《黑龙江档案》2017年第4期:档案馆的危机管理及优化路径
作者:档案馆编辑 2018-01-19 09:20:18 来源:

摘   要:近年来,以数字技术、信息技术、网络技术为代表的技术革命正在改变和重塑档案管理系统,档案馆建立起自己的网络体系结构和信息公开、信息共享的网络门户平台。但由于档案馆内外部环境等诸要素的影响,档案馆内危机不断出现,档案馆管理水平停滞不前,危机管理也迫在眉睫。本文通过对档案馆危机与档案馆危机管理的认识,分析实施档案馆危机管理的原因,提出了档案馆危机管理的策略。

关键词:档案馆危机  危机管理  危机管理策略

    由于信息网络技术在档案馆应用中的不断引入,档案馆内采用了许多新型的档案管理系统和为公众服务的档案信息公开、信息共享的网络平台。信息网络技术给档案馆的发展带来诸多机遇的同时,也给从体制、管理水平和人才队伍等方面提出了挑战。因此,新媒体环境下加强档案馆危机管理成为当下的重要课题。

    一、档案馆危机与档案馆危机管理概述

    档案馆危机,是指对档案馆管理工作造成一定的影响以及对档案馆管理系统造成一定破坏,需要档案馆人员立即做出回应的状态。档案馆危机一般情况下分为人为因素引起的危机和自然因素引起的危机,如档案管理系统被黑客侵入安全系统破坏造成信息的流失情况属于人为因素引起的危机,而地震、洪涝等对档案实体造成损坏的情况则属于自然因素引起的危机。现如今,危机层出不穷,出现时间不确定,档案馆藏资源多,管理系统复杂,而且档案馆危机的范围不断扩大,如若发生就会造成不可估量的损失,档案工作者必须立即对危机进行了解,以最快的速度对危机做出反应,将档案馆的损失降到最小。因此我们要制定应对档案馆危机的管理方案,主要包括对档案馆危机的检测,危机发生前制定应对危机方案,危机发生时的应对措施,危机爆发后的解救工作和重建以及日常的危机演练等。档案馆危机管理就是对档案馆管理中出现的危机从其发生到消亡的整个过程进行全面控制的管理和实践,其目的是最大限度地降低和减少档案馆因危机而受到的损失。

    二、加强档案馆危机管理的必然性

    (一)社会环境威胁下的必然之举。档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的,保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的有价值的原始记录,其本质特征是原始记录性。我国档案馆数量多、分布范围广,且馆藏资源丰富,但是保护工作不到位导致很多价值性很高的档案处于濒危状态。社会环境的不断变化导致了档案馆受到了内部和外部的影响,对档案馆的管理造成了冲击,使档案馆管理面临着严峻的挑战,影响了档案馆事业的发展与前进。由于我国是一个灾害频发的国家,档案馆面临着很多自然灾害和突发危机事件。2008年四川汶川地震中,有30多个重建项目和8个恢复项目在内的41个档案馆受到损害,导致大量档案馆的档案受到了损害和丢失,使得档案的完整性和真实性受到了破坏。所以,在档案馆中实行危机管理是势在必行的,通过实施危机管理,让广大档案工作者时刻树立危机意识,在档案馆危机发生之前就对档案馆危机进行有效的预防,对馆藏进行必要的维护,从而保障档案馆馆藏不会因为社会环境的变化对其真实性和完整性造成破坏。

    (二)适应网络信息技术新的要求。由于信息网络技术在档案馆的应用,档案馆需要建立起自己的网络体系结构和信息公开、共享的网络门户平台,在提升了公众对档案馆的认知程度,提高了档案馆的工作效率,变革了信息服务的方式,为公众提供了信息利用便利的同时也给档案信息带来了新的威胁。信息网络技术的发展,档案馆电子文件信息日趋增多,这些电子文件的保管需要新的保管标准和管理系统,档案馆的管理面临巨大挑战。这些电子文件档案信息易于修改。修改后的电子文件信息的真实性难以判断,如若没有相应的读取和保管设施,电子文件就不能发挥其应有的价值。此外,还受到了网上不法分子的侵入,对档案馆信息进行偷取和肆意的破坏的威胁,如黑客入侵档案馆网站造成档案馆信息数据的丢失与破坏。这些危机对档案馆现行的档案管理方法和措施都提出了新的要求,档案馆必须制定一套有利于长久保存电子信息的管理体系,而档案馆危机管理既能有效地对电子档案信息进行日常的监管,又能对管理信息系统进行监测和维护工作,还能对网络信息技术带来的档案馆危机进行有效地预防,对保护档案馆馆藏资源起到重要的保护作用。

    三、档案馆危机管理的优化路径

    (一)重塑认知:创新档案馆管理理念。档案馆危机对档案馆的生存和发展带来了威胁,主要表现在档案馆资源管理、资源建设、档案实体及档案内容信息的安全和信息系统的安全、档案服务等方面。档案馆危机管理就是针对档案馆在管理和发展过程中有可能发生或者正在发生的危机,进行预先的防范,发生时做出及时的反应,发生后做好妥善的处理的一种管理的控制手段。根据2014年5月我国印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中的“建立健全确保档案馆安全保密的档案体系”可见档案馆危机管理已经引起了普遍的关注。

