《黑龙江档案》2017年第2期:高校档案微信公众平台建设与应用研究
作者:档案馆编辑 2018-01-18 10:16:42 来源:

摘   要:微信是一种新型交流工具,可以作为高校档案服务方式的创新途径。本文通过分析高校档案微信公众平台的优势和作用,提出建设高校档案微信公众平台的框架内容和发展建议。

关键词: 高校  档案  微信公众平台

微信作为一种信息交流工具,已成为高校档案创新服务手段的新兴领域。高校档案馆可以借助微信公众号平台,发布各种不同形式的档案信息,让更多的师生微信用户共享高校档案信息资源,从而不断优化高校档案的服务方式和服务手段。本文分析高校档案微信公众平台的优势和作用,提出建设高校档案微信公众平台的框架内容和发展建议。

    一、高校档案微信公众平台的优势和作用

    高校档案微信公众平台通过发布和提供形式多样、内容丰富的档案信息资源,可以使档案用户轻松便利地获取档案信息,在档案信息覆盖范围、传播内容和利用形式等方面,都呈现出许多传统方式无法比拟的优势。

    (一)覆盖范围广泛性。高校档案微信公众平台的主要服务对象是师生员工和广大校友,整个用户群体的年龄相对较轻、文化程度较高,他们掌握和应用新兴微信技术能力很强。微信作为新型的应用广泛的通讯工具,具有即时、灵活和便捷等特点,通过档案微信公众平台可以让高校档案信息覆盖范围更广泛,也更符合高校档案利用群体的特点,可以更好满足师生用户的档案信息利用需求。

    (二)内容形式多样性。高校档案微信公众平台可以实现图片、文字、视频、音频等多媒体信息的传递功能,尤其是对于大量的馆藏珍贵老照片、精品字画图片和音频视频文件的传播具有很强的时效性。高校档案微信公众平台可以利用点对点的传播手段,定期推送馆藏专题档案信息资源,充分发挥微信传播内容丰富性、及时性和娱乐性的特点,形式多样的档案信息内容也更容易吸引广大师生利用微信公众平台。

    (三)使用即时便利性。微信平台具有传播速度快、信息即时性的特点,高校档案微信公众平台可以对档案信息进行推送服务,使档案信息传播更加即时有效。高校微信公众平台用户只要扫描学校档案微信公众号二维码,就可以随时添加访问,并方便快捷地利用档案信息资源;高校档案馆可以利用微信公众平台人性化的交流功能,充分发挥微信公众平台移动互联的优势,即时获取用户对档案信息的个性化需求,让用户快速获得最新档案工作动态和所需档案资源。

    高校档案馆利用微信公众平台提供多层次、生动化和便捷化的档案信息服务,为社会公众了解和获取高校档案信息创造新途径,既是新形势下高校档案事业改革与发展的内在要求,也充分体现了新媒体时代的社会利用需求。具体作用表现在:

    (一)高校档案微信公众平台可以及时满足师生的利用需求。微信公众平台的信息传递具有便捷、及时、直观的特征,高校档案馆可以通过微信公众平台提供在线查询阅览、档案业务在线咨询办理、档案工作指导交流和校史校情宣传教育等服务,让广大师生更加方便地接收到所需要的档案信息,档案微信公众平台还可以主动推送档案信息资源,直接参与档案利用与服务的流程,吸引更多师生用户获取档案信息最新动态,不仅扩大档案信息利用者的人数,而且通过合理利用高校档案信息资源,更大程度地实现高校档案信息资源的利用价值。

    (二)高校档案微信公众平台可以更好实现档案信息互动交流。微信技术平台作为一种方便快捷的交流方式,可以通过语音对讲、在线咨询等功能,满足高校档案馆用户之间的互动交流。用户可以突破时间和空间的限制,及时地获取最新的档案信息,并且借助用户转发和评论,及时与高校档案馆形成互动交流;高校档案馆可以通过微信公众平台推送档案信息,通过微信客服在线咨询,及时满足利用者需求和对利用过程中的问题进行答疑。

    (三)高校档案微信公众平台可以提升高校档案馆的影响力。微信公众平台服务的最大特点就在于微信公众平台所提供高校档案信息的服务范围广、交互速度快。高校档案微信公众平台应立足高校档案服务与宣传的热点和重点,突出高校档案服务的专业特色、校情特色和区域特色,积极围绕学校中心工作和馆藏档案内容,逐步加大档案微信公众平台的信息更新与内容推送,吸引广大用户关注高校档案微信交流平台,让高校档案信息借助微信平台循环式地发布和分享,实现高校档案宣传与微信公众平台服务共同发展,最终有效提升高校档案馆的社会知名度和公共影响力。

    二、高校档案微信公众平台的框架和内容

    为了进一步提升档案信息服务能力,更好地发挥微信公众平台对高校档案信息服务的支撑作用,各个高校陆续开始建设高校档案微信公众平台。本文以福州大学档案馆微信公众平台建设为例,主要分析和介绍高校档案微信公众平台建设的基本框架和主要内容。

    福州大学档案馆于2015年开通档案馆微信公众服务平台,作为继学校档案网站和校史网站之后新型的档案信息发布平台,主要推送相关档案知识、档案领域工作动态、档案业务在线办理、学校重大活动信息、学校重要历史事件和校史档案相关消息等。档案馆微信公众平台主要下设“功能介绍”“兰台资讯”“服务大厅”“校史档案”以及“导航咨询”等模块。档案馆微信公众平台基本框架如下:

  


