70年代后期光纤通信被应用于商业,实用传输速度逐年提升。目前我国的光纤光缆产能具有较好的发展前景,全球范围内的市场占有量高达50%,同时成本下降迅速,有力地推动了区域宽带化的进程。广播电视数字化可以理解为在数字信息技术下,视频、音频信号通过模式转换呈现给用户较为清晰质感的画面。随着数字化的普及,从有线广播电视到无线广播电视,高效的压缩编码的应用将会使频谱利用率大大提升。蜂窝通信技术是一种过渡性移动通信技术。它的发明开启了无线技术应用到公众移动通信领域的时代。随着通信技术的发展,原有的用户数据流分类方式发生变化,蜂窝通信技术的发明使基于GSM向第三代移动通信网络的发展不仅仅是一种愿景。如今,新一代移动通讯的投用将会带给移动互联网用户更便捷更舒适的网上冲浪体验,同时也将会拓展移动通信在行业应用的空间。

    3.网络技术——互联网与移动互联网。互联网的发明和应用被视为人类进入信息社会的一大象征。它已成为人们生活不可或缺的一部分。如果说互联网是信息社会的重要标志,那么移动互联网开启了人类迈进信息社会的新篇章。移动智能终端可以面向不同人群,满足个性化需求,使人们碎片化的时间得以利用。目前面向移动智能终端开发的应用已有上百万种,例如微信、微博等基于个性化的社交类应用和支付宝、易付宝等移动支付以及基于移动性的位置服务等。

    4.信息化应用的拓展

    (1)物联网与智慧城市。物联网的核心思想是每个物体均应有标志以便于管理,它产生于上世纪80年代,即物物相连的互联网。互联网以物联网为构建条件,物联网是互联网的一个延伸。物联网作为新一代信息技术标志,它推动着“信息化”向着新的方向发展。近年以“感知环境”“支持分析决策”为主要功能的研究为物联网价值挖掘提供新的探寻方向。“智慧城市”是伴随物联网的应用而产生的信息化的高级形态。智能服务是其应有之义。其内涵可理解为一种可持续生态可以通过创建平安的、绿色的、健康的、人文的宜居城市来实现。

    (2)大数据。物联网产生大数据,数据量可用PB级(PB等于10亿兆字节)来衡量。“大数据”的“大”不仅体现在庞大的数据量,其增长速度快、类型多样性和隐含价值高也是有别于普通数据的重要特点。这决定了要想发挥其巨大价值,在普通数据处理方式的基础上,挖掘技术、可视化技术、关联聚类和语义分析技术是十分必要被掌握的。大数据作为新时代的生产资料,其潜在价值将会为各行各业创造巨大财富。

    (3)云计算和云服务。云计算的产生基于数据库以及互联网数据中心。云在此指“网络”。云计算通过“按量付费”来共享资源。云服务简单来说是指通过网络扩展获得服务。云计算和云服务的使用意味着人们可以通过互联网网上消费实现计算能力作为商品的流通。这种按需弹性共享提供服务的理念大大节省了用户信息化投资、维护和能耗成本。

    二、信息技术对档案工作的影响

    (一)档案具有的新特征

    1.档案数据资源整体量大,增长快。“数字宇宙”是对1年内全世界产生、赋值及利用的所有数字化数据的度量。《2020年的数字宇宙:大数据、更大的数字阴影以及远东地区实现最快增长》发布的最新“数字宇宙研究报告”中写到“2005年到2020年,数字宇宙的规模在15年内将从130EB增加到40ZB;从2013年到2020年,数字宇宙的规模预计每两年将翻一番。”面对奔涌而来的原始数据,档案存储系统将会面临着TB级的数据集,同时,档案的数字化进程以及新电子档案的逐年增加,档案数据资源的数量将形成一个海量的规模。

    2.档案数据类型多样。档案数据日趋多样性,而这与数据来源日益广泛的电子商务、网络冲浪、社交网络等有关。档案数据既包括结构化数据,也包括非结构数据。如今非结构数据大量涌现,加特纳公司指出,到2012年非结构化数据在所有数据中的比例已高达85%,与结构化数据相比,非结构化很难通过关系型数据库进行管理,并且增长较快。此外,从档案数据的存在形式上既有数字化的纸质档案,又有音频、视频数据库,这其中还包含用户利用信息,服务数据等资源。这些数据的特征格式都是呈多样性的。

    3.档案数据资源价值高。“数据犹如漂浮在海洋中的冰山,乍眼一望,首要价值就漂浮于海上,孰不知那仅仅只是冰山的一角,而隐藏在其表面之下,是我们仅一眼难以望到的真实价值。”档案数据资源价值高源于档案数据的可靠权威性以及原始记录性,这使之区别于其他类型数据在我们的生活工作中发挥着不可替代的重要作用。我们要善于运用档案数据,更要善于挖掘档案数据的潜在价值,使其更好地服务于我们的生活。

    (二)大数据对档案工作的影响

    1.档案数据存储能力方面。以黑龙江省2013年统计馆藏档案数量为例,全省各级综合档案馆共保存档案7 205 461卷比1979年增加了6 190 755卷,每年平均增长约17万卷,每馆平均增长近4.2万卷,占国家馆藏总量的3.1%。面对海量的原始数据,档案存储系统将会面临着TB级的数据集,这对原始的数据库部署提出了极大的挑战。