    档案馆危机管理是一个全程、全面的管理,而不是阶段性、局部的管理。档案馆危机管理从档案馆危机出现到消亡进行全程的控制,档案馆危机从出现、发生、消亡具有阶段性的特点,档案馆危机管理必须对危机的每一阶段进行管理,来突出工作的重点。但是档案馆危机管理是对档案馆危机进行事前的预防、事中的反应、事后的妥善处理,是一项完整的系统工程,不是阶段性的工程,绝不是事前的预防和事后的救治。档案馆危机发生是全方面的原因,从档案的收集开始到档案的保存管理,每一个环节都有可能出现危机,若处理不当就有可能引发新的危机。因此档案馆应该全面地制定危机方案,对危机从产生到发生到消亡进行全面的管理。它是一项系统的、有计划的、有组织、决策非程序化的管理过程,有效的危机管理应该包括成立危机应对领导小组、建立健全危机应对机制、完善档案馆管理制度、培养建设专业的人才队伍、以及灾后重建系统的预备等各个方面。只有做到统筹兼顾,才能有效进行危机处理,减少损失。由此可见档案馆危机管理是一个全面而非局部的管理。

    (二)体制机制保障:建立危机应急的常态化机制。档案馆成立危机应对领导小组,并对危机应对领导小组进行任务的分配,避免危机突发时各部门之间因任务的冲突导致不必要的混乱。危机应对领导小组主要针对档案馆危机的出现到发生后进行任务的部署。从近年来的档案馆危机事件中可以看出要加强档案馆危机管理就必须有专门的危机应对小组,危机应对人员对信息进行收集,从而在危机发生时及时地做出应对方案,增强档案馆抵御危机的能力,减少不必要的麻烦。成立危机应对小组可以对档案馆危机从其出现就开始搜集其信息,全面地掌握档案馆危机的信息,及时对其做出应对方案,避免危机爆发时造成重大损失。

    档案馆危机是一个突发性的事件,面对危机,档案馆应建立危机的应急机制。它主要是针对档案馆危机的突发现象,对其进行快速地分析做出的,目的是为了将档案馆危机的破坏性降低到最小。当档案馆危机突发时,应紧急做出对档案馆危机的应对方案,以及危机过后的抢救方案,分配人员,划分权责,避免危机来临时的混乱,减少损失。

    (三)网络危机管理:加强档案馆信息网络安全建设。以数字技术、信息技术、网络技术为代表的技术革命正在重塑和改变档案馆发展。档案馆在利用网络信息技术进行档案数字化的同时,面临着病毒、木马、软硬件设施的制约以及网上不法分子黑客的侵入等威胁。加强对档案馆信息网络安全的建设,保证电子信息的安全显得尤为重要。为此,首先应该建立合格、规范、科学的档案馆信息网络平台,对档案馆的发展动态及时向公众发布,让公众也参与到档案馆的管理中来,加强档案馆管理的实力;其次,加快档案数字化的进程,对档案馆档案进行有序地扫描和录入档案馆数据库管理系统,紧追时代的发展;第三,加大财政的投入,购置新的符合现代化标准的档案馆馆藏资源管理系统,对档案馆的电子信息进行有效地管理,保障安全,购置强有力的杀毒和安全防御系统,增强档案馆管理系统抵御网络风险的能力;第四,建立信息备份制度,1999年,美国国家档案馆因工作人员操作失误丢失4.3万份电子邮件,因其没有建立电子信息备份,而导致档案馆资源损失惨重,受到了美国媒体的批评。由此可见,备份是相当重要的。档案馆应加大投入,增加对档案信息存储介质等设备的投入,保障档案馆信息数据库的多套备份,并对其进行日常的管理,有效降低档案馆数据保存过程中的损失,规避危机的发生。

    (四)人才培养:打造新型人才队伍,提高危机管理能力。档案馆危机管理除了对日常的档案实体、档案馆管理系统和档案馆软硬件设施进行有效地控制和管理外,更要对影响危机产生的一个重要因素进行日常的管理和控制,即档案馆工作人员的素质。档案馆工作人员的素质是衡量档案馆管理水平和管理能力的重要指标,加强对档案馆工作人员应对档案馆危机的培训和演练,是有效提高档案馆综合素质的一大途径,是提升档案馆危机管理能力的一种举措。

    档案危机发生时,档案馆根据危机发生的情况,危机应对领导小组针对情况做出反应,根据应对机制做出相应的应对措施,但由于危机的突发性,往往不能使其像预期的那样发挥出作用,重要的原因就在于档案馆工作人员,危机意识不明确,在档案馆危机发生后接收到应对方案时,慌张无序,责任不清,所以必须对档案馆的所有工作人员,进行不同程度的培训,增强危机意识,明确责任,积累档案危机应急的经验。

    此外,必须将档案危机管理的培训与实践结合起来,档案馆工作人员必须重视日常的危机应对培训,将档案馆工作人员危机应对能力作为档案馆绩效考核的重要指标,调动档案馆工作人员的积极性与主动性。做好日常的教育工作,充分利用档案馆发生过的一些危机突发事件进行教育,提高档案馆工作人员的专业能力,强化危机意识。档案馆在日常的危机管理中应积极主动地进行专业人员的培训与考核,对档案馆人才进行合理的开发,做到人尽其才,实现档案馆工作人员的最大价值。

    [注:本文系湖南省教育厅科研项目“两岸数字出版产业发展与合作探析”(16C1554)阶段性成果]

参考文献

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2. 黄文君.档案馆的危机管理[J].兰台世界,2015.2

3. 郭崇兰.浅析高校档案馆服务危机管理[J].兰台世界,2013.4

4. 李德婷.我国档案馆危机管理研究的现状及对策分析[J]档案时空,2014.2

5. 向利文.档案馆的生存危机及其预防策略[J]档案学通讯,2006.1


作者:湘潭大学公共管理学院  朱佳煊












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