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    学校档案馆启动微信公众平台建设,首先设计了档案馆微信公众号和公众号图标,微信公众号为:fzdxdag(福州大学档案馆),用户直接通过二维码、查找账号的方式对档案馆微信公众平台账号进行添加。档案馆微信公众平台的主要内容包括五个部分:

    (一)功能介绍。介绍档案馆微信公众号的基本情况。主要包括档案馆微信公众号码、微信公众号图标、档案馆组织沿革、档案馆机构设置、档案馆藏基本概况和档案馆服务事项等。

    (二)兰台资讯。宣传档案工作动态、档案法律法规和业务指导政策。通过利用微信强大的信息传播功能宣传档案文化,普及档案法律法规知识,推送档案领域工作动态并提供档案业务指导,实现对档案业内动态、政策法规和业务指导的及时宣传和共享。档案微信公众平台不仅可以图文并茂地主动推送档案工作的法规政策和动态成果,也可以更好地完成档案业务在线指导。

    (三)服务大厅。是办理档案相关业务的重要窗口。档案微信公众平台主要针对校内外师生员工、企事业单位和广大校友的查档需求,设置和提供在线办理档案业务的服务范围、办理流程和手续材料,通过发布微信平台电子公告,公布具体查档程序和办事规则,创设微信咨询意见箱,提供档案信息咨询服务,对查档流程及查档过程中出现的疑问进行指导与解答。档案馆工作人员也可以通过微信公众号了解到社会对档案信息的各种需求,以便主动、快捷、高效地为社会各界提供优质服务。

    (四)校史档案。推送学校重要人物事迹、重要历史事件、馆藏历史档案和珍贵馆藏照片的宣传渠道。主要以学校丰富的档案历史馆藏、实物档案和历史老照片为依托,充分发挥档案馆的文化教育功能,开设网上“馆藏珍品”展览馆,集中展出馆藏珍品、珍贵老照片及历届毕业照等,介绍学校发展中的重大事件、重要人物和重要成果,不仅能充分发挥学校珍贵档案的作用,也可以更好地宣传学校发展历程和辉煌历史。

    (五)导航咨询。为方便用户来馆办理业务提供必要的导航服务。档案微信公众平台主要提供微导航、微地图和微客服。微导航是根据百度地图、高德地图的导航功能,建立学校档案馆位置的导航定位坐标,为校友自行开车来校办理业务提供方位导航。微地图是根据学校校园位置,绘制校园的位置地图,有效解决来馆人员对大学城新校区地形不熟悉的问题。微客服是通过在线互动功能,及时回答用户对档案查询和业务办理中出现的疑问和问题。

    三、高校档案微信公众平台建设的发展建议

    微信平台作为一种新兴的社交媒体工具,以其用户数量众多、互动功能强大、覆盖面广泛和沟通便捷性等优势,成为继微博之后又一深受欢迎的社交应用软件。高校档案馆要充分认识微信在高校档案创新服务中的重要价值,积极开通微信公众平台提供档案信息服务。

    (一)提高认识,整体规划。高校档案馆要从思想认识上重视研究、宣传和利用档案微信服务平台,深化微信公众平台内容、功能和资源等方面的开发与研究。开发高校档案微信公众平台,要充分了解高校档案微信用户的需求,制定详细的规划方案和工作计划,从时间需求、工作步骤、平台设计和内容推送等方面进行统一规划,做到安排有计划、工作有方案和应用有反馈。在高校档案微信公众平台开通之后,要积极发挥整体协同效应,可以将微信公众平台、档案馆藏资源、档案网站和校史网站相互融合和链接,实现档案信息与微信公众平台的互联互通,让广大师生用户更加方便快捷地获取所需的档案信息资源。

    (二)合理定位,注重实效。高校档案微信公众平台是基于网络社交的服务平台,用户群相对集中和固定,高校档案微信公众平台与其他商业平台不同,在功能定位上应该立足校情校史、扎根档案,不宜做盲目推广使信息泛滥,而要立足学校档案工作,扎扎实实地做好微信公众平台的开发与应用,以满足师生需求和提升服务质量作为高校档案微信公众平台的出发点和落脚点。高校档案微信公众平台要充分挖掘高校馆藏档案资源,有效整合微信平台图文并茂的技术优势,高校档案微信平台开发要做到合理定位、讲求实效,建立与用户亲密接触的档案信息服务平台,为广大用户提供高层次的档案信息产品,并通过微信公众平台创建个性化的档案服务渠道。

    (三)创新应用,完善功能。高校档案馆要经常跟踪和学习微信平台的最新功能,结合馆藏档案实际加以更新和应用,不断学习和借鉴其他优秀微信平台的技术功能和使用效果,改进和完善高校档案馆微信公众平台的系统功能。例如:档案微信公众平台可以与高校档案网站、校史网站相结合,更好地提供内容丰富、图文并茂的档案信息资源;可以与中国高等教育学会档案工作分会相结合,更好地展示高校档案宣传政策和档案学术交流成果;可以与用户电子邮件功能相结合,更好地收集档案的用户需求和反馈信息等。

参考文献

1.贺晶晶.刘跃跃.档案微信公众平台发展策略研究[J].档案时空,2014.10

2.宋鑫娜.档案公众微信平台应用模式探析[J].中国档案,2014.11

3.张倩男.微信在档案信息服务中的应用研究[J].南宁市:广西民族大学硕士论文,2014

4.刘春年.陈    通.基于微信架构的档案信息服务创新研究[J].档案与建设,2016.1


作者:福州大学档案馆  陈伟斌












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