    2.档案信息安全方面。信息技术的发展使档案工作也呈现电子化、数字化、网络化的趋势。大数据时代和云计算环境下的档案信息系统面临新风险,在档案信息资源开发和利用过程中涉及档案信息的泄密、丢失及篡改等问题。因此档案工作中应重视这些潜在的风险,并采取一些防御风险的有效措施。

    3.档案专业技术人才方面。“大数据技术对于档案工作的战略意义不在于档案部门拥有多么庞大的档案数据数量,而是在于档案部门对于大数据技术的运用,即能否实现对这些具有较高价值的历史固化信息进行技术上的处理。”麦肯锡全球研究所曾预测,未来几年内各行业对于资深数据分析人才需求量将会上升。作为以服务为宗旨的档案工作者,仅仅提供利用的档案信息已满足不了信息时代对档案利用工作的诉求,档案从业者不仅需要具备专业知识,还应提高对档案信息的“加工能力”“增值能力”。因此,档案部门也面临着人才配备和培训问题的挑战。

    三、信息技术下档案管理思维方式的转变

    (一)专业化思维

    在档案部门中,档案人员没有较新的知识储备,老龄化也较为严重。信息社会的基本特征之一是知识型经济。信息社会也是知识社会。人力资源的开发以及人才培养在信息时代发挥重要的作用。档案工作亦是如此。高学历高技能的知识型档案人员占比应逐步增大。档案人员除具备档案专业素养外,还应具备现代信息技术应用能力、信息加工处理等能力。各大高校,也应随时代发展新增专业科目,采取高效率的教学方式,加强师资力量,因材施教。通过优化档案工作人员的专业能力和技术能力,塑造出一支能够满足现代档案信息化需求的人才队伍。

    (二)网络化思维

    网络化思维具体体现在档案服务方式方面。传统的档案服务方式受时间、地域的限制,其利用手段也较为单一。信息社会下,网络化的普及使得档案工作也可在“虚拟现实空间”提高服务效率。档案服务将朝着社会化、多元化、开放性和先进性发展,通过网络技术对档案信息资源进行聚类、分类、相关性分析,构建档案信息智慧库。在技术分析下挖掘出关联性较高的信息,通过个性化推荐实现档案信息的个性化服务。

    (三)信息化思维

    信息化思维体现在推进馆藏档案信息化建设。这需要我们实施数字化、数据化并行的举措。档案是一种能够反映社会活动的、最清晰确定的、可以资为凭的原始信息资源。方便、高效的档案信息系统更有助于服务社会的发展。档案信息数字化与数据化是分别对档案形式和内容进行信息化处理的必要手段。档案信息数字化是指利用数据库、压缩和扫描等现代信息化技术,使各类型传统介质的文件和已归档保存的电子档案进行有序化处理而形成的档案数字信息库。数字化的对象既应该包含档案目录,也应该包含档案全文。数据化,即将数字化后拥有的图像通过阅读等方式将其转化为有用的信息。如今以“阅读”为代表的传统方式已经不能满足现实的需求。档案数据挖掘技术、分析技术将为档案信息数据化分析提供技术支撑。档案部门不应在默守陈规,诸如语义分析、智能分析等大数据技术应被运用在档案工作中,从海量的资源中分析档案信息潜在的价值将成为档案管理者们应掌握的重要技能。

    (四)服务化思维

    “共建共享”作为构建社会主义和谐社会的基本原则和基本特征,在信息时代,对于档案工作有着重要的意义。共建是共享的前提。档案信息资源共建不仅需要各档案机构相互协作,社会各群体也应参与进来。档案信息资源共享需要在行政部门及相关单位的统筹规划下,以档案信息资源共建为前提,将档案信息资源进行合理地网络优化配置,充分利用各种信息技术、方法和途径,这样才能最大限度地满足民众对于档案信息资源的需求。随着互联网技术的发展,现在各个角落的用户都可不受时间和地域限制访问网上开放档案馆。与此同时,档案机构也可通过建设档案数字化信息网站、内部局域网网站以及国家档案信息总网站将全国档案资源进行合理整合,构建成一个完整的档案资源共享库,一个满足最广大人民需求的档案数据资源平台,真正实现“档案信息服务于社会”这一理念。

参考文献

1.http://baike.baidu.com/view/588718.htm[2017-02-17]

2.http://baike.baidu.com/view/45594.htm[2017-02-17]

3.http://www.npc.gov.cn/npc/xinwen/2013-11/12/content_1813242.htm[2017-02-17]

4.信息社会50人论坛.边缘革命2.0:中国信息社会发展报告[M].上海:上海世纪出版股份有限公司远东出版社,2013.35-3.

5.伊爱华.档案馆藏建设分析与思考[J].海峡两岸档案暨缩微学术交流会论文集,2013

6.宋淑琴.大数据视野下档案管理思维方式的转变[J].档案学研究,2015.3


作者:黑龙江大学研究生学院档案专业硕士研究生   闫   新

 












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